Desabastecimientos: Causas, Efectos y Cómo Evitarlos

Por el equipo editorial de Indeed

1 de julio de 2021

Tener suficiente inventario para satisfacer a los clientes es una parte importante del proceso comercial de un minorista. La prevención de los desabastecimientos puede ayudar a su empresa a obtener ganancias constantes, y comprender cómo evitar los desabastecimientos puede ayudarlo a mantener sus productos listos para sus clientes. En este artículo, definimos los desabastecimientos, qué los causa y qué puede hacer para evitarlos en el futuro.

¿Qué son los desabastecimientos?

Los desabastecimientos ocurren cuando los productos no están disponibles para los clientes que desean realizar una compra. La escasez de existencias se produce tanto en las tiendas físicas como en los minoristas en línea. La escasez de suministros y la gestión inadecuada del inventario suelen causar desabastecimientos. Además, si un minorista tiene un producto en stock en su almacén, pero no está disponible para la compra cuando el cliente lo quiere, esto también es un escenario de falta de existencias.

¿Qué efectos tienen los desabastecimientos?

Algunos de los efectos de un desabastecimiento pueden incluir:

frustración del cliente

Si un artículo no está disponible cuando los clientes quieren comprarlo, pueden sentirse frustrados. La retención de clientes puede disminuir en caso de cortes de existencias. Mantener los artículos deseados de los clientes en stock puede ayudar a prevenir la pérdida de clientes y mantener alta la satisfacción del cliente.

Compensación de programación de artículos

Si un artículo no está listo para un cliente, la empresa puede mejorar la situación compensando la escasez de artículos. Si bien cambiar el cronograma de producción puede ayudar a resolver los desafíos a largo plazo, existen opciones limitadas a corto plazo para ayudar a satisfacer a sus clientes, que incluyen:

  • Pedido pendiente del cliente: si un cliente todavía quiere el artículo, puede aceptar esperar hasta que esté disponible haciendo un pedido pendiente del artículo. Los pedidos pendientes pueden reducir la satisfacción del cliente, pero en este escenario, el cliente aún realiza una compra aunque es posible que no reciba el pedido de inmediato.

  • Cancelación del cliente: si el cliente puede obtener el artículo de otro minorista sin esperar, puede optar por cancelar un pedido de su tienda. En este escenario, la satisfacción del cliente puede no ser óptima, pero el cliente puede optar por realizar un pedido en su tienda nuevamente en el futuro si hace que el proceso de cancelación y reembolso sea fácil de navegar.

  • Paciencia del cliente: el cliente puede optar por esperar a que el artículo vuelva a estar disponible, sin modificar sus intenciones. Este puede ser uno de los mejores escenarios en respuesta a un desabastecimiento, ya que su empresa aún obtiene ganancias.

  • Cancelación de clientes seguida de pérdida de clientes: la pérdida de un cliente puede ser un ejemplo del peor de los casos cuando se encuentra con un problema de existencias. Los minoristas pueden ayudar a reducir la pérdida de clientes ofreciendo compensaciones como descuentos y productos gratuitos.

¿Qué causa los desabastecimientos?

Hay diferentes razones por las que los artículos pueden estar agotados, que incluyen:

Errores de conteo de elementos

Cuando hay una diferencia entre los artículos reales disponibles y el número de artículos que reciben los clientes, se produce una brecha de artículos. Las brechas de elementos ocurren por diferentes razones:

  • Problemas técnicos, como un número de visualización inexacto en un sitio web o un error de conteo de la máquina

  • Error humano, como un error en el recuento del inventario.

  • Pérdida de bienes por robo o daño a la propiedad

Informes inexactos

A veces, la anticipación imprecisa de la demanda del cliente puede causar un desabastecimiento. Por ejemplo, si se lanza un juguete muy esperado, pero el minorista desconoce la demanda del juguete, puede convertirse en un desafío para el minorista tener existencias listas continuamente. Realizar estudios de mercado y encuestas puede ayudar a las organizaciones a mantenerse al día sobre los artículos en demanda.

problemas de entrega

Los problemas de entrega de los proveedores a los minoristas también pueden causar desabastecimientos. Si bien los desafíos como las condiciones climáticas o la mercadería robada están en gran medida fuera del control de un minorista, los problemas de entrega dentro del control de un minorista pueden causar un desabastecimiento. Por ejemplo, un empleado puede perder una entrega dentro del almacén o entregarla en la dirección incorrecta por error.

Además, las diferencias en los datos del manifiesto pueden provocar un desabastecimiento. Por ejemplo, un manifiesto puede brindar al cliente ya los empleados información contradictoria sobre la ubicación del producto. La confusión de los manifiestos en conflicto puede causar la pérdida del artículo.

Cómo evitar roturas de stock

Hay muchas formas en que un minorista puede evitar los desabastecimientos, entre ellas:

1. Actualizar datos de la computadora

Debido a que las brechas de artículos provocan desabastecimientos, mantener los datos informáticos actualizados en los almacenes y tiendas minoristas puede ayudar a prevenir estas situaciones. La sincronización de datos en todos los almacenes permite que los sistemas informáticos apliquen actualizaciones. La unificación de los detalles del almacén puede ayudar a gestionar mejor el stock del almacén y compensar la demanda mediante el envío de artículos desde varios almacenes a la vez. Por ejemplo, si un almacén cercano a un cliente está agotado, otro almacén puede entregar el artículo al cliente.

2. Establecer un sistema de revisión

Establecer un sistema de revisión para todos los conteos de existencias puede ayudar a reducir la cantidad de desabastecimientos debido a un error humano. Por ejemplo, si sus empleados verifican manualmente el stock de ciertos artículos cada semana, establecer una nueva verificación a mitad de cada semana puede ayudar a reducir las brechas de artículos.

El mismo principio puede aplicarse a los controles de artículos digitales. Debido a que los sistemas computarizados administran grandes almacenes, establecer nuevas verificaciones puede ayudar a garantizar la precisión de los datos. La sincronización de datos entre las tiendas en línea y los minoristas internos también puede hacer que sea mucho más fácil para los minoristas administrar sus existencias de manera responsable. Por ejemplo, un minorista puede ayudar a evitar que los artículos en línea se agoten mediante el uso de artículos en la tienda para compensar una escasez temporal en la tienda en línea.

3. Reúna más datos relacionados con las acciones

Comprender los datos de existencias puede ayudar a compensar la demanda de existencias y los desafíos de entrega. Algunas de las diversas formas en que puede evaluar mejor su stock incluyen las siguientes:

Comprender la demanda

Algunos minoristas pueden predecir la demanda más fácilmente que otros. Por ejemplo, una tienda que vende artículos para acampar normalmente puede esperar una mayor demanda de ropa de verano e invierno en sus respectivas temporadas. Incluso si su empresa no vende por temporadas, todavía hay muchas maneras en que un minorista puede prepararse para una demanda repentina a fin de evitar desabastecimientos.

Para compensar adecuadamente una temporada de demanda, un minorista primero puede calcular cuánto tarda un producto en llegar a una tienda de un proveedor. Al comprender este período, a menudo llamado tiempo de entrega, un minorista puede pronosticar mejor cuánto tiempo puede tomar para que llegue un nuevo suministro en caso de una afluencia de demanda. Una forma de conocer el tiempo de entrega es comparar los tiempos de compra con los tiempos de llegada.

Configuración de alertas de existencias

Otra forma de evitar los desabastecimientos es configurar programas para alertar a un minorista cuando el inventario puede ser lo suficientemente bajo como para causar una escasez de existencias. Las alertas de corte de existencias pueden ayudar a un minorista a saber cuándo volver a pedir y cuánto pedir. Además de comprender los plazos de entrega, las alertas de existencias pueden ayudar a evitar los desbordamientos de la demanda durante los períodos de gran cantidad de compras en una tienda.

4. Gestiona el proceso de entrega

Si bien las entregas en sí mismas suelen estar fuera del control directo de un minorista, la gestión de los procesos de entrega puede ayudar a evitar los desabastecimientos. Algunas de las formas en que puede optimizar su proceso de entrega incluyen:

Uso de sistemas de notificación avanzados

Las notificaciones de envío avanzadas les permiten a los minoristas saber cuándo un artículo sale de un centro de distribución y rastrean cada punto de parada en el camino hasta la llegada. Muchas notificaciones de envío avanzadas brindan una hora estimada de llegada, lo que permite que un minorista comprenda cómo ajustar el cronograma de reordenación. Algunas empresas de distribución utilizan notificaciones de envío anticipadas como estándar. Para los minoristas que manejan artículos sensibles al tiempo, como alimentos perecederos o artículos que caducan, tener una hora estimada de llegada y detalles de envío precisos puede ayudar a acelerar el proceso de programación de entrega y ayudar a prevenir la pérdida de existencias.

Aceptar envíos más frecuentes

Otra forma de controlar mejor su proceso de envío es permitir envíos más frecuentes, a menudo llamados envíos de carga parcial. Por lo general, cuando se realizan envíos a minoristas, las empresas de distribución utilizan un camión completo y envían solo cuando hay disponible una cierta cuota de artículos. Sin embargo, el uso de un programa de carga parcial permite el envío de artículos tan pronto como estén disponibles. El envío de carga fraccionada ofrece entregas más frecuentes, lo que puede ayudar a evitar los desabastecimientos.

El envío de carga fraccionada también puede ser útil para los minoristas más pequeños que pueden no tener áreas de almacenamiento extensas. Con este método, los minoristas más pequeños pueden tener un suministro constante de existencias y tener menos escasez.

Implementación del envío cross-docking

El cross-docking es un método de envío que adoptan algunos minoristas que permite el transporte de artículos directamente desde el almacén de producción hasta el cliente. Este método puede ahorrar tiempo de envío y ayudar a prevenir desabastecimientos. Si bien es posible que no funcione tan bien para los minoristas más grandes debido a un mayor volumen de entregas, los minoristas más pequeños con tiendas en línea podrían considerar esta opción para tiempos de envío más rápidos.

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