Documentos de especificaciones funcionales: instrucciones y consejos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Para los desarrolladores de aplicaciones web, los diseñadores de experiencia de usuario (UX) y los ingenieros de software, definir las especificaciones de un proyecto es una etapa importante en el desarrollo del producto. La creación de un documento de especificación funcional puede ayudar a los desarrolladores a planificar e implementar cada etapa del ciclo de desarrollo del producto. Sin embargo, antes de hacer un documento de especificación funcional, es importante comprender qué son y qué información contiene. En este artículo, definimos qué son los documentos de especificación funcional, por qué son beneficiosos, qué incluyen y cómo crear uno con consejos para escribir el suyo propio.

¿Qué es la especificación funcional?

La especificación funcional es un documento formal que los desarrolladores de software utilizan para planificar sus proyectos. Estos documentos describen qué funciones debe realizar el sistema en desarrollo para cumplir con los objetivos del cliente. El documento generalmente describe las capacidades previstas del producto, su apariencia y características y cómo los usuarios interactúan con él. Estos documentos actúan como una guía o punto de referencia para los desarrolladores de proyectos en cada etapa del desarrollo. La mayoría de las veces, el gerente de producto escribe el documento de especificación funcional y el cliente y los desarrolladores lo usan para cumplir con los objetivos del proyecto.

Por ejemplo, si un cliente contrató a un equipo de desarrollo para crear una aplicación de teléfono que promueva buenos hábitos de sueño, el equipo podría crear un documento de especificación funcional antes de comenzar a trabajar en el producto. Pueden colaborar con el cliente para identificar la audiencia y los objetivos previstos del producto. El documento también puede definir cómo se verá cada ventana de la aplicación, qué opciones tiene el usuario al interactuar con la aplicación y qué pasos planean tomar los desarrolladores para programar cada componente de la aplicación.

Beneficios de la especificación funcional

Los documentos de especificación funcional tienen muchos beneficios, tales como:

Reducción de riesgos

La creación de un documento de planificación completo puede reducir los riesgos al garantizar que el plan de desarrollo del producto sea efectivo desde el principio. Al crear un esquema detallado de cada aspecto de un proyecto, el equipo de desarrollo puede anticipar desafíos y diseñar estrategias para superarlos o evitarlos. También pueden garantizar que el resultado final del producto se alinee con el propósito previsto al detallar cómo funciona cada componente para cumplir con los objetivos del cliente.

Mejorar la comunicación

Estos documentos pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo al proporcionar acceso al plan de desarrollo del producto para todas las partes interesadas. Puede aumentar la transparencia para que todos los miembros del equipo del producto conozcan las expectativas y los objetivos en cada etapa del ciclo de desarrollo del producto. También puede ayudar a los miembros del equipo a comprender sus roles específicos dentro del plan de desarrollo. Además, estos documentos de planificación suelen utilizar un lenguaje sencillo para que las partes interesadas no técnicas tengan el mismo acceso a la comprensión de los procesos técnicos.

Aumento de la eficiencia

Un documento de especificación funcional puede aumentar la eficiencia al definir los roles de cada miembro del equipo. Cuando los miembros del equipo entienden sus roles y qué pasos tomar para lograr los resultados esperados, pueden sentirse seguros para trabajar para alcanzar las metas del proyecto. Los documentos de planificación también pueden mejorar la eficiencia al proporcionar un cronograma para la finalización del proyecto. Un cronograma con plazos establecidos para cada elemento del proyecto puede ayudar al equipo a avanzar hacia la finalización del producto final.

Qué incluir en un documento de especificación funcional

El contenido de un documento de especificación funcional puede variar según la industria o el proyecto, pero aquí hay algunos elementos que puede contener un documento de planificación:

  • Partes interesadas: Esto incluye los nombres y cargos de cada miembro del equipo del proyecto.

  • Aprobaciones: Estas son todas las características que el cliente y el director del proyecto han aprobado para el producto.

  • Proyecto y alcance: El proyecto y el alcance definen los objetivos del proyecto y los requisitos para alcanzar las metas.

  • Riesgos y suposiciones: los riesgos incluyen cualquier amenaza potencial para el proyecto, incluidos los presupuestos, los plazos y los requisitos técnicos.

  • Casos de uso: un caso de uso identifica un escenario en el que un usuario aplica el producto para ayudarlo a resolver un problema. Por ejemplo, una aplicación de hábitos de sueño puede ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento de su rutina a la hora de acostarse y cambiar sus hábitos para mejorar su sueño. Un caso de usuario puede imaginar un escenario específico y los pasos que el usuario puede tomar para aplicar el producto para cumplir una función particular.

  • Requisitos: Son las características esenciales de los productos.

  • Soluciones: La sección de soluciones incluye las estrategias creadas para resolver los problemas previstos con el producto o su desarrollo.

  • Configuraciones del sistema: este es un resumen de los pasos necesarios para configurar un producto, como registrar una cuenta de usuario.

  • Características o apariencia: Son las características no funcionales de un producto. Puede incluir la apariencia de la interfaz de usuario, el tiempo que tarda el producto en aprender y el tiempo que tarda en completar las tareas dentro del producto. También puede enumerar cualquier característica no esencial que pueda mejorar el producto pero que no sea necesaria para su función principal.

  • Informe de errores: esta sección explica cómo el producto maneja los errores de entrada del usuario, como mostrar un mensaje de error.

  • Sistema de tickets: un sistema de tickets se refiere a cómo los desarrolladores o usuarios envían avisos cuando encuentran un error o problema con el producto. Por ejemplo, si un usuario encuentra un problema en el que la aplicación se congela cuando ingresa un determinado comando, puede enviar un ticket de error para que el equipo de desarrollo resuelva el problema.

Cómo crear un documento de especificación funcional

Estos son algunos pasos para crear un documento de planificación:

1. Identificar los requisitos

El primer paso para crear un documento de planificación es realizar una investigación exhaustiva de la base de usuarios objetivo. Es importante comprender las necesidades de los usuarios previstos del producto para que el producto pueda cumplir su función esperada. En esta etapa, el cliente puede realizar una investigación exhaustiva de los usuarios para comprender quiénes son sus usuarios objetivo y qué requieren del producto. Esta investigación puede incluir información sobre la demografía, la psicografía, las motivaciones, los intereses y los comportamientos de los usuarios objetivo.

2. Realizar pruebas de prototipos

Después de identificar las necesidades de los usuarios y desarrollar un prototipo, realizar algunas pruebas preliminares puede ayudarlo a comprender cómo los usuarios pueden interactuar con el producto. Las pruebas en esta etapa pueden ayudarlo a confirmar o rechazar sus suposiciones iniciales sobre el producto, como la forma en que los usuarios navegan entre las interfaces y cómo aplican las características del producto.

Esta etapa es importante para determinar qué elementos esenciales del producto incluir en su documento de planificación. La prueba de prototipos le permite recopilar datos sobre cómo es más probable que los usuarios usen un producto, lo que puede informar el proceso de desarrollo y ayudarlo a adaptar el producto para servir mejor a sus usuarios.

3. Desarrollar un esquema

Una vez que haya recopilado toda la información de antecedentes sobre sus usuarios y productos, redacte un esquema para el documento de planificación. Puede optar por utilizar una plantilla con secciones predefinidas o crear una propia según las necesidades de su proyecto. Piense en qué información necesitan usted y su equipo para cumplir con los objetivos del proyecto. Crear encabezados de sección distintos para cada parte del documento puede ayudarlo a organizar su documento y asegurarse de incluir todo el contenido necesario y relevante.

4. Crear casos de uso y escenarios

Los casos de uso son una parte importante de un documento de especificación funcional porque describen cómo es más probable que los usuarios reales usen el producto. Pueden ayudarlo a usted y a su equipo a comprender el contexto en el que el usuario puede aplicar cada una de las funciones de su producto. Comprender la función de cada función puede ayudarlo a determinar el mejor diseño para ayudar a sus usuarios a navegar por el producto para alcanzar sus objetivos. Un caso de uso puede ser tan simple como describir un escenario en el que un usuario encuentra un problema y utiliza el producto para resolverlo.

Por ejemplo, un escenario de caso para una aplicación de hábitos de sueño puede ser: “Un usuario tiene problemas para conciliar el sueño por la noche. Usa la aplicación para crear una rutina nocturna y establecer recordatorios para ayudarlo a completar cada paso. La aplicación lo ayuda a comenzar su rutina en un horario constante que les permita desarrollar buenos hábitos a la hora de acostarse y conciliar el sueño más rápido”.

5. Incluir flujos de usuarios

Un flujo de usuario especifica la secuencia en la que el usuario interactúa con el producto para lograr un objetivo. Esta sección generalmente incluye un diagrama que muestra cómo los usuarios pueden navegar por las diferentes ventanas de su aplicación para completar una tarea. La asignación de flujos de usuarios puede ayudarlo a predecir los diferentes métodos que los usuarios pueden usar para realizar la misma tarea. Por ejemplo, puede crear un sistema que permita a dos usuarios diferentes navegar a la misma página siguiendo una serie diferente de enlaces dentro de la aplicación. Identificar diferentes flujos de usuarios puede ayudarlo a diseñar la aplicación para que sea fácil de usar.

6. Define tu línea de tiempo

Finalmente, puede incluir un cronograma para el desarrollo del producto. El cronograma puede incluir fechas límite para cada etapa del proceso de desarrollo, además de fechas límite para la prueba del producto, fechas de lanzamiento público y un cronograma previsto para el lanzamiento de nuevas versiones, actualizaciones y características del producto. La incorporación de una línea de tiempo puede ayudarlo a usted y a su equipo a identificar cuánto tiempo puede tomar cada paso en el proceso de desarrollo, desarrollar estrategias para la gestión del tiempo y la eficiencia y realizar un seguimiento del progreso hacia los objetivos.

Consejos para crear un documento de especificación funcional

Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al escribir su documento:

Incluye a tu equipo en el proceso

Cuando sea posible, intente crear su documento de planificación con otros miembros de su equipo. Por ejemplo, puede involucrar al cliente ya un representante de cada departamento en el desarrollo del documento de planificación. Colaborar con otros puede ayudarlo a obtener una perspectiva más amplia sobre lo que puede implicar cada etapa de desarrollo. Los miembros de su equipo también pueden brindar información sobre posibles obstáculos relacionados con el rol específico de su departamento, lo que puede ayudarlo a crear estrategias para minimizar esos problemas antes de que ocurran.

Aproveche al máximo las herramientas de seguimiento disponibles

Dado que los equipos colaboran y realizan actualizaciones periódicas de los documentos de planificación, el uso de herramientas de seguimiento puede ayudar a comunicar los cambios en el documento entre los miembros del equipo. Por ejemplo, su equipo podría implementar un software que destaque los cambios realizados en el documento y registre la fecha y hora en que ocurrió el cambio. Esto puede ayudar a los miembros del equipo a reconocer nuevas actualizaciones e incorporar cambios.

Usa un lenguaje e ilustraciones simples.

Un lenguaje sencillo puede ayudar a las personas de diferentes departamentos del proyecto a comprender los objetivos y las especificaciones de cada componente del proyecto. Las ilustraciones también pueden ayudar a simplificar conceptos y mostrar visualmente cómo funcionan las partes de una aplicación. Dado que muchos miembros de un equipo de desarrollo se basan en documentos de planificación, es importante utilizar un lenguaje que todos los miembros del equipo puedan entender y representar conceptos complicados en formatos fáciles de entender.

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