Consejos para escribir un anuncio de cambio organizacional (con ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Un anuncio de cambio organizacional es un componente crítico de la comunicación en el lugar de trabajo. Este breve memorando podría brindar claridad sobre cualquier cambio dentro de una organización. Aprender a escribir y enviar un anuncio de cambio organizacional es una habilidad valiosa que puede utilizar a lo largo de su carrera. En este artículo explicamos qué es un anuncio de cambio organizacional, por qué es importante y cómo redactar este anuncio.

¿Qué es un anuncio de cambio organizacional?

Un anuncio de cambio organizacional es un mensaje impreso o digital que se envía a todos los empleados y partes interesadas para explicar un cambio en las operaciones. Muchas grandes empresas utilizan el correo electrónico interno para distribuir este mensaje. Una empresa puede enviar este anuncio a departamentos individuales o a todo el personal, junto con los proveedores que trabajan con la empresa.

¿Por qué es importante un anuncio de cambio organizacional?

Un anuncio de cambio organizacional es fundamental para informar al personal sobre los nuevos procedimientos después del cambio. Dado que el cambio podría referirse a una variedad de situaciones, incluido el personal nuevo o que se va, y puede afectar la forma en que los empleados realizan su trabajo diario, puede ser importante abordar el cambio lo antes posible. Por ejemplo, los empleados pueden leer el anuncio y saber a quién deben informar.

Algunos anuncios de cambios organizacionales, como una nueva contratación, pueden crear un ambiente acogedor desde el primer día. También puede compartir información para que todos los miembros del equipo sepan dónde reportar las tareas relacionadas con el trabajo. Este anuncio comunicaría cómo los empleados hacen su trabajo con el cambio reciente, incluido a quién informar, a dónde ir si tienen preguntas y cualquier cambio en el servicio al cliente si es necesario.

¿Cuándo escriben las empresas anuncios de cambios organizacionales?

Las empresas pueden decidir escribir un anuncio de cambio organizacional en los siguientes eventos:

  • Nueva contratación: si un nuevo empleado se une a la empresa, se acostumbra enviar un correo electrónico con un anuncio para compartir información sobre la nueva contratación y las funciones realizadas.

  • Terminación del empleado: una vez que un empleado se va, una empresa puede enviar un anuncio de cambio organizacional para comunicar cualquier expectativa revisada para los deberes laborales y compartir dónde informar.

  • Reestructuración corporativa: las empresas a veces pueden cambiar el liderazgo o reasignar tareas entre departamentos. Un anuncio de cambio organizacional puede ayudar a aclarar cualquier cambio dentro de la empresa y ofrecer orientación al personal.

  • Nuevos procedimientos: las empresas pueden enviar un anuncio de cambio organizacional para notificar a los clientes y al personal cuando adopten nuevos procedimientos.

  • Cambios de departamento: las empresas pueden cambiar funciones entre departamentos o reasignar gerentes, por lo que este es otro ejemplo de cuándo puede ser necesario enviar un anuncio de cambio organizacional.

  • Nueva administración: si los roles de administración cambian, las empresas pueden publicar un anuncio de cambio organizacional para los empleados internos y los clientes sobre cualquier cambio de política.

  • Promociones: cuando un empleado recibe una promoción, una empresa puede compartir la noticia del galardón con las partes interesadas internas y externas.

  • Fusión de la empresa: cuando otra organización se fusiona o compra una empresa, generalmente envía un anuncio formal de cambio organizacional al personal, los clientes y los medios.

Consejos para escribir un anuncio de cambio organizacional

Cree un anuncio de cambio organizacional útil y oportuno usando estos consejos:

Considere la audiencia

El contenido de un anuncio de cambio organizacional generalmente depende de quién lo recibe. Dado que algunos anuncios de cambios organizacionales son solo para empleados internos, el correo electrónico interno puede ser una forma efectiva de comunicarse. Los supervisores y gerentes de la empresa deben seleccionar una lista de todos los que recibirán el anuncio y verificar su exactitud. Si el cambio afecta a los clientes, también deben recibir el anuncio de cambio organizativo.

Informar a los interesados ​​antes de enviar

Si el cambio organizacional afecta a un departamento o a un empleado en particular, una empresa debe informar personalmente a las personas cercanas al cambio antes de enviar el mensaje. Esto proporciona un tiempo para que el equipo discuta el cambio en privado antes de publicar la noticia. Esta práctica también puede preparar a los miembros del equipo que el cambio involucra directamente para estar disponibles para responder preguntas que otros empleados puedan tener.

Revisar cualquier manual de operaciones y listas de contactos.

Si el anuncio de cambio organizacional comparte información de nuevos empleados o un cambio en la estructura corporativa, también puede ser conveniente asegurarse de que reflejen el cambio en el manual de la empresa y en todas las listas de contactos. Un nuevo empleado que comienza en una empresa crearía una razón para enviar una nueva lista de contactos, mientras que una reestructuración corporativa podría necesitar un cambio en los manuales, políticas y procedimientos de la empresa.

Redactar un memorándum para revisión

Antes de que ocurra el cambio organizacional, el liderazgo debe consultar con recursos humanos para verificar que el anuncio del cambio organizacional siga todas las pautas de los empleados. También puede ser beneficioso distribuir este borrador a unos pocos socios internos seleccionados para su consideración. Es fundamental verificar que incluyan toda la información relevante en el anuncio.

Un buen consejo para redactar el anuncio de cambio organizacional es revisar los procedimientos antiguos y compartir los nuevos en el documento. Por ejemplo, si está anunciando una promoción, comparta el rol anterior que tenía el empleado antes de compartir el nuevo rol.

Enviar el anuncio

Cuando la empresa haya determinado el método adecuado para compartir el anuncio, programe y comparta el mensaje. También puede ser útil publicar una copia del anuncio en el sitio web de la empresa para que la información esté disponible para el público en general si es necesario.

También pueden enviar el anuncio a los medios locales a través de un comunicado de prensa dependiendo de si el cambio es relevante para la comunidad. Algunos anuncios, como las nuevas contrataciones y los ascensos, pueden ser una adición útil a un periódico comunitario o una publicación comercial.

Muestras de anuncios de cambios organizacionales

Estos son algunos ejemplos de anuncios de cambios organizacionales comunes:

Anuncio de nueva contratación

Equipo:

Jennifer Lee comenzará como directora de publicidad y marketing el 1 de julio. Llega a nosotros después de 12 años con General Computer Inc. como directora de marketing. Manejó con éxito un presupuesto de publicidad que superó los $350,000. Su licenciatura es de la Universidad Smith en publicidad digital y será un gran activo para nuestro nuevo proyecto de cambio de marca.

Bienvenida al equipo, Jennifer.

Saludos,

Max Walker, presidente de comunicaciones digitales

Anuncio de empleado despedido

Con vigencia inmediata, Miles Mitchell ya no estará en General Computer Inc. Mientras tanto, comuníquese con Samantha Bushnell para obtener información sobre el servicio al cliente en samantha@email.com. Samantha ahora también dirigirá las reuniones diarias del equipo y discutirá todos los próximos proyectos.

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