Cómo usar el procesamiento por lotes de tiempo en 5 pasos (con beneficios y consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Al administrar responsabilidades, las personas pueden probar diferentes técnicas de administración del tiempo, como el tiempo por lotes. Organizar sus tareas en categorías similares con este método puede ayudar a organizar los días de trabajo en segmentos separados para mejorar la productividad. Aprender sobre esta técnica y las formas en que podría implementarla puede ayudarlo si desea administrar mejor su carga de trabajo. En este artículo, discutimos qué es el procesamiento por lotes de tiempo, sus beneficios, cómo usarlo y consejos para usar esta técnica.

¿Qué es el tiempo por lotes?

El procesamiento por lotes de tiempo es una técnica en la que agrupa tareas similares y trabaja en ellas juntas. Esto generalmente incluye agrupar tareas más pequeñas que contribuyen a objetivos más grandes. Con el procesamiento por lotes de tiempo, puede trabajar en estas tareas durante un período de tiempo específico o hasta que complete una determinada cantidad de tareas. Hay dos formas de categorizar las tareas:

  • Tareas profundas: Las tareas profundas a menudo requieren una gran cantidad de concentración para completarse. Estas pueden ser tareas que toman más tiempo en completarse, como escribir documentación nueva.

  • Tareas superficiales: las tareas superficiales son tareas simples que puede completar rápidamente. Estos pueden incluir tareas que puede usar mientras está distraído, como enviar correos electrónicos.

Beneficios de los lotes de tiempo

Hay varios beneficios clave al usar la técnica de procesamiento por lotes de tiempo:

  • Minimice las distracciones: al establecer objetivos claros para completar, puede minimizar la cantidad de distracciones que puede encontrar al cambiar de tarea.

  • Mejore la productividad: la multitarea puede hacer que ajuste su proceso de pensamiento entre tareas. Al trabajar continuamente en tareas similares, puede mejorar su productividad.

  • Aumentar el enfoque: al trabajar en una tarea específica a la vez, puede aumentar su enfoque más de lo que puede si necesita cambiar entre diferentes tareas.

  • Alivie el estrés: al establecer objetivos enfocados con lotes de tiempo, puede minimizar parte del estrés causado por pensar en cuántas otras tareas puede necesitar completar.

  • Mejore la priorización: al categorizar sus diferentes tareas, puede identificar prioridades que pueden ayudar a realizarlas en un orden particular. Por ejemplo, puede responder todos los correos electrónicos temprano en la mañana para responder a solicitudes urgentes antes de comenzar el siguiente grupo de tareas.

Cómo usar el procesamiento por lotes de tiempo

Hay varios pasos que puede seguir para comenzar a usar el procesamiento por lotes de tiempo:

1. Define tus metas más grandes

Antes de identificar las tareas específicas que debe completar, considere los objetivos más amplios que espera alcanzar. Estos pueden ser objetivos tanto a largo como a corto plazo. Esto puede motivarlo al enumerar sus tareas, ya que puede comprender cómo sus contribuciones logran objetivos más grandes. Conocer sus objetivos también puede ayudarlo a asegurarse de evaluar cada área de un proyecto y qué recursos podría necesitar para completar sus tareas.

2. Determina tus tareas

Una vez que tenga los objetivos del proyecto, puede enumerar las tareas que necesita completar. Simplemente puede escribir cada elemento que necesita hacer en una lista con viñetas. Teniendo en cuenta sus objetivos, puede vincular estos objetivos a sus líneas de tiempo. Por ejemplo, puede enumerar todas las tareas que desea realizar en un día, una semana o un mes.

3. Categoriza y agrupa tus tareas

Al revisar sus listas de tareas, puede categorizar tareas similares. Puede agrupar sus tareas de diferentes maneras:

  • Herramientas: puede agrupar tareas según las herramientas que necesita para completarlas. Por ejemplo, puede agrupar todas las tareas que necesita completar en una base de datos de clientes en una categoría.

  • Función: puede agrupar sus tareas en función de la función que realiza para completarlas. Por ejemplo, puede agrupar todas las tareas de marketing juntas.

  • Objetivo: puede agrupar tareas según el objetivo que completan. Los desarrolladores de software pueden agrupar todas las tareas relacionadas con una aplicación.

4. Determina un horario flexible

Una vez que tenga sus lotes, puede determinar cuándo planea completar cada uno. Por ejemplo, puede decidir realizar todas las tareas de redes sociales entre las nueve y las once de la noche todos los días. Mantener cada lote por separado lo ayuda a concentrarse en las tareas que tiene en progreso. Tener en cuenta las prioridades de cada grupo de tareas puede ayudarlo a definir un cronograma flexible para estos grupos. También puede ayudar a estimar el tiempo que dedica a cada tarea y generar la suma del tiempo dedicado a cada tarea. Esto puede garantizar que tenga suficiente tiempo para trabajar en cada área.

5. Revisa tu proceso

Una vez que comience el procesamiento por lotes de tiempo, puede revisar cómo puede funcionar mejor para usted. Es posible que desee volver a categorizar cada lote a medida que reciba más responsabilidades o si encuentra que diferentes formas son más efectivas. Por ejemplo, puede intentar trabajar en todo para una cuenta en un lote, pero decide agrupar las tareas por herramientas. En lugar de concentrarse en una cuenta, puede enviar correos electrónicos a todas las cuentas de nueve a diez todos los días. Revisar su proceso y adaptarse puede ayudarlo a ser más productivo y enfocado.

Sugerencias para el tiempo de procesamiento por lotes

Aquí hay varios consejos que puede usar para un procesamiento por lotes de tiempo efectivo:

  • Use herramientas digitales: hay varias herramientas y programas de administración de tareas que puede usar para agrupar sus tareas. Aunque todo lo que necesitas es un bloc de notas y un lápiz, la tecnología puede ayudarte a acceder fácilmente a tus categorías.

  • Elimine otras distracciones: aunque el tiempo por lotes puede minimizar las distracciones que podría experimentar al cambiar de tarea, considere eliminar otras distracciones.

  • Recopile comentarios: considere compartir su plan para cronometrar lotes con otras personas de su equipo o de su organización. Esto puede ayudar a otros a adoptar técnicas similares y hacerles saber cuándo podría estar trabajando en ciertos grupos de tareas.

  • Tome descansos: aunque el objetivo principal de la división del tiempo es concentrarse en un grupo de tareas antes de pasar a otras, asegúrese de tomar descansos. Puede sentirse motivado o renovado después de un breve descanso, incluso en medio de completar un lote.

  • Establece reglas: Establece reglas específicas para ti mismo que puedan ayudarte a concentrarte en completar cada lote. Esto podría incluir solo realizar tareas administrativas durante su tiempo de lote y dejar cualquier cosa en esa categoría cuando pase al siguiente lote.

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