Devolución de Ventas: Definición y Cómo Registrar

Las empresas que producen y venden artículos pueden experimentar devoluciones de los clientes. Estas devoluciones pueden cambiar las cantidades de inventario y afectar las ganancias, por lo que es importante realizar un seguimiento de ellas en los libros de la empresa. Como contador, tenedor de libros o propietario de un negocio, comprender las devoluciones de ventas podría ayudarlo a tomar decisiones comerciales importantes y realizar un seguimiento de las ganancias. En este artículo, explicamos qué es una devolución de ventas, por qué es importante registrarla y los pasos que puede seguir para registrar las devoluciones de ventas de una empresa.

¿Qué es una devolución de ventas?

Una devolución de ventas es cuando un cliente o cliente devuelve un producto al vendedor. Un cliente puede devolver un artículo por varios motivos, entre ellos:

  • Exceso de cantidad: un cliente puede haber pedido más artículos de los que necesita, o una empresa puede haber enviado accidentalmente productos adicionales. Los clientes pueden devolver estos artículos al vendedor.

  • Retrasos en el envío: un cliente puede devolver un producto si ya no lo necesita. Por ejemplo, si un cliente necesita un producto para una fecha determinada y llega tarde, el cliente puede devolver el producto.

  • Expectativas del cliente: un cliente puede pedir un producto en línea o por teléfono sin ver el producto. Cuando llegue, puede ser de un tamaño o color diferente al que esperaba el cliente, y el cliente puede devolver el artículo.

  • Artículo pedido accidentalmente: a veces, un cliente pide un artículo incorrecto que no quiere mientras compra.

  • Productos dañados o defectuosos: Algunos productos llegan dañados o defectuosos debido al proceso de fabricación o envío. Los clientes normalmente envían estos artículos a la empresa para que los reemplacen.

Las empresas pueden establecer su propia política de devolución. Las opciones incluyen aceptar devoluciones gratuitas dentro de un período de tiempo determinado, cobrar una tarifa de reposición o aceptar solo devoluciones con un recibo. Algunas compañías pueden ofrecer un cambio o un crédito en la tienda. Después de verificar que una devolución obedece la política de una empresa, los contadores pueden registrar estas transacciones dentro de una cuenta de devoluciones de ventas.

¿Por qué es importante registrar las devoluciones de ventas?

Los profesionales financieros registran las devoluciones de ventas para ayudarlos a mantener datos precisos y tomar decisiones comerciales importantes. Hacer un seguimiento de las devoluciones puede ayudar de las siguientes maneras:

  • Comprender las ganancias: las devoluciones pueden afectar las ventas y las ganancias de una empresa. Si los clientes devuelven artículos, la empresa puede reemplazar o reembolsar la compra, lo que cambia su ganancia total. Es importante realizar un seguimiento de las devoluciones para garantizar la precisión de los balances.

  • Análisis de tendencias: las empresas pueden utilizar las devoluciones de ventas para evaluar el desempeño de ciertas ubicaciones o categorías en cada período. Por ejemplo, si una ubicación minorista tiene más retornos que otras, los profesionales financieros pueden explorar la causa y hacer predicciones o ajustes para ayudar al negocio.

  • Realización de cambios: una empresa puede utilizar su cuenta de devolución de ventas para realizar mejoras. Por ejemplo, si el propietario de una empresa nota que varios clientes devuelven un artículo que compraron en línea porque es más grande de lo que esperaban, la empresa puede cambiar las especificaciones en línea para que sean más precisas. Revisar la descripción y la tabla de tallas en el sitio web podría disminuir los rendimientos en el próximo período.

Leer más: ¿Qué es el beneficio y por qué es importante?

Una devolución de ventas versus una asignación de ventas

En contabilidad y teneduría de libros, es importante comprender la diferencia entre una devolución de ventas y un saldo de ventas. En su carrera, puede ver una categoría llamada devoluciones de ventas y rebajas de ventas. Estas categorías a menudo aparecen juntas dentro de la misma cuenta en un libro mayor. Se trata de dos transacciones distintas, ambas relacionadas con la satisfacción del cliente. Durante una devolución, un cliente desea cambiar un artículo por un reembolso o crédito de la tienda. Durante una rebaja de ventas, un cliente acepta un descuento por un artículo dañado o defectuoso. Los contadores pueden realizar un seguimiento de ambos tipos de transacciones para ayudar a mantener registros precisos.

Cómo registrar una devolución de ventas

Puede usar estos pasos para ayudarlo a registrar una transacción de devolución de ventas:

1. Liste la declaración y registre el tipo de declaración

Primero, determine cómo pagó inicialmente el cliente y cómo la empresa devuelve los fondos. Registre si el cliente pagó en efectivo o con crédito de la tienda. El crédito de la tienda significa que un cliente o cliente compró un bien y tiene una cantidad de tiempo establecida antes de pagarlo. Saber cómo un cliente pagó por una devolución lo ayudará a registrar y equilibrar estas transacciones.

2. Verificar que la devolución cumpla con la política de la empresa

Luego, verifique que la devolución siga la política de devolución aprobada por la compañía. Muchas empresas tienen ventanas de devolución aceptables, lo que significa un límite de tiempo para aceptar devoluciones.

3. Registrar una transacción de devolución de ventas

A continuación, puede utilizar la información de devolución para registrar la devolución de ventas en las cuentas de la empresa. Tanto para las ventas al contado como para las ventas a crédito, puede registrar el dinero en la cuenta de devoluciones y descuentos de ventas. También puede registrar de dónde proviene este dinero para cuadrar los libros. Para reembolsos en efectivo, puede reflejar una disminución en la cuenta de efectivo. La devolución de un artículo comprado a crédito reduce las cuentas por cobrar.

4. Actualizar inventario

A veces, los artículos devueltos vuelven al inventario de una empresa. Por ejemplo, si un cliente devuelve una pieza de ropa utilizable y en buen estado, una tienda minorista puede revender este artículo. Este artículo ahora es parte de su inventario. Puede agregar este artículo al registro de la cuenta de inventario y disminuir la misma cantidad del costo de los bienes vendidos.

Ejemplos de entradas de devolución de ventas

Una entrada de devolución de ventas puede tener un aspecto diferente según la empresa y el tipo de transacción. Aquí hay entradas para dos tipos comunes de devoluciones:

Ejemplo 1

Un cliente devuelve un sombrero a Fine Fabrics una semana después de comprarlo. El cliente pagó en efectivo y, cuando regresó a casa, vio que había recibido el mismo artículo como regalo. Quieren un reembolso en efectivo en lugar de un cambio o crédito de la tienda. El contador de Fine Fabrics registra lo siguiente en los libros de la empresa:

Fecha: 01/03/2021
*Devoluciones de ventas y descuentos: +$50
Efectivo: -$50*

Ejemplo 1

Un cliente compra 20 computadoras nuevas de TechWorld Unlimited. Cada computadora cuesta $100 y el cliente las compró a crédito. El cliente devuelve 5 computadoras cuando se da cuenta de que compró más de las que necesita. El contador de TechWorld Unlimited registra esta transacción agregando $500 a la cuenta de devolución de ventas, $100 por cada computadora devuelta. La entrada se ve así:

Fecha: 15/02/2021
*Devoluciones de ventas y descuentos: +$500
Cuentas por cobrar: -$500*

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