Contabilidad de entrada única: una guía completa

Por el equipo editorial de Indeed

30 de diciembre de 2021

Mantener registros financieros completos y precisos es vital para el éxito de un negocio. Afortunadamente, hay varias formas en que una empresa puede mantener sus finanzas. La contabilidad de una sola entrada es un método de contabilidad comúnmente utilizado tanto para individuos como para pequeñas empresas. En este artículo, examinaremos el sistema de entrada única y compararemos la contabilidad de entrada única con la contabilidad de entrada doble. También discutiremos un ejemplo de contabilidad de una sola entrada.

¿Qué es la contabilidad de entrada única?

La contabilidad de una sola entrada es una técnica de contabilidad que se parece más a equilibrar la chequera de un individuo. En un sistema de entrada única, cada transacción se registra utilizando una entrada a la vez y se anota como ingreso o gasto. Con la contabilidad de una sola entrada, las personas rastrean y documentan transacciones financieras, como pagos en efectivo y recibos de efectivo.

Ventajas de la contabilidad de una sola entrada

Aquí hay algunas ventajas clave de usar un sistema de contabilidad de una sola entrada:

Sencillez

La contabilidad de una sola entrada es un procedimiento contable más directo porque las personas o empresas solo registran una entrada a la vez. Debido a su naturaleza sencilla, el método de contabilidad de entrada única puede ser realizado por personas que tienen poca o ninguna experiencia previa en contabilidad.

Además, la simplicidad de la contabilidad de una sola entrada es atractiva para las pequeñas empresas que pueden no tener los fondos para contratar a un contador de tiempo completo. En este caso, el propietario de la empresa o un empleado existente podría usar el sistema de entrada única para llevar los libros de la empresa.

No se requieren herramientas

Como mínimo, las únicas herramientas necesarias para utilizar un sistema de entrada única son lápiz y papel. Como solo se realiza un seguimiento de los ingresos y los gastos, el uso de la contabilidad de una sola entrada puede ahorrar dinero a una pequeña empresa porque no hay necesidad de un costoso software de contabilidad. Es importante tener en cuenta que la contabilidad de una sola entrada se utiliza típicamente en los sistemas de contabilidad manual.

Ideal para startups y pequeñas empresas.

Las nuevas empresas y las pequeñas empresas pueden encontrar que el uso de un sistema de entrada única es ventajoso para ellas porque, como una empresa nueva o una empresa más pequeña, su único enfoque será el seguimiento de las ganancias y pérdidas. La contabilidad de entrada única permite a las empresas más pequeñas registrar sus finanzas de una manera simplificada y concisa.

Además, las nuevas empresas y las pequeñas empresas generalmente no tienen un registro financiero sólido, lo que hace que el uso de un sistema de entrada única sea más atractivo porque no hay tantas transacciones para documentar. Una empresa nueva o pequeña puede comenzar a usar la contabilidad de una sola entrada, pero luego pasar a la contabilidad de doble entrada a medida que la empresa crece.

Ayuda a mantener las finanzas.

Otra ventaja para las pequeñas empresas y las nuevas empresas es que al utilizar la contabilidad de una sola entrada, estas empresas pueden visualizar todos los fondos que entran y salen. De esta manera, una empresa puede observar cualquier área problemática en sus registros financieros y puede hacer cambios según sea necesario.

Por ejemplo, una empresa que utiliza un sistema de entrada única puede determinar que hay un aspecto del negocio en el que está gastando demasiado. La contabilidad de una sola entrada puede ayudar a una empresa a encontrar áreas para reducir costos y puede mejorar la salud financiera del negocio.

Desventajas de la contabilidad de una sola entrada

Hay algunas desventajas asociadas con el uso de un sistema de contabilidad de una sola entrada, que incluyen:

No aplica para todos los negocios

La contabilidad de una sola entrada es más adecuada para pequeñas empresas o individuos. En un sistema de contabilidad de una sola entrada, las transacciones financieras de una empresa tales como inventario, cuentas por pagar y Cuentas por cobrar no se registran. El registro preciso de este tipo de transacciones es crucial para una gran empresa, por lo que la contabilidad por partida doble es la mejor opción para las grandes empresas.

Uso limitado

Otra desventaja de la contabilidad de una sola entrada es que solo realiza un seguimiento de los ingresos netos. La contabilidad de una sola entrada no permite que la empresa o el individuo creen balances o documenten ningún activo o pasivo. Las empresas públicas están obligadas a documentar sus finanzas utilizando balances y estados de resultados, pero no podrían hacerlo utilizando la contabilidad de una sola entrada.

No se pueden rastrear los activos

Con la contabilidad de una sola entrada, una empresa no podría controlar completamente sus activos y pasivos. Las grandes empresas generalmente tienen una variedad de activos que incluyen numerosos edificios, vehículos de la empresa y muebles de oficina de la empresa. La contabilidad de doble entrada estaría mejor equipada para informar los gastos asociados con este tipo de activos.

Además, los pasivos son más difíciles de rastrear en un sistema de entrada única. Por ejemplo, en la contabilidad de una sola entrada, un préstamo se registra como ingreso. Por el contrario, en la contabilidad de partida doble, los préstamos se documentan como ingresos pero también como pasivos. Por lo tanto, es posible que un sistema de entrada única no presente el informe más preciso de las finanzas de una empresa.

No se pueden comprobar los errores

Otra desventaja de la contabilidad de una sola entrada es que los errores pueden pasar desapercibidos durante largos períodos de tiempo. Un error contable puede ser devastador para las finanzas de su empresa. Por ejemplo, si los ingresos se documentaron incorrectamente, entonces la empresa puede tratar de gastar algo que no tienen suficiente dinero para comprar. Debido al error con los ingresos, la empresa pensaría que tiene los fondos, pero en realidad no es así.

Contabilidad de entrada única frente a entrada doble

La contabilidad de entrada única y la contabilidad de entrada doble son dos formas muy diferentes de contabilidad. Aquí hay algunas diferencias clave entre la contabilidad de una sola entrada y la contabilidad de doble entrada:

teneduría de libros de una sola entrada

  • Una sola entrada por transacción financiera

  • Documenta pagos entrantes (ingresos) y salientes (gastos)

  • Realiza un seguimiento de los ingresos, gastos y efectivo

  • Los registros financieros se mantienen en un libro de caja

  • Utilizado por pequeñas empresas y particulares.

Contabilidad de doble entrada

  • Dos entradas por transacción (un débito y un crédito)

  • Utiliza cuentas para activos, pasivos, acciones, ingresos y gastos

  • Utilizado por todos los tamaños y tipos de empresas

  • Calcula ganancias y pérdidas

  • Encuentra errores fácilmente

Cómo hacer la contabilidad de una sola entrada

Con la contabilidad de una sola entrada, los registros financieros tradicionalmente se contienen dentro de una tabla en un libro de caja o caja. diario. El libro de caja comúnmente incluye información como la fecha y descripción de la transacción, el monto de la transacción y el saldo total.

El registro de transacciones utilizando la contabilidad de una sola entrada es un proceso sencillo que incluye los siguientes pasos:

1. Comienza con el saldo anterior

Registre el saldo existente anterior en la primera línea de la fila del saldo inicial. Escriba la cantidad en la primera fila de la columna del saldo de la cuenta.

2. Documentar ingresos y gastos

Complete la tabla con ingresos (ingresos) y gastos, usando una fila por transacción. Escriba las cantidades de ingresos y gastos en la tabla uno a la vez. Si el primer elemento de la tabla son los ingresos, agregue la cantidad al saldo de la cuenta y documente el total de la nueva cuenta. Si el segundo elemento de la tabla es un gasto, reste la cantidad del saldo de la cuenta de la línea anterior. Documente el nuevo saldo de la cuenta en la tabla.

3. Calcula el saldo final

Después de sumar y restar todos los ingresos y gastos, habrá calculado el saldo final del período designado (semana, mes o año). Complete la fila del saldo final con la cantidad que calculó.

Ejemplo de contabilidad de una sola entrada

Aquí hay una tabla de ejemplo utilizada en la contabilidad de una sola entrada:

Fecha Descripción Notas Gastos Ingresos Cuenta
Saldo 02/08 Saldo inicial $8,000.00 02/09 Factura pagada $2,000.00 $10,000.00 02/10 Renta $1,000.00 $9,000.00 02/11 Saldo final $9,000.00

Lee mas: Todo lo que necesita saber sobre contabilidad financiera

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