Cómo llevar a cabo una reunión de CEO (incluidos 9 consejos útiles)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 18 de octubre de 2021

Cuando se reúna con su director ejecutivo, existen varios métodos que puede utilizar para ayudarlo a preparar y realizar una reunión productiva. Muchos ejecutivos de la empresa tienen reuniones para comprender más sobre el desempeño operativo o financiero de la empresa. Aprender a reunirse con éxito con su CEO puede ayudarlo a mostrar su profesionalismo, habilidades y experiencia. En este artículo, discutimos cómo preparar y asistir a una reunión de CEO y revisamos nueve consejos para ayudarlo a garantizar que tenga una reunión constructiva.

Cómo llevar a cabo una reunión de CEO

Revise estos pasos para ayudarlo a prepararse y asistir a una reunión de CEO:

1. Verificar el propósito de la reunión

Antes de la reunión, puede verificar su propósito. Esto puede ayudarlo a preparar informes o puntos de discusión, lo que puede ayudarlo a sentirse más seguro durante la reunión. Por ejemplo, puede verificar si la reunión es sobre el rendimiento del mes anterior o el próximo lanzamiento de un producto.

2. Confirme la hora y el lugar de la reunión

Ponerse en contacto con el coordinador de la reunión o con el asistente ejecutivo del director ejecutivo para confirmar la hora y el lugar de la reunión puede ayudarlo a llegar al lugar correcto. En ocasiones, es posible que descubra que la hora, la fecha o el lugar de la reunión han cambiado desde la invitación original a la reunión. Confirmar la hora y el lugar también le permite determinar cuánto tiempo tiene para prepararse, lo que puede ayudarlo a administrar su tiempo antes de la reunión de manera efectiva.

3. Prepárate antes de la reunión

Preparar todos los informes, carpetas o documentos antes de la hora de la reunión programada puede ayudarlo a lograr una interacción efectiva con el CEO. La preparación también le permite revisar sus documentos en busca de errores gramaticales u ortográficos. Además, le brinda la oportunidad de certificar que toda la información dentro de los documentos es precisa.

4. Ensaya tus respuestas

Anticiparse a las preguntas que su CEO u otros asistentes a la reunión puedan hacer puede ayudarlo a preparar respuestas efectivas. Esto puede ayudarlo a abordar preguntas rápidamente mientras mantiene sus respuestas directas y concisas. Ensayar sus respuestas también puede ayudar a mejorar su confianza durante la reunión.

5. Toma notas

Una vez que comience la reunión, puede tomar notas que le ayuden a recordar los temas importantes que usted, sus colegas y el director general debaten. Esto también puede ayudarlo a identificar cualquier elemento de acción para abordar después de la reunión, como un proyecto en el que trabajará su equipo o informes que el director ejecutivo le pidió que enviara. Equilibrar la toma de notas y la escucha activa durante la reunión también puede ayudarlo a mostrar su atención y compromiso.

9 consejos para reunirse con su CEO

Revise estos nueve consejos para ayudarlo a desempeñarse de manera efectiva en una reunión con su director ejecutivo:

1. Participar en una pequeña charla

Participar en una pequeña charla antes de que comience la reunión puede ayudarlo a establecer una conexión con el director ejecutivo y otros ejecutivos comerciales. Encontrar un interés común entre usted y el CEO también puede ayudarlo a construir una relación profesional y dejar una primera impresión positiva. Además, una pequeña charla puede ayudar a los asistentes a la reunión a cambiar su enfoque a la reunión en sí en lugar de a las tareas en las que estaban trabajando anteriormente.

2. Sea conciso

Esforzarse por hablar de manera concisa y permanecer en el tema puede ayudarlo a asegurarse de abordar todos los temas importantes durante la reunión. Encontrar formas de explicar conceptos o presentar informes rápidamente puede ahorrar tiempo y ayudar a que la reunión sea breve. Consultar a uno de sus compañeros antes de la reunión para revisar una presentación o informe también puede ayudarlo a identificar áreas en las que podría condensar su información.

3. Deja una impresión positiva

Dejar una impresión positiva en el CEO y otros ejecutivos puede aumentar su credibilidad en el trabajo. Dependiendo del código de vestimenta de su lugar de trabajo, puede ser útil vestirse con atuendo profesional para una reunión con su director ejecutivo. Otra forma de dar una impresión positiva es incorporar un lenguaje corporal positivo en su reunión. Un lenguaje corporal positivo común es:

  • Mantener el contacto visual

  • Asintiendo con la cabeza

  • Abrir las palmas de las manos, en lugar de mantener las manos dobladas o cerradas

  • Inclinándose a la conversación

  • Sentarse erguido para mantener una buena postura.

4. Llega temprano

Llegar de 10 a 15 minutos antes puede ayudarlo a prepararse mentalmente para la reunión. Asignar tiempo de viaje adicional también puede ayudar a garantizar que llegue temprano, independientemente del tráfico u otros factores imprevistos mientras viaja a la reunión. Llegar temprano también puede darle tiempo para configurar las pantallas que pueda necesitar para las presentaciones de la reunión.

5. Administra tu tiempo de manera efectiva

Administrar su tiempo en la reunión puede ayudarlo a maximizar la efectividad de la reunión y garantizar que aborde todos los temas importantes. Considere asignar un cronometrador o configurar un cronómetro para ayudar a mejorar su gestión del tiempo durante la reunión. También puede considerar terminar una reunión de CEO antes de tiempo si ha abordado todos los componentes importantes enumerados en la agenda. Terminar una reunión antes de tiempo puede brindarles a sus colegas la oportunidad de hacer preguntas y permitir que el director ejecutivo hable antes de despedir a todos los asistentes a la reunión.

6. Ten confianza

Puede mostrar su confianza usando un lenguaje corporal positivo, haciendo contacto visual y sentándose erguido durante la reunión. También puede demostrar su confianza sonriendo y hablando con claridad. Esto puede ayudar a mejorar su credibilidad profesional, lo que puede motivar a sus colegas y al director ejecutivo a confiar en los datos que pueda presentar durante la reunión. Tener confianza también muestra tu confianza en el contenido que estás presentando.

7. Espere preguntas

Anticiparse a las preguntas que podrías recibir y planificar tus respuestas puede ayudarte a responderlas de manera rápida y eficaz. Considere investigar su tema y recopilar datos para prepararse para cualquier pregunta que un CEO pueda hacer durante la reunión. Si el director ejecutivo hace una pregunta para la que actualmente no tiene respuesta, puede ofrecerle la respuesta después de la reunión. Además, puede escribir la pregunta para recordarle que debe seguir con una respuesta después de la reunión. Esto puede ayudarlo a demostrar su confiabilidad y habilidades de comunicación.

8. Conoce a tu audiencia

Conocer a los asistentes a la reunión puede ayudarlo a tener una pequeña charla informada o ayudarlo a sentirse más cómodo durante la reunión. Muchos ejecutivos de empresas tienen un perfil básico en el sitio web de su empresa. También puede comunicarse con otros miembros del equipo que se hayan reunido antes con el director ejecutivo y hacerles preguntas que lo ayuden a prepararse para la próxima reunión.

9. Intenta relajarte

Encontrar métodos que lo ayuden a relajarse durante la reunión puede ayudarlo a transmitir información con calma y responder preguntas de manera efectiva. Algunos métodos comunes utilizados para relajarse durante una reunión incluyen:

  • Escribir preguntas que planeas hacer más tarde

  • Guardar dispositivos electrónicos como su teléfono inteligente

  • Comer una merienda o comida saludable antes de la reunión

  • Escuchar música antes de la reunión.

  • Participar en una pequeña charla positiva antes de la reunión

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