Cómo tomar y entregar actas de reuniones

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 24 de noviembre de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 24 de noviembre de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Las actas de las reuniones son un recurso importante en muchos lugares de trabajo. Los detalles registrados durante una reunión a menudo se usan como punto de referencia más adelante y pueden proporcionar información crítica para aquellos que no pudieron asistir. Se necesita algo de entrenamiento para aprender a tomar actas durante una reunión y formatearlas de manera profesional. Algunos trabajos pueden enfatizar esta habilidad más que otros, como asistentes ejecutivos o profesionales administrativos. Lea más sobre cómo tomar actas con ejemplos de actas de reuniones en esta guía completa.

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¿Qué son las actas de reunión?

Las actas de las reuniones son notas detalladas que describen lo que sucedió durante una reunión organizacional. Parte de la información anotada en las actas puede incluir:

  • Asistencia

  • Correcciones a actas de reuniones anteriores

  • Decisiones clave tomadas

  • Resultados de la votación

  • Elementos de acción

  • Nuevo negocio

  • Detalles sobre la fecha y hora de la próxima reunión

Para crear las actas, alguien tomará notas durante la reunión. Una vez que la reunión haya concluido, alguien escribirá las notas en un formato fácil de leer. Por lo general, las actas de la reunión deben ser aprobadas por un compañero de trabajo senior que también asistió a la reunión antes de distribuirlas a otros y archivarlas.

El objetivo principal de tomar actas de reuniones es crear un registro oficial de la reunión. Las actas pueden servir como referencia más adelante por una variedad de razones, como verificar la asistencia, realizar un seguimiento del progreso de un proyecto o proporcionar detalles para procedimientos legales.

Cómo tomar actas de reuniones

Hay mucha información que debe registrarse en cada reunión, por lo que el contenido de las actas de su reunión debe ser lo más detallado posible. Las siguientes estrategias pueden ayudarlo a capturar toda la información esencial de cada reunión de la manera más eficiente posible.

  1. Agregue primero información general sobre la reunión.

  2. Usa taquigrafía.

  3. Preste mucha atención a las decisiones y elementos de acción.

  4. Sigue una plantilla.

  5. Obtenga sus notas aprobadas.

  6. Distribuir las actas de la reunión.

1. Agregue primero información general sobre la reunión.

Antes de que comience la reunión, tome notas de la información general, como la fecha, la hora y el lugar de la reunión. Cuando sus compañeros de trabajo revisen las notas más tarde, esta información les dará el contexto adecuado para recordar cuándo y por qué se discutió un determinado tema.

Asegúrese de saber también los nombres de todos los que asistirán. Deberá indicar las acciones realizadas por varios participantes a lo largo de la reunión. Puede elegir pasar una hoja de asistencia y hacer que todos se registren. Alternativamente, puede escribir todos los nombres de los miembros de la reunión en sus notas personales antes de que comience la reunión y luego simplemente marcar los nombres a medida que las personas ingresan a la sala.

2. Use taquigrafía.

Cuando tome minutos, use taquigrafía o abreviaturas para escribir sus notas más rápidamente. Por ejemplo, puede usar iniciales para identificar a los participantes de la reunión o un acrónimo para representar un proyecto importante. Con el tiempo, es probable que desarrolle su propia forma de taquigrafía que pueda traducir fácilmente a escritura completa para que otros la vean.

3. Preste mucha atención a las decisiones y elementos de acción.

Deberá anotar esta información con precisión, incluidos los detalles discutidos con respecto a los resultados. Si su empresa u organización lo requiere, es posible que también deba anotar cómo votaron las personas en cada tema. Del mismo modo, podría beneficiarle anotar los plazos, eventos u otras fechas importantes mencionadas en la reunión. Las actas sirven como un recordatorio de los compromisos, por lo que los participantes de la reunión querrán que estos detalles estén claramente establecidos.

Pida aclaraciones cuando sea necesario. Idealmente, su toma de notas no interferirá en absoluto con la reunión, pero cuando se trata de decisiones o discusiones importantes, es importante tener los detalles correctos.

4. Sigue una plantilla.

Use una plantilla de minutos para ayudar a realizar un seguimiento de todos los detalles importantes para que no se pierda nada en el camino. Si se espera que contribuya a la reunión mientras toma notas, puede ser útil usar una grabadora para que pueda regresar y asegurarse de haber incluido toda la información más importante.

5. Obtenga la aprobación de sus notas.

Después de escribir sus actas, el siguiente paso es aprobarlas. Por lo general, enviará las minutas al miembro más antiguo del equipo que asistió a la reunión. Si solicitan modificaciones, realice los cambios necesarios y vuelva a enviar las actas de la reunión para su aprobación. El miembro sénior de la reunión brinda la aprobación inicial y le otorga permiso para enviar el documento a otros miembros de la reunión.

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6. Distribuya las actas de la reunión

Una vez que las actas se aprueban inicialmente, puede comenzar a distribuirlas. Por lo general, las actas de las reuniones deben distribuirse unos días después de la reunión. El método por el cual se comparten las actas de las reuniones depende de los procedimientos de su empresa. Por lo general, se utiliza uno o más de los siguientes métodos para compartir documentos:

  • Envío de una copia física del acta de la reunión por correo

  • Enviar por correo electrónico las actas a cada asistente

  • Usar una herramienta para compartir basada en la nube como Google Docs

  • Publicar las actas en el sitio web de su empresa

Pregúntele al miembro principal de la reunión si debe incluir una nota de que las actas que está enviando han recibido una aprobación provisional. Esta técnica permite a los participantes de la reunión realizar un seguimiento de la versión más actualizada de las actas si se realizan cambios antes de que se finalicen en la próxima reunión.

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Consejos para redactar actas de reuniones

Tenga en cuenta las siguientes reglas sobre cómo escribir las actas de las reuniones mientras trabaja con sus notas:

  • Siga las pautas de formato para las actas de reuniones establecidas por su empleador.

  • Utilizar una fuente tradicional como Arial o Times New Roman en un tamaño legible (al menos 10 puntos).

  • Deje espacios entre las secciones y use encabezados en negrita, viñetas y listas numeradas para crear un documento que sea fácil de escanear en busca de detalles clave.

  • Sé objetivo. Incluya solo los hechos de lo que sucedió en lugar de cualquier impresión u opinión. El contenido de las actas de su reunión debe ser de naturaleza imparcial y contener muy pocos adjetivos y adverbios.

  • Escriba en el mismo tiempo durante todo el acta de la reunión para evitar confusiones.

Una vez que haya terminado de escribir sus notas en un formato de actas de reunión adecuado, adjunte cualquier documento relevante o indique dónde se pueden encontrar. Luego, edite su trabajo cuidadosamente para mayor claridad y verifique errores de ortografía, gramática incorrecta e inexactitudes en la reunión.

Ejemplo de actas de reuniones

Para ver cómo se ve el formato adecuado para las actas de las reuniones y tener una idea de qué tipo de contenido debe incluirse, es útil ver un ejemplo. Las siguientes actas representan una reunión típica de los miembros de la junta directiva de una organización. Tenga en cuenta cómo están formateadas las actas para que la información sea fácil de escanear en busca de detalles importantes.

Organización estrella solitaria

Junta de Consejo

Fecha: miércoles 3 de abril de 2019
Hora: 15:00
Ubicación: Sede de Lone Star

Tipo: reunión mensual

Presente:

• Jane Bryant, presidenta
• Joseph Hines, vicepresidente
• Carla Brown, tesorera
• Hanna Walker
• Pablo Briggs
• Guillermo Lee
• Bridget Newman

Ausente:

• Juana Smith
• Andrew Taggert

Quórum:

• Satisfecho

Bienvenidos

Llame para ordenar a las 3:05 pm por Bryant

Acta de sesión de marzo de 2019 aprobada

Actas

Informe financiero proporcionado por Brown

• La declaración de impuestos de Lone Star ha sido completada y presentada. Para junio de 2019 se completará una revisión anual de los procedimientos contables de la organización.

• Las tendencias de las finanzas del año pasado incluyen un mayor flujo de efectivo debido a los cambios de proveedor promulgados en 2018.

• Moción para aceptar estados financieros – secundada y aprobada.

Informe del comité de desarrollo proporcionado por Lee

• La búsqueda de Lone Star de una segunda ubicación comercial aún no ha arrojado ninguna perspectiva prometedora. La junta está utilizando los servicios de un agente inmobiliario comercial con sede en Dallas para ayudar a ubicar una propiedad que satisfaga las necesidades de la organización, pero el comité de desarrollo recomienda ampliar la búsqueda para incluir propiedades en Fort Worth.

• Moción para ampliar la búsqueda de propiedades: secundada y aprobada.

Nuevos Negocios y Anuncios

Los esfuerzos de recaudación de fondos no han alcanzado los objetivos esperados en lo que va del año. Se les pide a los miembros que aprovechen sus redes para obtener posibles recursos de recaudación de fondos y que informen en la próxima reunión.

El retiro anual de la organización tendrá lugar el 26 de julio de 2019.

La próxima reunión mensual de la Junta Directiva está programada para el miércoles 1 de mayo de 2019.

Aplazamiento

Reunión clausurada a las 4:35 pm

Tomar actas es una responsabilidad importante. Utilice estos consejos y estrategias sobre cómo preparar actas de reuniones para asegurarse de dominar esta habilidad profesional.

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