Contabilidad de Proyectos: Definición, Importancia y Principios

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

La contabilidad de proyectos es un tipo de contabilidad que las organizaciones usan comúnmente. Este tipo de contabilidad difiere de la contabilidad general en su uso general y en cómo registra los gastos y los ingresos. Aprender sobre él puede permitirle usar sus principios cuando trabaje en varios proyectos. En este artículo, definimos la contabilidad de proyectos, explicamos por qué es importante, describimos sus diversos principios, compartimos cuándo puede usarla y brindamos una lista de diferencias entre la contabilidad general y la contabilidad de proyectos.

¿Qué es la contabilidad de proyectos?

La contabilidad de proyectos es el seguimiento preciso de los costos incurridos a lo largo de la vida útil de un proyecto. Dichos costos pueden incluir materiales, mano de obra y equipo de capital. Por ejemplo, la contabilidad de proyectos durante un proyecto de construcción podría implicar el seguimiento del costo de todos los materiales de construcción, los salarios de los empleados y los costos de los permisos.

¿Por qué es importante la contabilidad de proyectos?

Es importante realizar un seguimiento de la cantidad de dinero gastado a lo largo del tiempo porque puede ayudar al propietario de un proyecto a asignar recursos entre diferentes proyectos. Para administrar un proyecto de manera efectiva, especialmente uno con múltiples fases, es útil comprender cuánto gasta una empresa en cada fase. Esto puede permitir a los gerentes planificar e identificar los recursos necesarios para cada fase y otras tareas y procesos relacionados que deben ocurrir antes de pasar a otra etapa de desarrollo.

Principios de la contabilidad de proyectos

Aquí hay una lista de algunos principios de contabilidad de proyectos, con una descripción de cada principio:

  • Principio de costo: el principio de costo establece que usted registra los costos del proyecto a su valor original en lugar de estimar su valor de mercado. Por ejemplo, si compra una pieza de maquinaria por $ 1,000, pero su valor de mercado es de $ 2,000, aún registra el costo como $ 1,000.

  • Principio de concordancia: El principio de concordancia establece que usted puede asignar los gastos incurridos durante el proceso de producción al período en que los incurrió su equipo. Por lo tanto, los ingresos y gastos coinciden con los costos y actividades correspondientes a lo largo del tiempo.

  • Principio de consolidación: el principio de consolidación es un requisito que implica agrupar el trabajo relacionado realizado en un proyecto a lo largo del tiempo para que el costo total del proyecto sea consistente. Puede hacerlo siguiendo un proceso sistemático para determinar los ingresos y los costos y trabajando con otras partes para consolidar las actividades financieras de un proyecto en una sola cuenta.

  • Principio de divulgación completa: el principio de divulgación completa requiere que registre todos los eventos significativos en los estados financieros. Esto permite una mayor transparencia, lo que puede conducir a una mejor rendición de cuentas entre las partes interesadas del proyecto.

  • Principio de prudencia: el principio de prudencia establece que usted determina la cantidad de ingresos y gastos sobre una base que representa la mejor estimación de la administración de cuántos ingresos o costos pueden ocurrir realmente para un proyecto.

  • Principio de responsabilidad: El principio de responsabilidad requiere que reconozca todos los costos que se relacionan con las obligaciones futuras del proyecto, que incluyen las sanciones contractuales y los daños y perjuicios, que son costos asociados con el incumplimiento de un contrato.

  • Principio de control: El principio de control establece que se emplean procedimientos y procesos para garantizar la regulación en el seguimiento de las actividades financieras. El principio de control permite a los gerentes realizar un seguimiento preciso del desempeño real de un proyecto después de realizar ajustes para eventos no recurrentes.

  • Principio de asignación de recursos: El principio de asignación de recursos establece que puede asignar recursos a muchos proyectos. Esto significa que los gerentes pueden asignar la misma cantidad de recursos a diferentes proyectos, dependiendo de su beneficio y riesgo financiero, sin tener que reasignar dinero nuevamente en períodos de tiempo posteriores.

Cuándo usar la contabilidad de proyectos

Aquí hay una lista de instancias en las que puede usar la contabilidad de proyectos:

  • Registro o proyección de costos incurridos en base a horas de mano de obra directa, horas de máquina u otras actividades

  • Seguimiento de los gastos e ingresos reales de todos los proyectos

  • Registrar los costos en los que puede incurrir en el futuro según los cronogramas de entrega contratados o las fechas de finalización

  • Registrar la fecha en que firmó un acuerdo legal con un cliente para que su equipo realice un proyecto

  • Identificación de costes en función de las fases específicas de un proyecto desde el principio hasta el final

  • Registro de ingresos de acuerdos de venta o contratos de clientes para proyectos a medida que los gana

¿Cómo se compara la contabilidad de proyectos con la contabilidad general?

Existen muchas similitudes entre la contabilidad de proyectos y la contabilidad general, pero también existen algunas diferencias clave. Las siguientes secciones comparan cómo los contadores registran los ingresos y gastos de proyectos y empresas:

Uso general

Puede utilizar la contabilidad general para muchos tipos de actividades comerciales, como la presentación de declaraciones de impuestos, el registro de gastos y la creación de estados financieros. Alternativamente, solo usa la contabilidad de proyectos cuando trabaja en proyectos relacionados con el negocio, como proyectos de construcción. Por ejemplo, puede usar la contabilidad de proyectos al presentar declaraciones de impuestos, registrar gastos y crear estados financieros para proyectos, pero no cuando su empleador no esté trabajando actualmente en un proyecto.

Registro de ingresos y gastos

El sistema de contabilidad general identifica los gastos que ya se han producido en el pasado, mientras que la contabilidad de proyectos proporciona una forma de realizar un seguimiento de los costos comerciales para actividades futuras en función de las estimaciones actuales. La diferencia clave entre la contabilidad de la empresa y la del proyecto es cuando las empresas reconocen los gastos. En el sistema de toda la empresa, las empresas registran los gastos cuando ocurren o cuando la empresa gasta una gran cantidad para reflejar mejor el rendimiento real. Por el contrario, un sistema basado en proyectos registra los gastos para que se correlacionen con el momento de los eventos, como las fases de trabajo o los hitos clave.

Períodos de registro

En la contabilidad general, los años fiscales se utilizan como fechas de inicio y fin de los informes. Un año fiscal puede comenzar en cualquier momento y dura exactamente un año. Por ejemplo, si comienza su año fiscal el 1 de febrero, el año fiscal finaliza el 31 de enero del año siguiente. Al utilizar la contabilidad de proyectos, crea informes basados ​​en las fechas de inicio y finalización de proyectos específicos. Por ejemplo, si un proyecto comienza en enero de 2020 y finaliza en marzo de 2021, crea informes financieros para todo ese período.

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