Comprensión de los procesos y fases de la gestión de proyectos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 23 de febrero de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 23 de febrero de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Los equipos suelen completar proyectos a gran escala en fases para terminar las tareas en un orden específico. Como director de proyectos de su equipo, puede utilizar las diferentes fases de la gestión de proyectos para realizar un seguimiento y organizar el progreso de su grupo hacia su objetivo. En este artículo, exploramos el proceso de gestión de proyectos, sus diversas fases y cómo los equipos pueden usar estos procesos para completar un proyecto a fondo y según lo programado.

¿Qué es un director de proyecto?

Los gerentes de proyecto son responsables de reunirse con los clientes y las partes interesadas para comprender y supervisar los requisitos de cada aspecto de un proyecto. Se comunican con las partes interesadas que tienen interés en el resultado de un proyecto, incluidos clientes, gerentes, patrocinadores o miembros de la junta. Si es gerente de proyectos, puede desarrollar planes basados ​​en requisitos presupuestarios, plazos y recursos. Los gerentes de proyecto trabajan con equipos para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y, de lo contrario, contribuir a la finalización del proyecto.

Proceso de gestión de proyectos

Los gerentes de proyecto utilizan una variedad de procesos para guiar un proyecto hacia su finalización. Como gerente de proyecto, es probable que utilice muchos de los siguientes procesos:

  • Gestión de fases: los equipos, las partes interesadas y el director del proyecto revisan con frecuencia el documento de inicio del proyecto para asegurarse de que cada fase siga los objetivos establecidos durante las etapas de estrategia y planificación. Cada miembro del equipo comprueba su comprensión de los objetivos del proyecto y su papel individual en cada fase. Una vez que todos los entregables, o productos o resultados planificados, que los equipos programaron para la fase estén completos, los equipos pueden pasar a la siguiente fase.

  • Planificación: al comienzo de cada fase, puede revisar los recursos necesarios para asegurarse de que estén disponibles. Cuando comienza cada fase en la etapa de planificación, puede aumentar la probabilidad de que su equipo cumpla con sus requisitos de presupuesto y cronograma.

  • Control: el seguimiento de las métricas del proyecto y la utilización de informes para analizar cada fase le permite controlar el presupuesto, el alcance, el tiempo y los problemas que surgen dentro de cada fase.

  • Gestión de equipos: como gestor de proyectos, ayuda a formar y apoyar a varios miembros del equipo a lo largo de un proyecto. Este proceso puede incluir asegurarse de proporcionar las herramientas que necesitan y en el momento adecuado, o brindar capacitación para usar esas herramientas antes de que comience una fase.

  • Comunicación: los gerentes de proyecto pueden delegar responsabilidades de comunicación a una persona o equipo para mantener informados a todos los miembros del equipo, los recursos y las partes interesadas de un proyecto a lo largo de cada fase. Delegar la comunicación permite al director del proyecto centrarse en otras tareas de planificación, adquisición e integración.

  • Adquisición: para adquirir recursos, usted y su equipo deben identificar qué recursos requiere el proyecto, buscar ofertas de contratistas y administrar el presupuesto y el cronograma de los contratistas. También debe cerrar los contratos completados tan pronto como estén listos para asegurarse de mantener el flujo de trabajo del proyecto.

  • Integración: como gerente de proyecto, se asegura de que todos los procesos y equipos se coordinen. Algunos procesos pueden superponerse o competir. Por ejemplo, un equipo puede requerir el resultado del trabajo de un contratista para comenzar su trabajo dentro de la fase actual. Puede planificar estrategias de coordinación y utilizar la comunicación, como reuniones regulares, para actualizar a los miembros del equipo sobre el progreso en otros procesos que afectan su trabajo.

Lee mas: Aprenda a ser un gerente de proyecto

Fases de la gestión de proyectos.

Los gerentes de proyecto consideran la progresión del proyecto en términos de fases para garantizar que sus equipos produzcan los entregables objetivo y cumplan con los requisitos. En algunos casos, las empresas desarrollan sus propias versiones de las fases del proyecto.

  1. Estrategia e iniciación

  2. Diseño y planificación

  3. Ejecución y pruebas

  4. lanzamiento y entrenamiento

  5. Apoyo y realización de beneficios

  6. cierre del proyecto

1. Estrategia e iniciación

Al comienzo de un proyecto, los miembros del equipo desarrollan completamente una idea antes de presentarla a las partes interesadas relevantes para su aprobación. En esta etapa, define los requisitos para el proyecto y demuestra cómo el equipo puede lograr los objetivos dentro de su presupuesto y plazo.

Las partes interesadas deciden si los beneficios de su proyecto justifican los costos. Durante la fase de desarrollo, los pasos que toma su equipo para completar el proyecto pueden cambiar a medida que buscan el asesoramiento de expertos y realizan investigaciones sobre cada paso. Usted y los miembros de su equipo deben revisar los objetivos que desarrolle durante esta etapa de estrategia a lo largo del proyecto para asegurarse de que el resultado coincida con la idea original y los objetivos acordados por las partes interesadas y los miembros del equipo.

2. Diseño y planificación

Durante esta etapa, las partes interesadas determinan una estructura de desglose del trabajo, reclutan miembros del equipo, obtienen recursos y aprueban un documento de inicio del proyecto. Describen objetivos SMART, asignan tareas, establecen presupuestos y predicen problemas y soluciones.

Los objetivos SMART son útiles para los equipos de proyectos porque son:

  • Específico

  • Mensurable

  • Realizable

  • Importante

  • basado en el tiempo

Los equipos, los gerentes y las partes interesadas pueden usar herramientas adicionales para resolver problemas durante esta fase de planificación, o pueden hacer cambios si es necesario. Los gerentes y equipos de proyecto deben buscar la aprobación de las partes interesadas con cada cambio o nuevo plan. En este momento, pueden establecer un cronograma del proyecto.

Lee mas: Metas SMART: Definición y Ejemplos

3. Ejecución y pruebas

Los proyectos a menudo pasan de la fase de planificación a la fase de ejecución con una reunión inicial para distribuir los recursos y asegurarse de que todos entiendan su función. Los equipos ejecutan los componentes de sus proyectos y prueban cada entregable a medida que completan sus tareas. Por ejemplo, si su equipo está trabajando en software o componentes de diseño, puede probar estos elementos en cada fase.

Los gerentes de proyecto establecen sistemas de comunicación y horarios de reuniones regulares si son relevantes para el proyecto o la fase. Es necesario que los gerentes de proyecto se mantengan organizados, estén atentos a los riesgos o problemas y revisen los objetivos del proyecto. Para proyectos de alto riesgo, algunos gerentes pueden optar por incorporar un punto en esta fase para verificar que las metas, el cronograma y el presupuesto sean realistas. Dependiendo de la situación, un gerente de proyecto puede decidir hacer retroceder el proyecto a la etapa de planificación.

4. Lanzamiento y formación

Una vez que el equipo completa la fase de ejecución y prueba, puede lanzar el proyecto y ponerlo a disposición de los usuarios. Los equipos pueden brindar capacitación si es necesario, por ejemplo, sobre cómo usar un nuevo sistema, herramienta o producto. Durante esta fase, los gerentes de proyecto a menudo usan indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar el desempeño de los equipos y hacer ajustes a los recursos y presupuesto del proyecto si es necesario.

Algunos ejemplos de KPI son:

  • Conociendo objetivos

  • Cumplir con los estándares de calidad

  • Hacer un seguimiento del presupuesto y el cronograma

  • Ser capaz de determinar una fecha de finalización

Lee mas: Uso de indicadores clave de rendimiento (KPI) para lograr objetivos

5. Apoyo y realización de beneficios

Las partes interesadas y los gerentes determinan si el resultado del proyecto cumple con los objetivos. Los gerentes de proyecto implementan sistemas de soporte adicionales que pueden continuar a largo plazo, como un botón para solicitar ayuda si el proyecto implementó un nuevo software. Las partes interesadas y los directores de proyectos pueden elegir cómo analizar y mantener los entregables con métricas y métodos. Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden implementar métodos de control de calidad o protocolos de retención de clientes, según la industria y los objetivos del proyecto. Este paso asegura la calidad continua de los resultados del proyecto.

6. Cierre del proyecto

Durante el cierre de un proyecto, los gerentes de proyecto, los equipos y las partes interesadas pueden revisar y documentar si los resultados coinciden con los objetivos originales. La evaluación y el análisis son importantes en esta etapa, y las partes interesadas pueden optar por cerrar el proyecto en función de los resultados o revisar los elementos que necesitan mejoras.

Como gerente de proyectos, la comunicación y la eficiencia son esenciales. Tomarse el tiempo para comprender y elaborar estrategias conscientemente sobre los procesos y las fases de un proyecto puede ayudarlo a mantenerse organizado. Puede usar estos métodos con sus equipos para completar proyectos de manera eficiente.

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