¿Cuáles son las responsabilidades del administrador de eventos? (Más Salario Anual)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 14 de abril de 2022

La gestión de eventos implica la coordinación de las operaciones antes y durante eventos como bodas, conferencias o grandes reuniones. Los administradores de eventos utilizan varias habilidades que los ayudan a organizar, ejecutar y administrar eventos corporativos y de clientes. Al considerar una carrera en gestión de eventos, comprender las habilidades involucradas puede ayudarlo a decidir si esta carrera es adecuada para usted. En este artículo, definimos qué es un administrador de eventos, explicamos qué hacen, discutimos la diferencia entre un administrador de eventos y un planificador de eventos y compartimos las perspectivas laborales y el salario de esta profesión.

¿Qué es un gestor de eventos?

Un administrador de eventos planifica y organiza eventos promocionales, sociales y corporativos, incluidos seminarios, conferencias, exhibiciones, fiestas y viajes de incentivos corporativos. Supervisan todo el proceso, desde las etapas iniciales de planificación hasta la ejecución del evento y el análisis posterior al evento. Trabajan para garantizar el éxito del evento y también pueden encontrar soluciones a los problemas que surjan durante el evento.

Responsabilidades del administrador de eventos

Estas son las responsabilidades de un administrador de eventos:

Investigación y establecimiento de objetivos.

Ya sea que opere como un administrador de eventos comerciales interno o sea propietario de una empresa de administración de eventos que trabaje con diferentes clientes, el primer paso es definir el objetivo de su evento y analizar su viabilidad. Aquí hay algunas cosas que los gerentes de eventos pueden discutir con sus equipos y clientes:

  • Eventos comerciales: los administradores de eventos pueden comenzar por comprender cuál es el producto o servicio que el cliente está lanzando durante este tipo de evento. Luego pueden discutir la mejor manera de lanzar y educar a los asistentes sobre el nuevo producto o servicio.

  • Recaudadores de fondos sin fines de lucro: los administradores de eventos pueden discutir cuál es la cantidad de dinero objetivo para recaudar y cómo la organización podría alcanzar la meta. También pueden decidir que el evento se lleve a cabo junto con una nueva exposición.

  • Ceremonias de premiación: los administradores de eventos pueden ayudar a determinar qué tipos de alimentos y bebidas están disponibles y en qué momento durante la ceremonia. También pueden ayudar a desarrollar el orden y la alineación de los oradores.

  • Eventos sociales: los administradores de eventos pueden ayudar a planificar los detalles de los eventos sociales en función de cuán formales sean. Pueden hacer esto decidiendo qué tipo de música es apropiada y qué tipo de código de vestimenta deben esperar los asistentes.

Para cualquier tipo de evento, este primer paso incluye una evaluación de viabilidad del evento, que implica establecer un presupuesto para el evento y determinar si se corresponde con los objetivos del evento. Por ejemplo, un grupo sin fines de lucro puede descubrir que carece de los recursos financieros para realizar un evento de gala. El grupo podría posponer el evento por un año y, en su lugar, realizar una cena más pequeña y de bajo costo con un componente de recaudación de fondos.

Selección del tema y el diseño.

Los administradores de eventos pueden ayudar a seleccionar el tema y el diseño para diferentes tipos de eventos a fin de crear algo que aborde mejor el tono y los objetivos del evento. Para las galas y otros eventos más dramáticos centrados en el desempeño, podrían asumir un papel más creativo que podría incluir la planificación del color, el sonido y el diseño de iluminación. Para eventos profesionales, su enfoque puede estar en establecer horarios y actividades de seminarios, diseñar letreros de marca y seleccionar oradores adecuados.

Configuración de eventos

Después de las etapas de planificación, los administradores de eventos y su equipo pueden pasar a los detalles específicos. Esta etapa constituye la mayor parte del proceso de planificación del evento y puede implicar lo siguiente según el tipo de evento:

  • Reclutamiento de lugares, proveedores, oradores y animadores y negociación de sus contratos.

  • Desarrollo de un sitio web o aplicación para el evento.

  • Creación de encuestas posteriores al evento

  • Envío de invitaciones a invitados y realización de campañas en redes sociales.

  • Formación del personal del evento.

  • Diseño de documentos importantes para el evento.

  • Comprobación de la cobertura de internet y celular del evento

  • Organizar el transporte y los servicios de limpieza.

  • Creación de bolsas de regalo y artículos promocionales.

evento de ejecución

Durante el evento, los gerentes se aseguran de que todo funcione según lo planeado y manejan cualquier situación desafiante que surja inesperadamente. Pueden supervisar cosas como la disposición de mesas y sillas, centros de mesa, escenarios, mesas de buffet y podios. También pueden verificar la tecnología para asegurarse de que sea funcional y ofrecer servicios para los huéspedes. Los administradores de eventos también se aseguran de que los oradores y los artistas tengan todo lo que necesitan para cumplir con sus funciones.

Comunicación después del evento

Los administradores de eventos pueden recopilar comentarios de los participantes, voluntarios, clientes y miembros del equipo una vez que finaliza el evento. Este proceso comienza cuando los organizadores del evento evalúan las reacciones de los invitados, hablan con los participantes y monitorean los servicios para invitados sobre cualquier problema. También pueden enviar una encuesta posterior al evento unos días después para solicitar más respuestas.

¿Cuál es la diferencia entre un administrador de eventos y un planificador de eventos?

Un planificador de eventos es una persona que normalmente está a cargo de todas las acciones previas al evento. Los planificadores de eventos planifican y organizan un evento seleccionando el tema y el lugar, desarrollando el presupuesto, reclutando servicios de catering, organizando el transporte y creando invitaciones. Un administrador de eventos generalmente supervisa todos los aspectos del evento de principio a fin, lo que incluye el proceso de planificación, pero también involucra la ejecución del evento y los detalles posteriores al evento.

Habilidades del administrador de eventos

Aquí hay algunas habilidades que los administradores de eventos suelen tener:

  • Organización: los administradores de eventos aplican habilidades organizativas para supervisar los detalles del evento, incluidas las tareas, los horarios y los proveedores. También usan sus habilidades organizativas para delegar tareas a los miembros del equipo.

  • Comunicación: esta carrera requiere habilidades interpersonales y de comunicación efectivas, ya que los gerentes generalmente se reúnen con los clientes para discutir los objetivos del evento. Por lo general, pueden comunicarse a través de una variedad de métodos, como conversaciones en persona, por correo electrónico o por teléfono.

  • Negociación: los administradores de eventos aplican habilidades de negociación cuando buscan el mejor precio de lugares, proveedores y contratistas. También pueden tener un papel importante en la creación de contratos de proveedores que discuten los términos del servicio.

  • Gestión del tiempo: los administradores de eventos cuentan con excelentes habilidades de gestión del tiempo para programar tareas, concertar citas y completar proyectos. Por ejemplo, mientras organizan un evento, pueden monitorear muchas tareas y completarlas según sus respectivos plazos.

  • Resolución de problemas: los administradores de eventos generalmente tienen que tomar decisiones rápidas para resolver los problemas a medida que surgen durante el evento. Requieren habilidades de resolución de problemas para desarrollar una solución a corto plazo.

  • Habilidades informáticas: los administradores de eventos suelen utilizar software dedicado a la gestión de eventos y diferentes tipos de canales de comunicación que les permiten coordinarse con su equipo. El uso de este tipo de software les permite mantenerse organizados durante cada etapa del proceso de planificación.

Calificaciones del administrador de eventos

Las calificaciones de los administradores de eventos tienden a variar de un empleador a otro. La mayoría de los profesionales en este campo tienen una licenciatura en gestión de eventos, ocio y turismo, gestión de hoteles y catering, negocios o marketing. Algunos gerentes tienen experiencia en marketing, relaciones públicas, hospitalidad o administración de las artes. También podría ser beneficioso tomar cursos de computación para el procesamiento de textos común y el software de archivo digital. También puede tener experiencia en producción de eventos, incluido el conocimiento de reclutamiento y manejo de proveedores, experiencia en la incorporación de redes sociales en la planificación de eventos y experiencia en gestión de celebridades.

Salario del gerente de eventos y perspectivas laborales

Aunque no hay datos para el rol específico de administrador de eventos, el rol relacionado de planificador de eventos genera un promedio de $ 51,560 por año según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos. La cantidad de planificadores de eventos puede aumentar un 18 % entre 2020 y 2030, sustancialmente más rápido que el promedio nacional para todas las profesiones. Muchos de esos puestos pueden surgir por la necesidad de reemplazar a personas que cambian de ocupación o dejan la fuerza laboral por motivos como la jubilación.

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