Cómo vincular hojas de cálculo en Excel (con consejos y cuándo hacerlo)

Por el equipo editorial de Indeed

4 de noviembre de 2021

Microsoft Excel puede ser una herramienta poderosa para cualquier profesional que busque realizar un seguimiento de los datos importantes y las métricas de rendimiento. Aprender a aprovechar al máximo este programa puede ser beneficioso para cualquiera que lo utilice. La vinculación de hojas de cálculo puede agilizar la recopilación y el almacenamiento de datos de su equipo y, al mismo tiempo, garantizar que todas las hojas estén actualizadas y sean precisas. En este artículo, discutimos por qué es beneficioso vincular hojas de cálculo en Excel, explicamos cuándo es posible que desee hacerlo y ofrecemos pasos para vincular hojas de cálculo correctamente.

¿Por qué vincular hojas de cálculo en Excel?

Vincular hojas de cálculo o libros de trabajo en Excel puede ser beneficioso porque le permite hacer referencia a datos de una variedad de fuentes dentro de una hoja principal. También mantiene toda su información precisa en todos sus documentos porque los cambios que realiza en una hoja se actualizan automáticamente en todos los documentos con los que está vinculado. Puede vincular hojas en el mismo libro de trabajo u hojas de dos libros de trabajo en su computadora. La vinculación de hojas de cálculo puede reducir los errores al mantener todos los formularios coherentes y puede ahorrar tiempo porque no tiene que actualizar cada hoja manualmente para un solo cambio.

Instancias en las que podría vincular hojas de cálculo

Cuando tiene una variedad de personas trabajando con un conjunto de datos, vincular las hojas de cálculo que usan puede ser útil porque permite que las actualizaciones se sincronicen en todos los conjuntos de datos vinculados. Por ejemplo, si una empresa papelera tiene hojas de cálculo para su personal de ventas, el departamento de contabilidad y su almacén que incluyen la misma información de inventario, al vincular las hojas de cálculo puede asegurarse de que todos los equipos tengan la información de inventario más actualizada cuando se actualice. Si tiene equipos que trabajan desde diferentes ubicaciones usando la misma información, puede considerar vincular hojas de cálculo que contengan información que todos usan.

Cómo vincular hojas de cálculo en Excel

Al vincular hojas en diferentes libros de trabajo, está conectando una hoja, conocida como fuente, con otra, que es el destino. Esta conexión le permite hacer referencia a datos de múltiples fuentes dentro del destino. Puede vincular celdas individuales o un grupo de celdas adyacentes, como una tabla. Aquí hay cuatro métodos para usar al vincular hojas de cálculo:

Vincular hojas de cálculo haciendo clic

Este método le permite vincular dos libros de trabajo haciendo clic en las celdas dentro de cada uno. Considere usar este método cuando desee vincular solo una celda sin escribir una función. Los pasos para vincular dos hojas de cálculo haciendo clic son:

  1. Abra las hojas de cálculo de origen y de destino.

  2. En el destino, haga clic en la celda a la que desea vincular la fuente y escriba “=”.

  3. Navegue a la hoja de cálculo que desea usar como fuente.

  4. Haga clic en la celda que desea vincular al destino y presione enter.

Excel ahora ha creado la fórmula que vincula estas dos hojas de cálculo.

Vincular hojas de cálculo copiando y pegando

Cuando copia y pega información de una hoja de cálculo a otra con funciones estándar, los valores de una no se actualizan automáticamente si los cambia en la otra. Este método le permite copiar y pegar datos del origen en el destino, al mismo tiempo que garantiza que los cambios realizados en los datos de origen se repliquen en el destino. Con este método, puede copiar varias celdas adyacentes, por lo que puede ser una técnica útil al copiar una tabla. Estos son los pasos para vincular copiando y pegando:

  1. Abra las hojas de cálculo de origen y de destino.

  2. En el origen, resalte todas las celdas adyacentes que desea copiar al destino.

  3. Una vez resaltado, copie los datos haciendo clic derecho y seleccionando “copiar” o presionando “Ctrl” y “C” en su teclado.

  4. Navegue a la hoja de destino y haga clic en la celda a la que desea copiar los datos.

  5. En la pestaña “Inicio”, haz clic en “Pegar” y luego en “Pegar enlace”.

Cuando hace esto, Excel vincula su celda o celdas seleccionadas desde el origen hasta el destino. Para garantizar el enlace de celdas correcto, puede ver las variables dentro de la barra de fórmulas.

Vinculación de hojas de cálculo mediante el uso de una fórmula

Si se siente más cómodo escribiendo una fórmula usted mismo en lugar de que Excel la complete por usted, considere este método. Esto puede ser efectivo al vincular una celda o varias celdas no adyacentes. Al vincular varias celdas con este método, puede copiar la fórmula y pegarla, cambiando solo la ubicación de la celda de origen. Estos son los pasos para vincular hojas de cálculo usando la fórmula:

  1. Abra las hojas de cálculo de origen y de destino.

  2. Identifique la celda en la fuente a la que desea hacer referencia.

  3. Seleccione la celda del destino donde desea vincular la información.

  4. Escriba la fórmula “=SheetName!CellReference”, completando las variables.

Al escribir la fórmula, “SheetName” se refiere al nombre de archivo del documento de origen y “CellReference” se refiere a la celda en el origen que está vinculando. Por ejemplo, si desea vincular la celda B8 en una hoja de cálculo con la etiqueta “Ventas” a una celda en el mismo libro de trabajo, la fórmula se vería así: “=Ventas!B8”. Si está vinculando dos hojas de cálculo que no están en el mismo libro de trabajo, también debe incluir el nombre del libro de trabajo en la fórmula. Si está vinculando a un libro llamado “2020Data”, esa misma fórmula se vería como “=[2020Data]¡Ventas! B8”.

Vincular hojas de cálculo con hipervínculos

Los hipervínculos entre hojas de cálculo son otra forma de conectar los dos documentos, pero este método no transfiere datos. Los hipervínculos son útiles cuando desea una forma rápida y fácil de navegar a la fuente de datos dentro de una tabla, o si simplemente desea ubicar una hoja de trabajo específica rápidamente. Estos son los pasos para vincular hojas de cálculo de Excel.

  1. Abra las hojas de cálculo de origen y de destino.

  2. Seleccione la ubicación en la que desea que aparezca el hipervínculo.

  3. Vaya a la “Biblioteca de funciones” en la pestaña “Fórmulas”.

  4. Dentro del menú “Búsqueda y referencia”, seleccione “Hipervínculo”

  5. En el cuadro de diálogo, ingrese la ubicación del enlace. El formato debe ser “#SheetName!CellReference”, donde SheetName es la hoja a la que hace referencia y CellReference es la ubicación de la celda.

  6. Es opcional completar el cuadro “Friendly_name”. Hacer esto cambiará la forma en que aparece el enlace.

  7. Haga clic en “Aceptar” en el cuadro emergente.

El hipervínculo ahora está activo. Considere hacer clic en el enlace para asegurarse de que conduce a la ubicación correcta.

Sugerencias para usar hojas de cálculo vinculadas

Estas son algunas prácticas a tener en cuenta al usar hojas de cálculo vinculadas:

Vuelva a verificar que el cálculo automático esté activado

Cuando sus datos se actualicen, es importante que todos los cálculos que se realicen en la hoja de cálculo se actualicen con la nueva información. Para asegurarse de que esto suceda automáticamente, vaya a la sección “Cálculo” de la cinta de opciones de Excel. Haga clic en la flecha junto a “Opciones de cálculo” y seleccione “Automático”. Alternativamente, puede hacer clic en “Archivo”, “Opciones de Excel” y luego “Fórmulas”. En la pestaña “Fórmulas”, asegúrese de haber seleccionado “Automáticamente” en “Opciones de cálculo”.

Haga una copia de seguridad de sus datos en una hoja de cálculo no vinculada

Debido a que su hoja de destino se actualiza automáticamente cuando cambia la hoja de origen, considere hacer una copia de seguridad de ambas hojas con regularidad. Al hacerlo, crea una opción secundaria en caso de que alguien borre o corrompa accidentalmente los datos en cualquiera de las hojas. Puede hacer esto yendo a “Archivo”, haciendo clic en “Guardar como” y creando un nuevo documento con un nombre diferente.

Cómo desvincular tus hojas de cálculo

Si ya no desea tener vinculados el origen y el destino, desvincularlos puede ser simple. Para hacer esto, haga clic en el botón “Editar enlaces” en cualquiera de las hojas. Puede encontrar esto en la sección “Consultas y conexiones” de la pestaña “Datos” en la cinta superior. En el cuadro de diálogo que aparece, puede ver los enlaces hacia o desde esa hoja. Haga clic en el botón “Romper enlaces” y confirme qué enlace desea desactivar.

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