Directrices y consejos para la gestión de gestores de proyectos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Las grandes organizaciones generalmente tienen varios gerentes de proyecto que supervisan muchos proyectos diferentes de la empresa. Estos gerentes de proyecto pueden informar a una sola persona, como un director de programa o un gerente de proyecto senior. Esta persona administra a los gerentes de proyecto y supervisa el desarrollo simultáneo de múltiples proyectos en toda la organización. En este artículo, discutimos la importancia de administrar gerentes de proyectos, compartimos varias sugerencias para administrarlos de manera efectiva y brindamos varios consejos para administrar gerentes de proyectos y aumentar la motivación.

Importancia de gestionar directores de proyectos

Administrar gerentes de proyecto significa supervisar múltiples proyectos y coordinar el desarrollo de proyectos y programas en toda la organización. Los gerentes de proyecto lideran un equipo de empleados con diferentes roles y responsabilidades para completar un proyecto específico para la empresa. Un gerente de proyecto generalmente administra los siguientes aspectos de un proyecto:

  • Alcance

  • Información

  • Recursos

  • Riesgos

  • Tareas

  • Calendario

  • Costos

  • Calidad

Los gerentes de proyecto generalmente reportan a un empleado senior, que puede ser un director de programa o un gerente de proyecto senior. Este supervisor a menudo supervisa varios gerentes de proyecto y muchos proyectos organizacionales diferentes. La gestión de los directores de proyectos requiere la alineación de todos los departamentos con la visión y los objetivos principales de la empresa.

Cómo gestionar los jefes de proyecto

Para administrar gerentes de proyectos, mantener metodologías de gestión de proyectos y administrar la asignación de recursos en toda la organización. Aquí hay algunos elementos clave para incorporar al administrar gerentes de proyecto:

1. Definir claramente los roles y responsabilidades

Es necesario definir claramente los roles organizacionales dentro de los equipos de proyecto. Al administrar gerentes de proyecto, es clave definir los roles del gerente de proyecto además de los miembros del equipo. Los gerentes de proyecto sin roles claramente definidos pueden causar tensión entre los equipos de proyecto de la empresa. Los roles definidos ayudan a garantizar la alineación y la colaboración entre los equipos.

2. Aclarar una visión y metas unificadas entre todos los gerentes de proyecto

Alinear los objetivos de cada proyecto con la visión y los objetivos de la organización. Sin la visión empresarial subyacente, pueden surgir inconsistencias y conflictos internos. Cuando se determina una visión superpuesta clara, lo ayuda a establecer objetivos y alinear recursos entre múltiples gerentes de proyecto.

3. Empoderar a los gerentes de proyecto para tomar decisiones

Empoderar a los gerentes de proyecto para que tomen las decisiones necesarias sobre los proyectos. Informarles de su autoridad y responsabilidad. Cuando proporciona a los gerentes de proyecto pautas claras con respecto a su autoridad, entienden completamente qué decisiones pueden tomar y cuándo buscar aprobación adicional. Esto les da permiso para tomar decisiones comerciales a su máxima capacidad.

4. Concéntrese en el rendimiento con métricas de éxito claramente definidas

Incluso los mejores gerentes de proyectos pueden tener un proyecto que no cumple con las expectativas ocasionalmente. Ya sea que falle en costo, cronograma u otra área, concéntrese en el desempeño del gerente del proyecto y qué tan bien cumplió con su responsabilidad en lugar del resultado final del proyecto. Asegúrese de que el gerente del proyecto conozca sus pautas de medición con métricas de rendimiento y KPI claramente definidos.

5. Crea procesos estándar

Cree metodologías y procesos de gestión de proyectos estándar en todos los equipos. Asegúrese de que esta información sea fácilmente accesible dentro de la organización. Promover la coherencia dentro de la empresa para los procesos de gestión de proyectos puede minimizar los conflictos y la confusión entre los equipos. La consistencia y el cumplimiento de los estándares también benefician a toda la organización.

6. Fomentar la comunicación entre los gestores de proyectos

Al administrar gerentes de proyecto, los proyectos a menudo se cruzan. Pueden requerir compartir recursos o un conflicto de uso de una herramienta o recurso específico. Mantener la comunicación abierta entre múltiples gerentes de proyectos lo ayuda a asignar recursos de manera más efectiva y resolver posibles conflictos lo antes posible. La comunicación abierta también puede permitir que múltiples gerentes de proyecto compartan conocimientos y experiencias de aprendizaje.

7. Utilice la tecnología de gestión de proyectos óptima

Muchas herramientas diferentes de tecnología de gestión de proyectos están disponibles. Tómese el tiempo para investigarlos y descubrir las mejores herramientas para su organización. Asegúrese de que la tecnología que elija permita un mejor flujo de trabajo y comunicación para los equipos de proyecto y promueva un trabajo en equipo eficiente. La tecnología basada en la nube puede ser la más eficiente para muchas organizaciones, ya que permite la integración de datos centralizados y el acceso a través de múltiples plataformas.

8. Considere una oficina de gestión de proyectos (PMO) para la organización

Las grandes organizaciones con muchos proyectos multifuncionales suelen tener una oficina de gestión de proyectos (PMO) para simplificar la complejidad de la gestión de los gestores de proyectos. Una PMO es un grupo dentro de la empresa que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos. Al crear y mantener las mejores prácticas, una PMO puede ayudar a mejorar la eficacia y la eficiencia de los equipos de proyecto en toda la organización. La creación de procesos estándar, la definición clara de los roles del equipo del proyecto, el mantenimiento de las mejores prácticas y la documentación del proyecto estarían bajo el paraguas de la PMO. Si surgen desafíos con la gestión de múltiples proyectos, considere una PMO.

9. Desarrolla tus habilidades personales de liderazgo

Concéntrese en desarrollar constantemente sus propias habilidades de liderazgo y gestión de proyectos. Dado que es probable que maneje una variedad de tipos de personalidad e individuos, puede ser valioso trabajar en habilidades de liderazgo como la comunicación interpersonal, la empatía y las habilidades para escuchar. Además, continúe mejorando las habilidades de gestión de proyectos, como la planificación y ejecución de proyectos y la asignación de recursos.

Consejos para gestionar directores de proyectos

Aquí hay algunos consejos adicionales para administrar gerentes de proyectos que pueden ayudar a levantar la moral en el lugar de trabajo:

Promover comentarios

Promueva la retroalimentación de los gerentes y equipos de proyectos, y valore todas las sugerencias que puedan ofrecer. Discuta las mejores prácticas y proyectos con los equipos para generar confianza y promover la innovación. La retroalimentación puede ayudar a la empresa a optimizar los procesos y mejorar el rendimiento. Incluso si las ideas no se implementan, discútalas con los empleados y anime a los miembros del equipo a continuar brindando comentarios.

Gestionar conflictos internos

Pueden surgir conflictos a la hora de gestionar gestores de proyectos. Los conflictos del proyecto pueden estar relacionados con la asignación de recursos o las prioridades, o es posible que la tecnología deba simplificarse o asignarse entre los equipos. Sea consciente de los posibles conflictos entre los equipos y trate de resolverlos en una etapa temprana.

Fomentar una cultura de colaboración

Promover la colaboración y el intercambio de conocimientos en toda la empresa. Inculcar procesos y métodos para compartir información en todo el equipo y la organización puede ser una práctica valiosa para la empresa. Una base de datos central para la gestión de proyectos, nuevos desarrollos y el intercambio de experiencias para que todos puedan acceder es útil. Si un gerente de proyecto enfrenta un problema inesperado, puede consultar este repositorio y ver si otro gerente de proyecto enfrentó y resolvió el problema. Compartir la experiencia y el conocimiento de esta manera fortalece a la organización al crear comunidad y buena voluntad interna.

Promover actividades y celebraciones regulares de trabajo en equipo.

Promover actividades de trabajo en equipo. Celebrar los hitos y logros del proyecto puede mejorar la moral y aumentar el rendimiento. Asegúrese de participar activamente en las reuniones y trabaje para profundizar los lazos con los miembros del equipo y hacerlos sentir valorados. Al administrar varios equipos, las celebraciones más grandes con varios equipos pueden mejorar las relaciones entre los equipos e influir positivamente en las relaciones de los empleados.

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