Cómo usar una plantilla de planificación de Sprint (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

La gestión eficaz de proyectos puede mejorar las relaciones entre los miembros del equipo, aumentar la eficiencia e impactar en mejores resultados del proyecto. Independientemente del tamaño de su proyecto, la adopción de métodos de gestión como scrum puede promover la productividad del equipo. Aprender a escribir una plantilla de planificación de sprint adecuada puede ayudarlo a realizar sus tareas de manera más eficiente y efectiva. En este artículo, destacamos los beneficios de usar una plantilla de planificación de sprint, la definición de una agenda de planificación de sprint y discutimos los pasos para usar la plantilla, discutimos el ciclo de sprint ágil y exploramos quién usa la planificación de scrum.

Beneficios de usar una plantilla de planificación de sprint

La planificación de Sprint permite a los equipos de producto e ingeniería priorizar el trabajo y determinar qué miembros de su equipo son capaces de asumir ciertas tareas. Aquí hay algunos beneficios de usar una plantilla de planificación de sprint:

Más enfoque

Al dividir el proyecto en asignaciones más simples, puede asegurarse de que la atención exclusiva de su equipo esté en resolver el problema actual. Un sprint de proyecto Scrum se completa cuando las especificaciones finales se ajustan a la ‘definición de hecho’ previamente acordada. Esto implica que los miembros del equipo no tienen que preocuparse por el retraso.

Costos reducidos

Un proyecto importante no solo puede requerir una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo, sino que también puede requerir un nivel de compromiso financiero considerable. Además, puede reiniciar todo el proyecto si hay una actualización significativa o un error de un miembro del equipo. Esto puede dar lugar a retrasos en el proyecto y a la pérdida de dinero. Si usa sprints, puede acomodar cualquier solicitud de cambio en sprints posteriores mientras se asegura de que todas las tareas de sprint anteriores no se vean afectadas por un error de sprint actual. Esto puede ahorrarle tiempo y dinero en el costo total del proyecto.

Mayor transparencia

La transparencia es un factor importante para asegurar el éxito de cualquier proyecto. Los equipos ágiles deben comunicar toda la información y cada miembro debe trabajar con el mismo objetivo para el producto final. Debido a que todos están de acuerdo con el proceso de trabajo, la probabilidad de que el proyecto se desvíe disminuye significativamente, lo que aumenta la visibilidad y la transparencia del proyecto.

moral mejorada

Los enfoques ágiles no imponen limitaciones a los miembros del equipo en función de su posición en la estructura organizativa. Esto indica que los líderes del equipo tratan la perspectiva de cada miembro por igual y con respeto. Este sentido de inclusión impulsa a los miembros del equipo a trabajar aún mejor y hacer coincidir sus propios intereses con los del negocio.

Mejor calidad

Las pruebas son un componente integral de la fase de ejecución del proyecto en la gestión ágil de proyectos, lo que da como resultado una mayor calidad del producto final. Debido a que los equipos evalúan todo con prontitud y a nivel microscópico, puede estar seguro de que su producto cumple con todos los requisitos. El cliente permanece activo en el proceso de desarrollo y tiene derecho a solicitar ajustes en función de las condiciones del mercado. Debido a la naturaleza iterativa de Agile, los equipos autoorganizados continúan aprendiendo y evolucionando con el tiempo y continúan mejorando.

Productividad incrementada

Los sprints promueven la eficiencia del equipo y permiten la mejora continua en la gestión de proyectos. Esto tiene un impacto directo en la productividad total del equipo. Se ha demostrado que los proyectos ágiles tienen alrededor de un 28 % más de éxito que los proyectos no ágiles.

Clientes satisfechos

Los clientes se involucran constantemente en el proceso de toma de decisiones en Agile, lo que resulta en una mayor retención de clientes. En un marco convencional, los clientes se involucran solo en la fase de planificación y no tienen impacto en la ejecución, lo que limita la flexibilidad y adaptabilidad del cliente. Al mantener informado al cliente y hacer ajustes en función de sus aportes, agrega valor al consumidor y garantiza que el producto final cumpla exactamente con sus expectativas.

Mayor adaptabilidad

Cuando los equipos de proyectos implementan Agile correctamente, les proporciona una flexibilidad inigualable. Los equipos operan en ráfagas más cortas y el propietario del proyecto los apoya con aportes y participación frecuentes. Los cambios suelen llevar mucho tiempo y son costosos en otras técnicas de gestión de proyectos, pero Agile divide el proyecto en pequeños sprints que son lo suficientemente flexibles como para permitir modificaciones de última hora. Esta adaptabilidad sin igual es una de las principales razones por las que las empresas dinámicas quieren trabajar con Agile.

Mejora de la previsibilidad del proyecto

Con una visibilidad mejorada, la predicción de riesgos y el desarrollo de estrategias de mitigación efectivas se vuelven más fáciles. Dentro del marco Agile, hay más oportunidades para identificar, pronosticar peligros y prepararse para la finalización exitosa de un proyecto. Scrum, por ejemplo, utiliza Sprint Backlogs y Burn-down Charts para mejorar la visibilidad del proyecto, lo que permite a los gerentes pronosticar el rendimiento y prepararse adecuadamente.

Trabajo colaborativo

A menudo, los equipos de proyecto están compuestos por personas que no interactúan en circunstancias normales. Los sprints ágiles promueven la cooperación entre todos los miembros del equipo, y estas interacciones pueden ayudar a las personas a desarrollar una sensación de confianza mutua, lo que puede tener una buena influencia en su rendimiento general.

Riesgos reducidos

En teoría, cualquier proyecto que utilice una metodología Agile nunca puede fallar. Agile funciona en pequeños sprints que se centran en la entrega continua. Siempre hay una pequeña parte que el equipo puede rescatar y usar en el futuro, incluso si un enfoque en particular no sale según lo planeado.

¿Qué es una agenda de planificación de sprints?

Una agenda de planificación de sprint es una agenda de reunión estructurada que puede ayudar a los equipos a mantenerse enfocados durante su reunión de planificación de sprint. Las reuniones de planificación de Sprint son un componente crítico de la estructura de cuatro partes del sistema de gestión de proyectos Scrum. Las agendas pueden ser una herramienta valiosa para la preparación de equipos, la organización de procesos y la delegación de responsabilidades. La planificación adecuada puede ser fundamental para el éxito del sprint.

Al comienzo de cada sprint o fase del proyecto, los equipos se reúnen para priorizar el trabajo. Al determinar las demandas actuales de un proyecto y los recursos disponibles de un equipo, líderes, propietarios de proyectos y desarrollo, los equipos pueden asignar cargas de trabajo y priorizar actividades de manera efectiva. Una agenda puede ayudar a acelerar el proceso de la reunión y garantizar que las sesiones cubran y manejen todos los componentes del sprint.

Cómo usar la plantilla de reunión de planificación de sprint

Estos son algunos pasos que puede seguir para usar la plantilla de reunión de planificación de sprint:

1. Cerrar la reunión anterior

Comience su reunión de planificación de sprint abordando cualquier problema pendiente del sprint anterior. Examine los puntos narrativos y use la plantilla para realizar un seguimiento de lo que ha hecho y lo que debe trasladarse al siguiente sprint. Después de revisar sus logros, puede estar listo para discutir los objetivos del sprint actual.

2. Comparte objetivos de sprint

Decidan como equipo lo que quieren lograr a lo largo del sprint. Utilice esta plantilla para ayudar a su equipo a centrarse en el tema y los objetivos del sprint. Incluya definiciones, pautas y cualquier otro recurso necesario para que su equipo opere con éxito durante el sprint.

3. Velocidad actual del equipo

Antes de que su equipo comience a trabajar, es importante mostrar la velocidad de su equipo. La plantilla puede proporcionar enlaces a informes de velocidad y otros datos relevantes. Esto le permite a su equipo comprender la contribución de cada miembro y la cantidad de trabajo que son capaces de hacer dentro del sprint.

4. Planificar la capacidad del equipo

El siguiente paso es prepararse para la capacidad de su equipo. Comience anotando la plantilla con informes de Jira y gráficos de capacidad. Luego, mientras planifica y prioriza las actividades y metas del sprint, evalúe las capacidades de cada miembro del equipo. Además, puede utilizar el formulario para documentar y monitorear cualquier riesgo potencial. De esta manera, puede tener todo lo que necesita para prepararse para el próximo sprint en un solo lugar.

¿Qué es el ciclo Agile Sprint?

El ciclo de sprint Agile, o flujo de trabajo, es el proceso continuo a través del cual los desarrolladores completan un proyecto de software. Un proyecto de desarrollo de software puede requerir hasta diez ciclos de sprint. Aunque existen variaciones, la mayoría de los ciclos de sprint siguen el mismo patrón:

  • planificación: el equipo cubre las historias de usuario de mayor prioridad, decide qué puede ofrecer el sprint y también incluye los elementos que se encuentran en la cartera de pedidos. El equipo también decide las tareas específicas necesarias para completar el ciclo.

  • backlog: el backlog es una lista priorizada en la que todo el equipo está de acuerdo y describe las tareas que el equipo de desarrollo puede realizar durante el sprint. Esta cola contiene tareas y posibles mejoras del producto.

  • el Sprint: esta sección especifica el límite de tiempo para completar el trabajo incremental y no exceder los 30 días. Un sprint de dos semanas es excelente.

  • Scrum diario: Scrum es una breve reunión diaria realizada por el Scrum master durante la cual el equipo analiza las tareas en las que están trabajando actualmente, lo que han completado y las dificultades o obstáculos que impiden su progreso.

  • resultado: el resultado del sprint es simplemente otra forma de referirse al resultado final, que a menudo es un producto potencialmente utilizable. El propietario del producto tiene la última palabra sobre si el producto está completo o requiere más funciones.

¿Quién usa la planificación Scrum?

La planificación de Scrum puede servir como guía para los miembros del personal en todos los niveles de una empresa a corto plazo. Cuando los empleados trabajan en un proyecto de scrum, se clasifican en una de tres categorías, que están cerca de los títulos de trabajo oficiales, pero no son sinónimos de ellos. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, un miembro del personal de cualquier nivel puede desempeñar cualquiera de los siguientes roles:

Dueño del producto

El propietario del producto es el empleado responsable de las acciones de la empresa y de las partes interesadas. El propietario del producto está familiarizado con los requisitos de fabricación de la empresa y se asegura de que todas las opciones de scrum sean consistentes con esos requisitos.

Una función importante del propietario del producto es gestionar la acumulación. Es fundamental que el propietario del producto comprenda los elementos de la cartera de pedidos que ya existen y agregue elementos adicionales según sea necesario para cumplir con el producto final planificado. El propietario del producto utiliza esta información al planificar lanzamientos, crear prototipos y probar el producto. Como líder, el propietario del producto interactúa con las partes interesadas para llegar a opciones que satisfagan a todas las partes al tiempo que ofrece una dirección clara a los miembros del equipo.

maestro de scrum

Los Scrum Masters actúan como enlace entre el propietario del producto y el equipo de desarrollo. El scrum master colabora con el propietario del producto para establecer expectativas y brinda orientación práctica al equipo de desarrollo. En este enfoque, el scrum master actúa como facilitador, ayudando a ambas partes a refinar sus ideas y lograr los mejores resultados posibles.

Un maestro de scrum puede ayudar al propietario del producto a delinear con precisión los valores del proyecto y seleccionar las etapas para incluir en los sprints. El Scrum Master puede dar consejos a los miembros del equipo sobre cómo optimizar sus capacidades para mejorar la productividad y cumplir con los plazos mientras mantienen un horario de trabajo regular.

miembro del equipo de desarrollo

La mayoría del personal en un proyecto de planificación de scrum son miembros del equipo de desarrollo. Este es el personal que traduce las instrucciones y expectativas del propietario del producto y del maestro de scrum en productos efectivos. Los miembros del equipo pueden trabajar en equipos con muchos empleados asignados a un solo trabajo durante un sprint, o pueden trabajar solos y luego combinar su trabajo con el de otros miembros del equipo.

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