Cuentas por Pagar (AP): Definición y Cómo Funciona

Por Anastasia Hinojosa

30 de septiembre de 2021

Anastasia Hinojosa es una contadora financiera experimentada con títulos de Texas A&M-Corpus Christi y la Universidad de Columbia. Ha trabajado en el campo de la salud durante más de diez años.

Comprender las cuentas por pagar (AP) es esencial para cualquier persona que trabaje con finanzas o cuentas comerciales. La gestión de las cuentas por pagar es una parte clave para gestionar con éxito el flujo de caja de la empresa y mantener buenas relaciones comerciales. En este artículo, definimos cuentas por pagar y discutimos el proceso de cuentas por pagar.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son lo que una empresa debe a los proveedores o vendedores por los bienes o servicios recibidos. El término cuentas por pagar se refiere a la cuenta del balance general individual que rastrea las deudas a corto plazo por bienes y servicios comerciales comprados a crédito, así como al departamento comercial responsable de pagar estas deudas a corto plazo.

Pasos en el proceso de cuentas por pagar

Seguir un proceso de cuentas por pagar claro y coherente ayuda a las empresas a pagar facturas legítimas con precisión y puntualidad. Esto les ayuda a administrar sus finanzas y mantener buenas relaciones comerciales. Si usted es un empleado del departamento de cuentas por pagar, un tenedor de libros o el propietario de una pequeña empresa, puede seguir los siguientes pasos en el proceso de cuentas por pagar:

  1. Verifique los detalles de la factura.

  2. Ingrese la factura en los registros contables.

  3. Programar el pago de la factura.

  4. Marcar factura procesada.

  5. Pagar la factura.

  6. Resolver registros contables.

1. Verifique los detalles de la factura

Algunos detalles comunes para buscar en una factura incluyen:

  • Orden de compra asociada (PO): la política interna de la empresa determinará qué artículos requieren absolutamente una orden de compra y cuáles no. Es posible que las facturas de servicios públicos no requieran una orden de compra, pero los artículos grandes y tangibles, como muebles de oficina, computadoras, teléfonos u otros artículos que deben rastrearse, generalmente lo requerirán.

  • Fecha: si una factura está fechada en el futuro, no debe pagarla hasta la fecha indicada. Si es inusualmente antiguo, debe investigarlo para asegurarse de que no se haya pagado anteriormente. También debe ponerse en contacto con el proveedor o el comprador interno para saber por qué la factura se recibió tan tarde.

  • Proveedor: Algunas empresas tienen una lista de proveedores aprobados. Asegúrese de que sea un proveedor al que esté autorizado a pagar. También puede requerir un formulario W9 para nuevos proveedores a efectos fiscales.

  • Descripción de servicios/producto: Las facturas deben estar detalladas para que pueda ver claramente lo que está pagando. Verifica que recibiste lo que pediste.

  • Precio: asegúrese de que los costos detallados sumen el precio total. Tenga en cuenta los límites de compra. Por ejemplo, las facturas de más de $1000 pueden requerir una aprobación adicional. Es posible que los elementos tangibles de más de $10,000 deban capitalizarse como activos fijos. Las facturas superiores a $ 25,000 pueden requerir la aprobación de la junta. Las organizaciones exentas de impuestos no deben pagar impuestos sobre las ventas.

  • Condiciones de pago: asegúrese de pagar la factura a tiempo para evitar recargos por pagos atrasados. Algunos vendedores ofrecen descuentos por pagar temprano, así que busque oportunidades para ahorrar dinero.

  • Firma de autorización: Asegúrese de que alguien haya aprobado la factura a pagar. La política interna puede permitir que se paguen ciertas facturas sin aprobación previa, por ejemplo, una orden de compra general, así que conozca la política de su empresa.

2. Ingrese la factura en los registros contables

Una vez que verifique que la factura es precisa y completa, ingrese los detalles como un crédito en la sección de cuentas por pagar del balance general de la empresa. La mayoría de las empresas registran la siguiente información en su software de contabilidad:

  • número de factura

  • Fecha de la factura

  • Código o nombre del proveedor

  • Monto acreditado a cuentas por pagar

  • Importe y cuenta(s) a debitar

  • Fecha del pago previsto

Luego ingrese la cantidad como un débito en el estado de resultados de la empresa. Esta práctica de doble entrada maximiza las posibilidades de que los registros financieros de su empresa sean precisos y útiles. Si está utilizando un software de contabilidad, el software creará estas entradas por usted, pero deberá conocer los códigos de cuenta para las transacciones de débito, ya que deberá ingresarlos en el software de contabilidad.

3. Programar el pago de facturas

Lea atentamente los términos de la factura y programe el pago de la factura. La fecha prevista de pago dependerá de los términos de la factura y las políticas de pago de la empresa. Por lo general, las empresas pagan las facturas lo más cerca posible de su fecha de vencimiento, ya que retener los fondos durante el mayor tiempo posible mejora el flujo de caja. Sin embargo, puede pagar las facturas antes de tiempo si los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado. Deje tiempo para la entrega si está enviando el pago por correo.

4. Marcar factura procesada

Marque su factura para mostrar que ha sido ingresada en el sistema de cuentas. Este paso reduce la posibilidad de que se realicen entradas de cuenta y pagos duplicados. Muchas empresas utilizan un sello o una perforación para mostrar el procesamiento. Algunos engrapan la factura, la orden de compra y la orden de recepción junto con una portada llamada comprobante.

5. Pagar la factura

Luego se paga la factura. Este paso a menudo ocurre automáticamente, ya que las empresas confían cada vez más en los métodos de pago automatizados. Sin embargo, puede ocurrir manualmente para las empresas que prefieren pagar las facturas en efectivo o con cheques.

6. Resolver registros contables

Una vez realizado el pago, debite el monto de las cuentas por pagar y acredite el monto en efectivo. Si está utilizando un software de contabilidad, debería crear estas entradas en el sistema automáticamente cuando se realiza una verificación. Las empresas que utilizan un sistema de comprobantes también mueven el comprobante y sus documentos adjuntos, incluida una copia de los cheques emitidos, de un archivo abierto a un archivo de facturas pagadas. Algunas empresas escanean y adjuntan electrónicamente estos registros en sus sistemas informáticos para minimizar el almacenamiento de documentos físicos.

Diferencias entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar son una cuenta que muestra el monto que una empresa debe a terceros, mientras que las cuentas por cobrar son una cuenta que muestra el monto que los terceros deben a la organización. Mientras que las cuentas por pagar son un pasivo corriente, las cuentas por cobrar son un activo corriente. Piense en las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar como los dos lados opuestos de una transacción comercial.

Por ejemplo, Amy’s Cleaning limpia la oficina de William’s Mortgage Brokers. Amy’s Cleaning emite una factura a William’s Mortgage Brokers por el servicio de limpieza. Amy’s Cleaning registra el monto de la factura en su libro mayor con un crédito a los ingresos por servicio y un débito a las cuentas por cobrar. William’s Mortgage Brokers registra la compra con un débito a una cuenta de gastos y un crédito a cuentas por pagar. Cuando William’s Mortgage Brokers pague la factura, debitará las cuentas por pagar y acreditará el efectivo. Cuando Amy’s Cleaning reciba el pago, debitará el efectivo y acreditará las cuentas por cobrar.

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¿Por qué son importantes las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar ayudan a las empresas a administrar su flujo de efectivo y monitorear sus finanzas. El uso de cuentas por pagar y la compra de bienes y servicios a crédito en lugar de realizar pagos por adelantado permite a las empresas disfrutar de nuevos activos mientras mantienen los fondos en sus cuentas por más tiempo para ganar más intereses. Retener los fondos por más tiempo también puede ayudar a las empresas a gastar más de inmediato para ayudar al crecimiento empresarial.

Las empresas pueden comprender sus hábitos de gasto comparando las cifras de sus cuentas por pagar de un año fiscal al siguiente. Si el monto de las cuentas por pagar aumenta, la empresa está comprando más bienes o servicios a crédito. Si el monto de las cuentas por pagar disminuye, la empresa está pagando las deudas anteriores más rápido de lo que está comprando nuevos bienes o servicios a crédito.

Consejos para el seguimiento de las cuentas por pagar

Estas estrategias pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de las cuentas por pagar, especialmente cuando se trata de múltiples proveedores y vendedores:

  • Cree una cuenta de correo electrónico de facturas separada: una cuenta de correo electrónico de facturas separada garantiza que todas sus facturas digitales y la correspondencia de cuentas por pagar estén en un solo lugar para facilitar el seguimiento. Esto será útil si hay rotación en el departamento de cuentas por pagar.

  • Use bandejas de entrada separadas: las bandejas de entrada separadas para facturas en papel, procesamiento pendiente y pago pendiente lo ayudan a rastrear visualmente en qué etapa del proceso de cuentas por pagar se encuentran. Una vez que se procesan las facturas en papel, muévalas a una carpeta separada en su archivador . También puede imprimir facturas digitales y usar las bandejas de entrada para mantener todas sus facturas juntas.

  • Realice tareas de cuentas por pagar con regularidad: elegir un horario regular para realizar las tareas de cuentas por pagar, como todos los días después del almuerzo o todos los viernes por la tarde, ayuda a mantener sus tareas al día y reduce el riesgo de perder documentos. Elija una frecuencia adecuada para el número de transacciones de crédito de su empresa.

  • Utilice un software de contabilidad de calidad: un sistema de contabilidad de calidad facilita el seguimiento y la recuperación de los detalles de las cuentas por pagar. Estos programas le permiten filtrar las cuentas por pagar por campos que incluyen el monto de la factura, la fecha de emisión y otras variables.

  • Comunicarse con los compradores: las cuentas por pagar y las compras están vinculadas, pero estas funciones deben estar separadas para evitar el fraude. Si su negocio tiene un departamento de compras separado, comunicarse con ellos regularmente tiene sentido desde el punto de vista comercial. Consulte al personal de compras cuando pague compras grandes o tenga preguntas sobre una factura. Si no hay un departamento de compras separado, comuníquese regularmente con el personal que realiza o aprueba las compras.

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