Cómo preparar un informe de gastos

Un informe de gastos documenta los gastos durante un período de tiempo. El informe puede ayudar a sus empleados si están realizando un seguimiento de los gastos diarios cuando viajan o si está tratando de cumplir con un presupuesto en la recopilación de materiales para un evento organizado por su empresa. El seguimiento de los gastos también lo ayuda a determinar el flujo de efectivo de su organización y crear un plan de acción sobre dónde desea gastar el capital en el futuro para hacer crecer su negocio.

En este artículo, describiremos qué es un informe de gastos, qué debe incluirse y mostraremos un ejemplo de cómo debe hacer que los empleados documenten sus gastos.

Relacionado:

¿Qué es un informe de gastos?

Un informe de gastos lo ayuda a realizar un seguimiento de los pagos de los empleados y lo ayuda a presentar sus gastos durante la temporada de impuestos. Un empleado generalmente le enviará un formulario de informe de gastos con recibos adjuntos una vez que terminen de realizar compras comerciales. Los reembolsaría en una fecha posterior si cumplen con las tarifas diarias y otros requisitos que usted inicie.

Por ejemplo, si un empleado calcula los costos diarios mientras viaja, solo se le reembolsarán gastos como comidas y alojamiento. Dependiendo del estado al que viajen, tienen diferentes cantidades para gastar cada día, ya que cada estado tiene una tasa de viáticos diferente sobre cuánto se puede gastar en comidas y alojamiento y gastos imprevistos, como la tintorería.

Qué incluir en un informe de gastos

Hay elementos esenciales que deberá incluir para que los empleados reciban un reembolso de su organización. Con los elementos que se enumeran a continuación, estará mejor preparado para anotar sus gastos en caso de una auditoría, además de adoptar y comprender sus objetivos presupuestarios para el siguiente año fiscal.

Algunos elementos que debe incluir en su informe de gastos son:

Nombre del empleado y gerente

Deje clara la distinción entre quién gasta en nombre de la organización y a quién le reportan. De esta manera, un gerente puede confirmar los costos de reembolso y si le pidió al empleado que viajara para un propósito específico.

Número de identificación del empleado

El número de identificación del empleado confirma quién está presentando el informe y si está dentro del departamento al que está asociado el número. Es posible que las empresas más pequeñas no tengan un número de identificación de empleado, pero deben tener una clasificación que identifique el departamento en el que trabaja un empleado.

Propósito del viaje

Tenga en cuenta el propósito exacto de por qué los gastos comerciales deben gastarse. Algunos propósitos incluyen una conferencia de la industria, una reunión con un cliente, la compra de suministros para uso de la empresa, etc. Asegúrese de ser lo más específico posible al definir el propósito de su viaje.

nombre del departamento

Incluso con un nombre de gerente y un número de identificación en la lista, considere identificar el departamento en el que trabaja directamente. Esto también puede reemplazar una sección de ID de empleado del informe de gastos si es necesario.

Plazo para los gastos comerciales

Detalla la línea de tiempo en la que viajaste por negocios. Las tarifas diarias cambian anualmente, por lo que anotar el año brinda una descripción precisa de cuánto debe gastar en un período determinado.

Descripción del gasto

Tenga en cuenta qué artículo compró y dónde lo compró. Si tiene espacio, trate de dar la dirección completa de la tienda donde compró un producto. De esta manera, la gerencia sabe qué tan lejos viajó con respecto a la proximidad al lugar donde se realizan los negocios.

Categoría del gasto

Resalte si este gasto corresponde a comidas y alojamiento o gastos imprevistos. Es mejor ser lo más claro posible al saber en qué se incluye cada compra. Pregúntele a su gerente si tiene alguna pregunta al completar esta parte del informe de gastos.

Información de la tarjeta de empresa

Anote el nombre de la tarjeta de la empresa que utilizó al acumular los gastos. Un registro digital facilita que un empleado realice un seguimiento de los pagos y los documente en tiempo real.

Gastos totales

Haga una lista de todos los gastos de un viaje de negocios, guarde los recibos de cada gasto y envíelos a su gerente para su aprobación. Los gastos no se pueden reembolsar sin documentación, por lo que conservar los recibos es primordial y debe anotarse en el informe de gastos por separado.

Firma

La firma de un gerente y un empleado es la única forma de confirmar una cuenta precisa de los gastos. En otras palabras, la firma es definitiva a menos que sea necesario realizar más modificaciones en el informe. Un gerente siempre necesita verificar dos veces un informe de gastos para verificar la precisión de los artículos comprados, el costo y el lugar donde se compraron.

Relacionado:

Plantilla de informe de gastos

Es importante que tenga un tenedor de libros que lo ayude a generar una plantilla relacionada con la forma en que sus empleados gastan su dinero.

Eche un vistazo a esta plantilla para ayudar a rastrear e informar sus gastos.

Nombre de empleado:

Periodo de gasto: De, a…

Número de identificación del empleado:

El nombre del gerente:

Departamento de Negocios:

Propósito del viaje de negocios:

Gastos de negocio:

Fecha:

Cuenta Pagada:

Descripción del gasto:

Categoría de gasto: Costo de gasto

**NOTA: Los empleados solo recibirán reembolsos si adjuntan recibos al informe de gastos.

Subtotal de gastos:

Total de Reembolso a Empleados:

Firma del empleado:

Fecha de la firma del empleado:

Firma del Gerente:

Fecha de la firma del gerente:

ejemplo de informe de gastos

Nombre del empleado: James Miller, coordinador de marketing

*Plazo de ganancias: del 15 de enero de 2019 al 18 de enero de 2019*

*Número de identificación de empleado: 8674932*

*Nombre del Gerente: Debbie Sessions, Gerente de Marketing*

*Departamento Comercial: Marketing*

*Propósito del Viaje de Negocios: Conferencia de Inbound Marketing en Denver, Colorado, que incluyó gastos relacionados con comidas e imprevistos.*

Gastos comerciales acumulados:

  1. Café Starbucks, Aeropuerto Internacional de Denver, Denver, Colorado

  2. Tintorería y lavandería Singer’s, Denver, Colorado

  3. Pepsi Center, Conferencia de Inbound Marketing, Denver, Colorado

  4. Restaurante Buckhorn Exchange, Denver, Colorado

  5. Motel 6, Denver, Colorado

*Fecha: 15 de enero de 2019*

*Cuenta Pagada: XXXXXXX Número de Tarjeta XXXXXXX*

Descripción del gasto:

  1. Café grande, $5.00

  2. Limpieza en seco de dos camisas y dos pantalones, $27.00

  3. Costo de admisión, $20.00

  4. Filete mediano con papas fritas, $15.00

  5. Estancia de una noche en el Motel 6, Denver, $ 80.00

Categoría de gasto:

  1. Comidas y alojamiento

  2. Gastos imprevistos

  3. Gastos imprevistos

  4. Comidas y alojamiento

  5. Comidas y alojamiento

**NOTA: Los empleados solo recibirán reembolsos si adjuntan recibos al informe de gastos.

Subtotal de gastos: $147.00

Total de Reembolso al Empleado: $147.00

Firma del empleado: James Miller

Fecha de la firma del empleado: 30 de enero de 2020

Firma del Gerente: Debbie Sessions

Fecha de la firma del gerente: 30 de enero de 2020

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *