Cómo Organizar Tu Papeleo en 7 Pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 20 de septiembre de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 20 de septiembre de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Algunos trabajos requieren la capacidad de manejar un gran volumen y variedad de documentos. Al manejar papeleo digital o físico, es esencial organizar sus archivos y espacio de trabajo de una manera que respalde su productividad y aumente su eficiencia. Este artículo explora métodos para crear un sistema de archivo eficiente para su lugar de trabajo.

Cómo organizar documentos

Los siguientes pasos pueden guiarlo en la clasificación, categorización y almacenamiento de su documentación física y ayudarlo a diseñar un sistema de archivo efectivo:

  1. Separe los documentos por tipo.

  2. Utilice el orden cronológico y alfabético.

  3. Organizar el espacio de archivo.

  4. Codifique por color su sistema de archivo.

  5. Etiquete su sistema de archivo.

  6. Deseche los documentos innecesarios.

  7. Digitalizar archivos.

Exploremos cada uno de estos pasos con más detalle para que pueda aplicar este sencillo sistema de organización en su propio lugar de trabajo.

1. Separar documentos por tipo

Ordene sus documentos físicos en categorías como informes, documentos de clientes o facturas de facturación. Puede separar aún más cada categoría en niveles de subtipos. Por ejemplo, puede ordenar los documentos de los clientes en función de cada cliente antes de organizar los documentos de un solo cliente en informes, correspondencia y más. Esta estrategia de clasificación por capas puede ayudarlo a identificar qué documentos guardar y organizar para facilitar el acceso.

Si encuentra documentos que no encajan en una categoría principal, haga una pila miscelánea junto con una pila de documentos que pretende triturar o reciclar. También es aconsejable hacer una pila de documentos que desee convertir en archivos digitales. Comenzar con una simple encuesta y categorización de sus documentos puede ayudar a iniciar el proceso de presentación.

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2. Usa orden cronológico y alfabético

Algunos documentos tienen sello de tiempo y fecha para realizar un seguimiento de las actividades y decisiones dentro de la organización. Una vez separados por tipo y subtipo, considere clasificar cada documento en orden cronológico, si corresponde. Por ejemplo, si ordena sus documentos por cliente, considere colocar los documentos fechados en orden del más nuevo al más antiguo para que los documentos más recientes estén al frente. También puede ordenar los documentos del más antiguo al más reciente si prefiere ver el historial completo del cliente hasta la fecha.

Puede organizar los documentos sin fecha por importancia o por la frecuencia con la que los usa. Finalmente, considere ordenar alfabéticamente sus documentos antes de colocarlos en su espacio de archivo. Puede ordenar alfabéticamente por nombre de cliente o por categorías principales, como facturas o informes. Cualquiera que sea el método que elija, asegúrese de seleccionar un sistema que se sienta natural y se ajuste a su flujo de trabajo actual.

3. Organiza tu espacio de archivo

Los archivadores y cajones pueden ofrecer un espacio de almacenamiento personalizable. Utilice carpetas de archivos para almacenar grupos de documentos según su tipo y subtipo. Puede seguir utilizando el orden cronológico o alfabético al colocar carpetas en armarios o cajones. Por ejemplo, puede ordenar alfabéticamente por nombre de cliente o cronológicamente por el cliente más reciente que haya adquirido. Almacenar el papeleo lejos de su espacio de trabajo ayuda a mantener su escritorio despejado para que pueda completar las tareas de manera más eficiente.

Considere invertir en un estante de archivos para colocar en su escritorio para organizar los documentos que revisa o a los que accede regularmente, como los formularios que completa todos los días. A cada estante se le puede asignar un tipo o subtipo específico para mantener la categorización. También puede usar el estante para agilizar su proceso de archivo a medida que recibe nuevos documentos. Separe los archivos nuevos en algunas categorías principales y colóquelos en el estante adecuado. Este método puede hacer que sea más fácil cuando los archives más tarde.

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4. Codifique por colores su sistema de archivo

Los marcadores visuales, como las pestañas de colores, pueden ahorrarle tiempo al buscar documentos. Puede usar carpetas de diferentes colores para sus diversos tipos y subtipos de documentos. Algunas carpetas incluyen pestañas de etiquetas en varios colores. Con cualquiera de estas opciones, puede crear una clave codificada por colores para realizar un seguimiento del color asignado a la categoría del documento.

5. Etiquete su sistema de archivo

Etiquetar las categorías de sus documentos puede ayudarlo a identificar rápidamente la carpeta deseada. Algunas carpetas vienen con papel para hacer tus propias etiquetas. Puede escribir las etiquetas a mano o imprimir una hoja de etiquetas mecanografiadas de una sola vez.

Puede optimizar aún más su sistema de etiquetado utilizando bolígrafos o tinta de diferentes colores que coincidan con su clave codificada por colores. Los resaltadores también se pueden usar en texto negro para codificar con colores la etiqueta. Los fabricantes de etiquetas también pueden permitirle imprimir rápidamente etiquetas adhesivas de una sola etiqueta. Esta herramienta es especialmente útil para etiquetar un archivador o un archivador, o si necesita reemplazar las etiquetas actuales por otras nuevas.

6. Deshazte de los documentos innecesarios

La creación de un sistema de archivo organizado puede ayudarlo a encontrar formas de reducir la cantidad de papeleo que almacena. Recicle los documentos que ya no son relevantes para reducir el desorden o tritúrelos para mayor seguridad.

Considere colocar una pequeña lata de reciclaje o una canasta dedicada para los documentos que desea triturar cerca de su escritorio. La eliminación regular de archivos y documentos innecesarios puede ayudar a mantener su espacio de trabajo limpio y organizado.

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7. Digitalizar archivos

En algunos casos, podría ser más eficiente convertir documentos físicos en archivos digitales almacenados en su computadora. Hacerlo puede hacerlos fácilmente accesibles, enviar y reducir el desorden. Si este es el caso, escanee el papeleo en documentos digitales para almacenarlos en carpetas organizadas en su computadora. Considere seguir los mismos pasos que tomó al crear un sistema de archivo físico:

  1. Ordenar por tipo y subtipo.

  2. Utilice el orden cronológico y alfabético para organizar los archivos.

  3. Codifique por color por tipo y subtipo usando el color de archivo o la función de bandera en su sistema operativo.

  4. Etiquete los documentos claramente con el tipo o subtipo y la fecha del documento, si corresponde. Un sistema de titulación de documentos eficiente podría verse así: “Cliente ABC_Factura_Mar2021”.

La digitalización de archivos puede permitirle realizar una búsqueda rápida de documentos en su computadora. También reduce el desorden y la necesidad de espacio de almacenamiento físico.

Si bien la creación de un sistema para navegar por el papeleo puede parecer abrumador, puede lograr un progreso constante si sigue este proceso y se enfoca en cada paso. Con un procedimiento establecido, puede optimizar su flujo de trabajo, reducir el estrés y aumentar la productividad. Incluso si ya tiene un sistema de organización, es aconsejable reservar tiempo de forma regular para el mantenimiento y mantenimiento, ya que es fácil que se acumulen archivos durante las horas punta.

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