Cómo usar la función Compartir documento en Microsoft Word

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de abril de 2022

Si trabaja en un campo que requiere investigación y colaboración, puede usar Microsoft Word con frecuencia. El programa tiene múltiples opciones para compartir documentos con compañeros y colegas, al mismo tiempo que permite un proceso de edición colaborativo en tiempo real. Leer acerca de los métodos para compartir documentos de Microsoft Word puede enseñarle formas más eficientes de compartir sus archivos y optimizar la forma en que da y recibe comentarios.

En este artículo, definimos qué es la función para compartir documentos de Microsoft Word, detallamos cómo realizar las diversas opciones para compartir documentos de Word, respondemos algunas preguntas frecuentes sobre la función y proporcionamos una lista de consejos para ayudarlo a navegar el proceso de compartir archivos.

¿Qué es la función de compartir documento?

La función de compartir documento es una característica que le permite compartir su trabajo con otros profesionales a través de la aplicación Microsoft Word. Puede usar la función de compartir documento para colaborar con varias personas en el mismo documento, enviar un enlace para que otros puedan verlo más tarde o enviar un correo electrónico para notificar a otros que tienen permiso para ver el documento. También puede controlar los permisos asociados con la función, como quién puede ver su documento, realizar ediciones o compartirlo con otros.

Cómo compartir un documento de Word

Aquí hay tres opciones para compartir documentos de Word con otros profesionales, con pasos para ayudarlo a realizar cada una:

1. Comparta su documento usando OneDrive

Una de las formas más eficientes de compartir su documento con varias personas es usar la función para compartir de OneDrive. Para realizar este método, puede seguir los pasos que se detallan a continuación:

  1. Guarde y cargue su archivo en OneDrive, o aparecerá una ventana para solicitarle que realice la carga.

  2. Haga clic en la pestaña “Archivo”, seguido del botón “Compartir”.

  3. Ingrese los correos electrónicos de las personas con las que desea compartir su documento o seleccione sus direcciones de correo electrónico de una lista desplegable de contactos guardados.

  4. Haga clic en la opción “Editar” para dar permiso de edición a las personas que hacen clic en el enlace.

  5. Si desea solicitar comentarios específicos o desea agregar algún contexto sobre por qué está compartiendo el documento, puede agregar un mensaje.

  6. Haga clic en el botón “enviar”.

2. Comparte tu documento como un enlace

Si desea dar a sus compañeros cierta flexibilidad para cuando decidan leer su documento, puede enviarlo como un enlace. Esto también permite que las personas editen su documento en un navegador, incluso si no tienen una cuenta de Microsoft. Para utilizar esta opción, puede realizar los siguientes pasos:

  1. Asegúrese de haber guardado su documento.

  2. Haga clic en la pestaña “Archivo”, seguido del botón “Compartir”.

  3. Haga clic en la función “Obtener un enlace”.

  4. Haga clic en la opción “Editar” para dar permiso de edición a las personas que hacen clic en el enlace.

  5. Haz clic en el botón “Crear enlace”.

  6. Copie el enlace y compártalo con sus compañeros a través de un correo electrónico comercial o laboral.

3. Envía tu documento usando Outlook

Si usa Microsoft Outlook como su método de correo electrónico principal, puede usarlo para enviar documentos como archivos adjuntos. Esta es una de las formas más eficientes de compartir documentos fuera de OneDrive porque ahorra tiempo que de otro modo podría pasar copiando enlaces y enviándolos a través de su dirección de correo electrónico personal. Para compartir documentos utilizando este método, puede seguir los pasos que se detallan a continuación:

  1. Comprueba que has guardado tu documento.

  2. Haga clic en la pestaña “Archivo”, seguido del botón “Compartir”.

  3. Seleccione la pestaña de correo electrónico que se encuentra en la sección “Compartir”.

  4. Haga clic en el botón “Enviar como archivo adjunto”, que adjunta automáticamente el documento a un correo electrónico.

  5. Redacta un mensaje, elige a quién quieres enviárselo y haz clic en “Enviar”.

Preguntas frecuentes sobre cómo compartir documentos de Word

Aquí hay algunas preguntas que la gente suele hacer sobre compartir documentos a través de Microsoft Word:

¿Por qué aprender a compartir un documento de Word?

Es importante aprender a usar los diversos métodos de uso compartido de documentos de Word porque puede colaborar con otros profesionales más fácilmente. Si desea recibir comentarios sobre el primer borrador de su ensayo, puede compartirlo con sus compañeros mediante OneDrive y verlos editar en tiempo real. También puede convertir su documento en un enlace en unos pocos pasos, enviarlo a las personas en un chat grupal y dejar que lo vean cuando estén listos. Dado que la función tiene múltiples opciones para compartir documentos, puede usar la opción que sea mejor para usted según el contexto.

Aprender a compartir documentos de Word también es importante porque la mayoría de los profesionales lo utilizan para trabajos que requieren investigación, recopilación de datos y redacción de informes. A muchos gerentes de contratación en la mayoría de las trayectorias profesionales les gusta que entiendan cómo usar estas herramientas como una habilidad básica de alfabetización informática.

¿Cómo coedito documentos en tiempo real?

Cuando comparte un documento a través de OneDrive, dé permiso de edición a otros y haga clic en la opción “Compartir cambios automáticamente”. Puede hacer clic en la opción “Preguntarme” para controlar cuándo ve las ediciones, o puede hacer clic en la opción “Siempre” para mostrar las ediciones de todos en tiempo real. Cuando sus compañeros abren el documento de Word, puede ver quién hace qué ediciones porque están marcados con una bandera de color y su nombre. Cuando hace clic en una parte determinada del documento durante la coedición, Word bloquea el acceso de los demás a esa sección hasta que termine, lo que evita demasiada superposición.

¿Cómo controlo quién edita mis documentos compartidos?

Controlar los permisos de edición es una forma de garantizar que solo reciba los comentarios que se ajusten a sus necesidades. Para cambiar los permisos de edición a su configuración ideal, puede seguir los pasos que se detallan a continuación:

  1. Seleccione el documento que desea compartir.

  2. Haga clic en la pestaña “Revisar”, vaya a la sección “Proteger” y seleccione “Restringir edición”.

  3. Vaya a la sección “Restricción de formato y edición” y habilite “Restricciones de edición”.

  4. Haz clic en el menú desplegable “Permitir solo este tipo de edición”.

  5. Seleccione todas las restricciones que desee, que pueden incluir opciones que solo permiten que las personas lean el documento sin realizar modificaciones.

  6. Haga clic en el cuadro “Restricciones de formato” si desea tener más control sobre el estilo y el formato de su trabajo.

  7. Haga clic en la opción “Configuración” en “Restricciones de formato” y elija las restricciones que desea habilitar.

  8. Vaya al campo “Excepciones” en “Restricciones de edición” e ingrese los correos electrónicos de los compañeros a los que desea otorgar acceso completo de edición.

Sugerencias para compartir un documento de Word

Estos son algunos consejos que puede tener en cuenta mientras navega por el proceso de colaboración y uso compartido de archivos:

  • Controla quién comparte tus documentos. Para que sus archivos sean más seguros, puede limitar quién los abre, copia o comparte. Considere buscar etiquetas de archivos si desea controlar ciertos aspectos de su privacidad y hacer que ciertos documentos sean confidenciales.

  • Grabe las ediciones con la función de control de cambios. Si desea una visualización de todos los cambios realizados en sus documentos, puede habilitar la función de control de cambios. Esta función muestra quién modificó tu trabajo y les permite hacer comentarios para que tengas más contexto para sus ediciones.

  • Transferir la propiedad del archivo. Según el proyecto, es posible que desee compartir la propiedad del archivo o transferirlo a otra persona por completo. Si tiene las credenciales de administrador correctas para la computadora desde la que está compartiendo, puede darle rápidamente a otra persona el control sobre los permisos de edición y uso compartido.

Tenga en cuenta que ninguna de las empresas o productos mencionados en este artículo están afiliados a Indeed.

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