Cómo usar la gestión de proyectos virtuales (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Muchas empresas ofrecen oportunidades de trabajo remoto a sus empleados, lo que presenta desafíos únicos en comparación con trabajar en una oficina. La gestión eficaz de proyectos virtuales es crucial para un entorno de trabajo remoto y requiere adaptabilidad y comunicación para garantizar el éxito. Si lidera un equipo virtual de empleados y desea implementar prácticas efectivas de gestión de proyectos virtuales, puede ser beneficioso aprender algunos pasos y consejos. En este artículo, analizamos los beneficios de la gestión de proyectos virtuales, así como algunos pasos que puede seguir para implementar un sistema de gestión de proyectos virtuales.

¿Qué es la gestión de proyectos virtuales?

La gestión de proyectos virtuales es el proceso de gestionar un proyecto de forma remota. Muchas empresas tienen equipos cuyos miembros trabajan de forma remota en diferentes lugares. Un gerente de proyecto virtual es responsable de garantizar que los miembros remotos del equipo colaboren para lograr objetivos y completar proyectos de manera efectiva. Muchas de las responsabilidades de un administrador de proyectos virtual son las mismas que las de un administrador de proyectos en la oficina. La gestión de proyectos virtuales a menudo requiere más preparación e implementación de ciertas estrategias para mantener la organización y la productividad de cada miembro remoto del equipo.

Beneficios de la gestión de proyectos virtuales

Hay algunos beneficios de la gestión de proyectos virtuales efectiva, que incluyen:

  • Habilidades diversas: cuando un empleador puede contratar empleados en varias ubicaciones diferentes, puede reunir un equipo con miembros que tengan diversas habilidades y experiencia para ofrecer.

  • Disminución de los costos generales: uno de los mayores beneficios de administrar un proyecto virtualmente es la reducción de los costos asociados con la operación de una oficina física, como el alquiler de una oficina o el pago de servicios públicos.

  • Tasas de rotación de empleados más bajas: permitir que los miembros del equipo trabajen de forma remota también puede mejorar la moral de los empleados y reducir las tasas de rotación de empleados.

  • Conveniencia: la gestión remota de equipos a menudo ofrece más comodidad a los miembros del equipo, ya que hay programas digitales disponibles para organizar proyectos, comunicarse con los miembros del equipo e incluso colaborar en proyectos.

Cómo implementar una gestión de proyectos virtual eficaz

Puede realizar la gestión de proyectos virtuales con los siguientes pasos:

1. Establecer pautas

Antes de administrar un proyecto virtualmente, puede ser útil establecer algunas pautas. Puede considerar programar una reunión inicial para discutir los objetivos antes de cada proyecto, o puede crear un documento con las pautas que puede distribuir a los miembros del equipo. Intente incluir información como la frecuencia con la que los miembros del equipo deben comunicarse con usted, cómo pueden comunicarse con usted y cómo puede notificar al equipo sobre actualizaciones importantes.

También puede considerar exigir a los miembros del equipo que mantengan un horario determinado, aunque no se presenten en una oficina física.

2. Elige herramientas

Si bien el trabajo virtual permite a los miembros del equipo crear horarios flexibles, a menudo requiere un lugar de reunión común. A menudo es beneficioso determinar las herramientas en línea que usted y su equipo podrían usar antes de comenzar los proyectos. Hay muchas plataformas de administración de proyectos virtuales disponibles, así que considere usar algunas herramientas en línea diferentes para determinar cuál funciona mejor para usted y su equipo.

Otras cosas a considerar incluyen elegir herramientas separadas para la comunicación y la gestión de flujos de trabajo. Usted y su equipo pueden preferir comunicarse a través del sistema de correo electrónico de su trabajo, o pueden usar una sala de reuniones virtual en su lugar.

3. Crear flujos de trabajo y asignar trabajo

Una vez que todos entiendan sus responsabilidades, es importante crear flujos de trabajo y comenzar a asignar trabajo. Considere usar este tiempo para definir roles y establecer fechas de vencimiento. Una forma de realizar estas tareas es ingresar el trabajo y las fechas de vencimiento en una base de datos colaborativa o crear un gráfico de flujo de trabajo. Trate de ser lo más específico posible con los deberes y las fechas de vencimiento para que cada miembro del equipo comprenda sus expectativas a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.

Esto también puede ayudarlo a medir la cantidad de trabajo que completa cada miembro del equipo. Al realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento y las cargas de trabajo, puede ajustar las responsabilidades según sea necesario. La creación de flujos de trabajo claros también puede ayudarlo a actualizar con precisión a su cliente con respecto a la línea de tiempo de un proyecto. Puede utilizar la información para informarles sobre el progreso del proyecto y la fecha prevista de finalización.

4. Evaluar procesos

Para garantizar una gestión de proyectos virtuales efectiva y oportuna, puede ser útil evaluar periódicamente los procesos de su equipo. Es importante encontrar un proceso que funcione para usted y cada miembro del equipo. Considere pedir comentarios a los miembros de su equipo y si tienen sugerencias sobre cómo mejorar los procesos actuales. Esto puede ayudarlo a localizar las debilidades y también permitir que cada miembro del equipo exprese sus opiniones y se sienta respetado.

La gestión exitosa de proyectos requiere una evaluación de rutina. Durante este paso, considere concentrarse en la eficiencia de la comunicación de su equipo y el desempeño de cada miembro del equipo.

Consejos para la gestión de proyectos virtuales

Estos son algunos consejos que le ayudarán a implementar estrategias de gestión de proyectos virtuales:

  • Evalúe las fortalezas de cada miembro del equipo: similar a un entorno de trabajo en persona, es importante comprender las fortalezas de cada miembro del equipo. Considere las habilidades de cada miembro del equipo y asígnelos a tareas en las que tengan una alta probabilidad de éxito.

  • Use video cuando se comunique: las herramientas de comunicación por video pueden ayudarlo a conectarse con los miembros del equipo virtual y permitirle comunicarse mientras les brinda la oportunidad de hacer preguntas sobre un determinado proyecto. Alentar a los miembros del equipo a comunicarse a través de chat de video cuando se reúnen como equipo también puede fomentar el trabajo en equipo y la colaboración.

  • Continúe desarrollando habilidades: hay muchas maneras en que los miembros del equipo virtual pueden continuar desarrollando ciertas habilidades, independientemente de su ubicación. Considere ofrecer capacitación virtual o asignar a los miembros del equipo tareas que puedan ayudarlos a mejorar habilidades específicas.

  • Cree agendas de reuniones: la creación de una agenda antes de una reunión garantiza que cada miembro del equipo comprenda sus tareas y, al mismo tiempo, lo ayuda a mantener un cronograma. Considere compartir su agenda con su equipo antes de una reunión para que puedan sugerir cambios o agregar actualizaciones a los temas que deseen discutir.

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