Cómo usar un plan de control de proyectos (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Los gerentes de proyecto ayudan a los equipos a crear, desarrollar y entregar productos para su empresa o clientes. Como gerente de proyecto, puede usar varios tipos de planes para mantener a su equipo enfocado y comprender lo que debe hacer para entregar un producto terminado. Comprender cómo usar estos planes puede mejorar sus habilidades de gestión de proyectos y beneficiar a su empresa. En este artículo, discutimos cómo usar un plan de control de proyectos para entregar productos exitosos, incluyendo cómo este plan es beneficioso y consejos para ayudarlo a usar uno de manera más efectiva.

¿Qué es un plan de control del proyecto?

Un plan de control de proyecto es un conjunto de documentos creados por un director de proyecto que detalla los diferentes elementos necesarios para completar un proyecto. Estos elementos son a menudo las partes de un proyecto que un gerente de proyecto necesita controlar, por lo que utilizan el conocimiento previo para predecir cómo estos elementos pueden influir en su proyecto. Estos elementos pueden ser las personas de un equipo, la calidad y el costo de producción y el tiempo para completar un proyecto, y determinan si un equipo puede entregar un producto terminado a las partes interesadas y cuándo.

Con un plan de control de proyectos, puede usar conocimientos previos e información actual, como métricas de productividad, para prepararse para un proyecto y examinar cómo controlar un proyecto de manera efectiva. Por ejemplo, puede saber que su gerente está creando los presupuestos anuales para los departamentos de su empresa, por lo que anota en su plan de control del proyecto que el presupuesto de su proyecto puede no ser muy alto y planifica en torno a ese número más bajo. Cuando se entera de que el presupuesto real es más alto que su estimación, esta información no retrasa su proyecto porque planeó un número más bajo.

Beneficios de usar un plan de control del proyecto

Los planes de control de proyectos son muy beneficiosos si desea planificar cada detalle de un proyecto y monitorear de cerca el progreso. Este tipo de plan es valioso para proyectos que necesitan atención adicional a los detalles, pero también puede ser útil cuando inicia un proyecto que no ha encontrado antes, como planificar un proyecto para un nuevo departamento. Aquí hay una mirada más cercana a algunos beneficios de usar un control de proyecto en su lugar de trabajo:

  • Estar más preparado: con un plan de control de proyecto completo, su equipo puede prepararse para muchas situaciones y desafíos que pueden ocurrir al tener un plan que pueda guiarlos a través de cada aspecto de un proyecto. Esta preparación adicional permite que los proyectos se ejecuten sin problemas y alivia el estrés de producir un producto de calidad para las partes interesadas dentro de su marco de tiempo.

  • Cumplir con el cronograma: otro beneficio de un plan de control detallado es que puede mejorar su capacidad para cumplir con el cronograma de un proyecto porque conoce todos los elementos que podrían causar demoras y cada tarea que su equipo debe completar. Dado que el tiempo suele ser un factor para la entrega exitosa del producto, es importante comprender qué se debe hacer para cumplir con el cronograma.

  • Anticiparse a los desafíos: también puede anticipar los desafíos de manera más efectiva con un plan de control del proyecto porque parte del proceso de planificación implica predecir y diseñar formas de controlar diversas situaciones. Si surge un desafío durante su proyecto, un plan de control integral puede ayudar a su equipo a tomar mejores decisiones y adaptarse a los cambios que ocurren.

  • Aumentar el éxito: dado que un plan de control es tan meticuloso y considera varias situaciones, puede aumentar la posibilidad de que su equipo entregue un producto con éxito y evite errores durante el proyecto. Cuando puede usar su plan para predecir y monitorear muchas situaciones, a menudo es más fácil hacer cambios y corregir errores al principio del proceso de producción.

Cómo utilizar un plan de control de proyectos

Considere los siguientes pasos para ayudarlo a comprender cómo usar un plan de control de proyectos con éxito en su lugar de trabajo:

1. Comprender el objetivo y el alcance del proyecto

Antes de poder crear un plan de proyecto, primero debe comprender el objetivo y el alcance del proyecto. Discuta esto con su gerente y el cliente o el cliente que solicita el producto para que pueda considerar los parámetros del proyecto en los que puede basar los elementos de su plan de control. Por ejemplo, trate de averiguar cuánto tiempo tiene su equipo para completar el proyecto, cuántos y qué tipo de recursos puede necesitar para terminar el producto y el propósito del producto para el cliente.

2. Piensa en lo que puedes controlar

Una vez que comprenda el objetivo y el alcance del proyecto, puede pensar qué elementos puede predecir, monitorear y controlar en su plan. A menudo, estos elementos se incluyen en una de cuatro categorías, que incluyen:

Hay aspectos de estas categorías que puede controlar o planificar, como qué empleados están en su equipo y cuánto tiempo puede dedicar a cada tarea del proyecto. Para los aspectos que no puede controlar, como cambios inesperados, puede intentar predecir y planificar los posibles resultados en su plan de proyecto. Un ejemplo sería un mal funcionamiento del equipo que provoca errores de calidad y retrasa la producción. Mientras crea su plan, puede notar que el equipo es viejo y funciona mal con frecuencia, por lo que puede crear un plan de respaldo para esta situación para mantener la producción según lo programado.

3. Reúna información sobre varios elementos

Reúna información sobre los elementos del proyecto para ayudarlo a controlar los resultados o predecir desafíos para ayudar a que su proyecto funcione sin problemas. Investigue cada elemento y busque formas en que puedan afectar los objetivos de su proyecto hablando con los jefes de los departamentos relevantes, como finanzas y TI, y el gerente que le asignó el proyecto. Con una investigación exhaustiva, puede comprender y predecir desafíos más fácilmente, estimar presupuestos y hacer cronogramas para un plan de control útil.

4. Escribe tus planes

Un plan de control de proyecto a menudo consiste en varios planes más pequeños relacionados con el proyecto que compila en un documento grande para que su equipo lo consulte. Los ejemplos de planes específicos incluyen estimaciones de costos y presupuestos, cronogramas sobre cuándo completar las tareas y detalles sobre cómo comunicar el progreso a los clientes y otros gerentes. Cree estos diversos planes utilizando toda la información que recopiló de fuentes en su lugar de trabajo y colóquelos en un documento cohesivo para ayudarlo a comprender todo el proyecto y lo que su equipo debe hacer para tener éxito.

5. Decide cómo monitorear el progreso

Para usar completamente su plan de control de proyectos, decida cómo desea monitorear el progreso de su equipo e informarlo al cliente o a su gerente. Es una buena idea agregar esta información a su plan de control de productos para que sea accesible para todo su equipo y pensar en cómo monitorear el progreso y los cambios para cada elemento específico. Al monitorear regularmente cómo le está yendo a su equipo y al proyecto, puede detectar errores o retrasos potenciales más fácilmente e informar su progreso a los clientes y gerentes que desean conocer los detalles.

6. Reúne a tu equipo

Reunir un equipo colaborativo y bien informado es una de las formas más importantes de aumentar sus posibilidades de completar un proyecto con éxito. Dependiendo del proyecto y sus parámetros, su gerente puede asignarle un equipo o usted mismo puede elegir miembros del equipo de varios departamentos. Trate de elegir empleados que trabajen bien juntos y que tengan un conocimiento experto del producto que está creando, luego delegue tareas a cada miembro que mejor se adapten a su conjunto de habilidades.

7. Revisar según sea necesario

A medida que su equipo avanza en el proyecto, revise su plan con frecuencia y revise la información que ha cambiado desde que lo creó. Dado que el propósito del plan de control es ayudarlo a controlar su proyecto y predecir desafíos, es importante mantener actualizada la información en el plan en caso de que ocurran más desafíos, informar con precisión a su gerente y cliente y ayudar a su equipo a permanecer enfocado en las tareas correctas. La revisión también le permite realizar un seguimiento de la nueva información y mejorar la planificación de su proyecto para su próximo proyecto.

Consejos para usar un plan de control de proyectos

Los siguientes consejos pueden ayudarlo a usar un plan de control del proyecto de manera más efectiva:

  • Conozca a su equipo. Conocer a su equipo es un paso importante para asignar tareas que coincidan con sus fortalezas y habilidades en el lugar de trabajo. Conozca a su equipo a través de ejercicios de formación de equipos, reuniones informales e informes de progreso de sus gerentes para comprender mejor qué elementos de su plan de proyecto pueden completar bien.

  • Revise las estimaciones de costos con regularidad. Si bien es importante revisar todos los aspectos de su plan de control, considere revisar las estimaciones de costos con frecuencia y minuciosamente para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto y cumple con los objetivos que pronosticó. Puede hacer esto actualizando su plan con cuánto dinero ha gastado su equipo en el proyecto y cuánto le queda para completarlo.

  • Utilice la comunicación positiva. Recuerde usar un lenguaje positivo cuando se comunique con su cliente, gerente y miembros del equipo, incluso cuando el proyecto no vaya exactamente según lo planeado. La comunicación positiva alienta a sus colegas y los motiva a continuar trabajando a través de los desafíos para entregar un producto terminado.

  • Considere el software de planificación de proyectos. El software de planificación de proyectos puede ayudarlo a crear un plan de proyecto de manera más eficiente y ahorrarle tiempo para investigar y conocer a los miembros de su equipo. Hay varios tipos de software de planificación de proyectos a los que puede exportar su plan de proyecto o crear uno nuevo, así que considere preguntar en su empresa o red para ver qué usan otros gerentes de proyecto.

  • Comprender a las partes interesadas. Las partes interesadas, o clientes, de su proyecto pueden tener solicitudes y expectativas específicas para un producto terminado, por lo que es útil comprender sus deseos y anotarlos en su plan de proyecto. Por ejemplo, puede mencionar el propósito y la fecha límite del proyecto en su plan, que a menudo son decididos por las partes interesadas.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.