Correo electrónico vs Memo: ¿Cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

3 de junio de 2022

Hay muchos tipos de métodos de comunicación que los profesionales usan y leen a diario. Los correos electrónicos y las notas tienen una variedad de usos en el lugar de trabajo y pueden ayudar a los remitentes a transmitir información importante o hacer preguntas. Aprender las diferencias entre estos dos métodos de comunicación puede ayudarlo a determinar cuándo puede usar cada uno. En este artículo, revisamos qué es un correo electrónico y qué es una nota, compartimos sus diferencias, explicamos cómo puede elegir entre estas dos técnicas de comunicación y enumeramos algunos consejos para ayudarlo a redactar su correo electrónico o nota.

¿Qué es un correo electrónico?

Un correo electrónico es un método virtual de comunicación que permite a los profesionales transmitir información importante para fines profesionales o personales. Esto puede ayudar a los profesionales a enviar y recibir información rápidamente, lo que puede mejorar el rendimiento y la productividad. Los correos electrónicos suelen ser mensajes cortos que alguien puede ver en una pantalla. Los elementos clave de un correo electrónico incluyen:

  • Línea de asunto

  • Recipiente

  • Mensaje

  • Contenido

  • Firma

  • Archivos adjuntos

¿Qué es una nota?

Un memorando es un intercambio formal de información y, a menudo, tiene un formato y una estructura formales. Los profesionales escriben memorandos por una variedad de razones, como informar a los miembros del equipo sobre los cambios de política, pedirles a las personas que comiencen un proyecto o persuadir a los profesionales para que tomen ciertas medidas. Los elementos clave de una nota incluyen:

  • Fecha

  • Línea de asunto

  • Declaración de tesis

  • Párrafo introductorio

  • Párrafos del cuerpo

  • Conclusión

Correo electrónico vs memo

Estas son algunas de las similitudes y diferencias clave entre los correos electrónicos y las notas:

Componentes

Los correos electrónicos suelen incluir componentes de copia carbón (cc) y copia oculta (bcc). Esto es útil para los profesionales que desean agregar destinatarios a un correo electrónico sin agregar su información al encabezado del mensaje recibido. Los remitentes agregan destinatarios a la parte cc del correo electrónico porque pueden conocer el contenido del correo electrónico pero no estar directamente involucrados en el tema del correo electrónico. Los memorandos normalmente excluyen los componentes CC y CCO. Esto se debe a menudo a la naturaleza formal del memorando y afecta a todas las personas incluidas en la lista de distribución.

Naturaleza de la escritura

La naturaleza de escribir en un correo electrónico es menos formal y puede parecer más conversacional para algunos lectores. Los correos electrónicos a menudo comienzan con un saludo amistoso y terminan con un cálido saludo. A veces, los remitentes también transmiten información a través de múltiples correos electrónicos a medida que recopilan más datos, hacen más preguntas y desarrollan sus consultas. Los memorandos escritos por profesionales suelen tener una redacción más formal con guías de estilo más estrictas y un lenguaje profesional. Esto puede ayudar a prevenir cualquier confusión y transmitir información crucial de manera eficiente en un mensaje.

Características

Los correos electrónicos tienen muchas funciones adicionales que pueden mejorar la legibilidad y la escalabilidad del correo electrónico. Esto puede incluir párrafos cortos, viñetas o márgenes cambiantes para ayudar a los lectores a escanear y retener información fácilmente. Los memorandos a menudo usan columnas y diferentes encabezados para enfatizar ciertos puntos a lo largo del documento. Esto puede ayudar a los lectores a comprender las partes importantes del memorando y retener esa información para más adelante.

Firma

Los correos electrónicos a menudo terminan con una firma después de una despedida amistosa. Algunas personas también aprovechan esta oportunidad para agregar citas inspiradoras o incluir información de su empresa para ayudar a aclarar quiénes son para los lectores. Los memorandos suelen terminar después del último párrafo de información con el uso de una línea de firma. Ocasionalmente, un memorando puede incluir la firma de los miembros ejecutivos del equipo de nivel C de una empresa, lo que ayuda a reforzar la importancia del memorando.

Clausura

Un correo electrónico también incluye con frecuencia una declaración de cierre. Esto podría implicar un resumen de la información del correo electrónico o podría recordar a los lectores qué hacer. Esto puede ayudar a los lectores a recordar este correo electrónico y completar las tareas de manera oportuna. Los memorandos a menudo excluyen esta parte, pero ocasionalmente incluyen un párrafo de conclusión.

Tipos

Ambos métodos de comunicación tienen muchos tipos, lo que puede ayudar a los profesionales a encontrar el método de comunicación adecuado para ellos. Algunos tipos comunes de correo electrónico incluyen:

  • Boletines

  • Correos electrónicos de nutrición de leads

  • Correos de solicitud de información

  • correos electrónicos promocionales

  • Correos electrónicos de hitos

  • Encuestas

También hay varios tipos de notas, que incluyen:

  • Directivas

  • Notas de progreso

  • Notas de estado

  • Informes de viaje

  • Respuestas

  • Informes de laboratorio

  • Informes de campo

  • Acta de reunión

  • Actualizaciones de políticas

¿Cómo elegir entre escribir un correo electrónico o una nota?

Hay muchos elementos a considerar al elegir entre escribir un correo electrónico o escribir una nota. Estos son algunos ejemplos de preguntas que podría hacerse al debatir entre estos dos métodos de comunicación:

  • ¿Este mensaje está destinado a una audiencia grande o pequeña?

  • ¿Quiero transmitir información crucial que afecta las operaciones?

  • ¿Estoy utilizando este mensaje para hacer preguntas o recopilar información?

  • ¿Quiero que este mensaje dure mucho tiempo?

  • ¿Mi equipo va a imprimir este correo electrónico?

  • ¿El mensaje es largo o corto?

  • ¿La información del mensaje es compleja?

Los profesionales a menudo usan correos electrónicos para enviar mensajes cortos a grandes audiencias. También utilizan este método de comunicación para hacer preguntas, recopilar información o transmitir información que es importante pero que podría no afectar directamente las operaciones de la empresa. Puede considerar usar un memorándum si su mensaje es largo, está destinado a una audiencia pequeña o contiene información crucial de la empresa. Los profesionales suelen optar por este método de comunicación cuando quieren imprimir la información o si quieren que el mensaje dure mucho tiempo.

Consejos para escribir correos electrónicos y memorandos

Hay muchos elementos para reflexionar al redactar su correo electrónico o nota. Estos son algunos consejos a tener en cuenta al crear un correo electrónico o una nota:

  • Utilizar un lenguaje claro y conciso. Mantener un lenguaje claro y conciso, independientemente de si está creando un correo electrónico o una nota, puede ayudar a los lectores a comprender su mensaje. Esto también puede evitar confusiones o preguntas de seguimiento innecesarias.

  • Sea coherente con el formato. Usar el mismo formato, ya sea el tamaño de los márgenes o los estilos de listas ordenadas, puede ayudar a mejorar la apariencia del mensaje. Esto también puede ayudar a los lectores a revisar fácilmente su documento.

  • Pide entrada. Tener compañeros o mentores de confianza que revisen su mensaje puede ayudarlo a mejorar la calidad de su mensaje. Esto también puede brindarle la oportunidad de solicitar su opinión sobre si desea formatear el mensaje como un correo electrónico o una nota.

  • Considere su audiencia. Reflexionar sobre su público objetivo puede ayudarlo a determinar el tono y la estructura de su mensaje. Por ejemplo, si está escribiendo para el equipo ejecutivo de la empresa, podría considerar una nota más estructurada en lugar de un correo electrónico.

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