Cómo realizar un seguimiento de los gastos de su pequeña empresa (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 15 de junio de 2021

Es importante que las empresas de todos los tamaños administren su salud financiera optimizando los procesos que utilizan para registrar los gastos comerciales. El seguimiento de los gastos de su negocio le permite identificar y regular cómo gasta los fondos y hacer ajustes oportunos. En este artículo, explicamos cómo realizar un seguimiento fácil y eficaz de los gastos de su negocio e incluimos algunos consejos útiles.

¿Por qué realizar un seguimiento de los gastos comerciales?

Es importante realizar un seguimiento de los gastos comerciales porque le permite determinar cómo asignar fondos, como asignar más o menos a viajes, suministros de oficina o equipo de oficina. Además, el seguimiento de los gastos comerciales puede ser beneficioso durante la temporada de impuestos porque puede simplificar el proceso de cancelación de gastos. El seguimiento de los gastos comerciales también es un elemento esencial de la contabilidad y puede ayudar a los tenedores de libros a administrar sus registros financieros con precisión.

Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales en 6 pasos

Aquí hay seis pasos para ayudarlo a realizar un seguimiento de los gastos de su negocio:

1. Abra una cuenta bancaria para negocios

Abra una cuenta bancaria comercial y utilícela solo para transacciones relacionadas con el negocio. Es útil tener una cuenta bancaria separada para su negocio para ayudar a registrar y revisar sus gastos comerciales, ya que esto evita que se mezclen con las transacciones de su cuenta bancaria personal. También puede considerar abrir una tarjeta de crédito para los gastos de su negocio.

2. Seleccione un sistema de contabilidad

Seleccione un sistema de contabilidad que funcione para sus propósitos comerciales para que pueda realizar un seguimiento de sus gastos. Hay muchos sistemas de contabilidad disponibles en línea, por lo que puede compararlos para ver cuál es el adecuado para su organización. Además de un sistema de contabilidad, puede utilizar un software de hoja de cálculo para registrar los ingresos y gastos de su empresa.

3. Seleccione entre contabilidad de caja o de devengo

Elija contabilidad de caja o contabilidad de acumulación para su sistema de contabilidad. En la contabilidad de acumulación, registra los gastos en el momento de la transacción, lo que significa que un trato está completo pero es posible que el efectivo aún no esté en transición. En la contabilidad de caja, registra los gastos después de la transferencia de efectivo, lo que significa que un gasto solo se registra una vez que recibe el pago.

Si bien la contabilidad de caja es más fácil porque simplemente se basa en un intercambio de efectivo, la contabilidad de acumulación suele ser una representación más precisa de la salud financiera porque también puede incluir cuánto dinero debe y cuánto dinero le deben otros.

4. Conectar la cuenta bancaria al software de contabilidad

Puede simplificar el seguimiento de sus gastos cuando conecta su cuenta bancaria a su software de contabilidad. Este método puede brindar una capa adicional de protección y ayudar a salvaguardar sus datos financieros, ya que puede brindarle más supervisión y control.

Después de finalizar la conexión, puede descargar automáticamente todas sus transacciones comerciales directamente al software de contabilidad que eligió. Las importaciones automáticas ayudan a garantizar que no se pierda ningún cambio en su cuenta comercial, y se generan nuevos gastos cada vez que inicia sesión en el software, lo que puede ayudar a reducir la cantidad de tiempo que dedica a la contabilidad.

5. Gestiona tus recibos

Mantener copias de los recibos relacionados con el negocio es una excelente manera de administrar y realizar un seguimiento de los gastos. Hacerlo puede ayudar durante la temporada de impuestos, ya que estos registros son importantes si necesita proporcionar pruebas de cancelaciones y deducciones de impuestos. También existen aplicaciones móviles que puede usar para capturar una imagen del recibo y luego almacenarla en una base de datos digital. Esto puede eliminar la necesidad de conservar todas las copias físicas de los recibos. También existen aplicaciones que permiten adjuntar el recibo a las facturas de las transacciones comerciales.

6. Registra y revisa tus gastos

Registre todos sus gastos para asegurarse de que estén contabilizados, luego revíselos una vez que sea el momento de realizar una auditoría. Si decide que no desea registrar sus gastos a través de un proceso automático, existen programas y aplicaciones que le permiten ingresar sus gastos manualmente. Además, puede optar por registrar sus gastos en un horario, como al final de cada mes o dos veces al mes.

Consejos para realizar un seguimiento de los gastos comerciales

Estos son algunos consejos para ayudarlo a realizar un seguimiento de los gastos comerciales:

contratar a un tenedor de libros

Contratar a un tenedor de libros es una forma de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio de manera precisa y oportuna. Un tenedor de libros es un profesional que puede supervisar sus entradas financieras y mantenerlo informado sobre sus transacciones y finanzas comerciales. Muchos tenedores de libros son autónomos y pueden trabajar por contrato. Los tenedores de libros también pueden realizar su trabajo de forma remota, lo que permite una mayor flexibilidad. Puede buscar en sitios web de trabajo independiente en línea para encontrar tenedores de libros que ofrecen sus servicios e identificar qué profesionales presentan una tasa de pago que se ajusta a su presupuesto.

Identifica tus gastos deducibles de impuestos

Identifique los gastos de su negocio que son deducibles de impuestos, ya que esto puede ayudar a ahorrar dinero y aumentar los ingresos, especialmente para pequeñas empresas, autónomos y nuevas empresas. Algunos deducibles pueden incluir:

  • Publicidad: esto puede incluir folletos, materiales de marketing en video y cualquier anuncio en línea.

  • Alquiler: esto implica tarifas por el alquiler de maquinaria y equipo o cualquier artículo adicional y propiedad que utilice para fines comerciales.

  • Bancos: esto involucra las tarifas bancarias de abrir y mantener sus cuentas bancarias comerciales.

  • Vehículos: si utiliza automóviles o camiones o algún otro vehículo para el negocio, puede deducir el kilometraje y los costos de la gasolina.

  • Vivienda: puede deducir los gastos relacionados con el hogar si usa la propiedad como su negocio, como una guardería en el hogar.

  • Comida: si programa específicamente reunirse y hablar de negocios durante una comida, normalmente puede deducir el 50 % de los gastos de la comida de negocios.

  • Reparaciones: Esto incluye los costos de reparación y mantenimiento de equipos comerciales, como máquinas de fax, impresoras, teléfonos y fotocopiadoras.

  • Viajes: si viaja por negocios, como tomar vuelos regulares, ese gasto suele ser deducible.

  • Empleados: Los costos de los salarios y beneficios de los empleados también son deducibles de impuestos.

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