Cómo implementar una nueva política de empresa en 10 pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de abril de 2022

Encontrar formas efectivas de implementar las nuevas pautas de la empresa puede aumentar la tasa de adopción de políticas y mejorar las regulaciones en el lugar de trabajo. Los procedimientos de la empresa pueden ayudar a abordar los problemas de seguridad, las reclamaciones de seguros y la conducta de los empleados. Si su empresa le pide que presente un nuevo programa de empresa, puede ser útil conocer el proceso básico de implementación. En este artículo, exploramos los pasos que puede seguir para introducir con éxito una nueva política empresarial y algunas sugerencias para ayudar a mejorar la implementación de su plan.

¿Cuáles son los tipos de pólizas de empresa?

Existen cuatro tipos principales de políticas de empresa:

Políticas de Recursos Humanos

Las políticas de recursos humanos son reglas y pautas para las personas que trabajan dentro de una empresa. Estas políticas suelen afectar a toda la empresa y se refieren a temas amplios que se aplican a todos. Por ejemplo, un procedimiento sobre cómo solicitar vacaciones es una política de recursos humanos. Las políticas de recursos humanos incluyen beneficios para empleados en toda la empresa, códigos generales de conducta en la empresa y procesos para contratar gente nueva.

Políticas operativas

Las políticas operativas son específicas de un proyecto, equipo o procedimiento. Se relacionan con situaciones o tareas particulares que solo personas seleccionadas en una empresa pueden comprender o realizar. Algunas políticas operativas pueden diferir entre departamentos según el tipo de tareas, clientes o tipos de equipos que manejen los departamentos. Las políticas operativas incluyen procedimientos de correo electrónico, pautas sobre cómo interactuar con los clientes y reglas relacionadas con las cuotas de ventas.

Políticas de seguridad

Las políticas de seguridad son políticas que ayudan a proteger a las personas y la propiedad de una organización. Por lo general, existen procedimientos de seguridad generales para toda la empresa y reglas más específicas para los departamentos según los tipos de entornos o equipos con los que trabajan. Las políticas de seguridad pueden incluir listas de elementos no permitidos en un edificio, protocolos de seguridad y limitaciones de acceso.

políticas de TI

Las políticas de TI se aplican a cómo una organización maneja y almacena su información digital. Estas políticas pueden aplicarse a toda la empresa oa departamentos individuales y, por lo general, están relacionadas con la tecnología que utiliza un empleado. Por ejemplo, si el departamento de ventas de su empresa utiliza un programa de seguimiento de clientes que ningún otro departamento tiene, las pautas sobre ese programa son principalmente para las personas que trabajan en ventas. Los tipos de políticas de TI incluyen procedimientos de manejo de datos, políticas de confidencialidad, reglas sobre quién puede acceder a la información y regulaciones de descarga.

¿Por qué implementar una nueva política?

Su empresa puede pedirle que implemente una nueva política cuando introduzca nuevos equipos, departamentos o tareas en la organización. También puede crear un nuevo plan que sea una actualización o modificación de un procedimiento existente cuando las nuevas tecnologías u otras políticas creen nuevos desafíos. Otra razón para implementar una nueva política es si hay situaciones particulares en su empresa que sus métodos existentes no abordan actualmente.

Cómo implementar una nueva política de empresa

Aquí hay algunas sugerencias sobre cómo implementar una nueva política de la empresa de manera efectiva:

1. Abordar la necesidad de la política

Al implementar una nueva política, puede ser útil recordar a las personas por qué su empresa necesita una. Trate de reconocer la razón por la que está creando o actualizando regulaciones y que está escribiendo una nueva política para abordar la situación. Comunicar sobre la política antes de que se escriba o implemente puede ayudar a los empleados a adaptarse al cambio.

2. Realizar investigación

Investigar implementaciones de pautas similares en su empresa y en otras organizaciones puede ayudarlo a comprender mejor su propio proceso de implementación. Si está actualizando una política existente, observe los métodos anteriores de implementación y determine si hay alguna forma de mejorar la forma en que presenta el plan. Trate de identificar cualquier posible desafío para implementar su nuevo procedimiento por adelantado.

3. Iniciar una implementación de prueba

Antes de implementar la política en todo un departamento o empresa, intente probarla para determinar cómo funciona en su lugar de trabajo. Puede usar un departamento o equipo para probar su política o implementar un período de prueba en el que todos usen la policía por un período corto de tiempo. Probar su política le permite observar cómo afecta a su equipo y le brinda la oportunidad de abordar cualquier desafío imprevisto.

4. Obtenga apoyo de la gerencia

Una vez que haya probado con éxito su política, hable con los administradores sobre la implementación permanente. Hablar con la gerencia puede ayudarlo a modificar aún más la política, tener en cuenta las variaciones que los diferentes departamentos pueden necesitar y crear un cronograma de implementación alcanzable. También pueden proporcionarle recursos como financiación, un equipo de implementación o más materiales de investigación.

5. Realiza comprobaciones legales

Antes de que pueda implementar completamente una nueva política, es posible que deba asegurarse de que siga las pautas legales. Pídale al departamento legal de su empresa que revise su póliza para cualquier modificación que pueda necesitar para cumplir con los estándares legales. Es posible que deba agregar o modificar su escrito varias veces antes de que su política esté lista para su implementación.

6. Comunicar la política

Trate de asegurarse de que las personas afectadas por la nueva política conozcan su implementación con anticipación. Puede comunicar su cambio o adición de política enviando correos electrónicos, hablando sobre la implementación durante las reuniones, creando notificaciones sobre los recursos de recursos humanos de la empresa o colocando anuncios impresos en su edificio.

7. Dar una fecha de implementación

Una fecha de implementación puede ayudar a los empleados a saber cuándo ocurre el cambio de política y le permite registrar mejor los datos sobre la política. Puede implementar una política en toda una organización o departamento simultáneamente o introducir gradualmente la política en un equipo o sucursal a la vez. Puede utilizar sistemas de calendario, avisos de empresa y reuniones para anunciar la fecha o fechas de implementación.

8. Realiza reuniones informativas

Si bien puede anunciar la fecha de implementación y los detalles básicos en una reunión general de la empresa, algunos empleados pueden tener preguntas sobre la nueva política. Considere la posibilidad de celebrar reuniones específicamente sobre la nueva política para aclarar cualquier información y abordar las inquietudes. Puede crear paquetes informativos u hojas de datos para esta reunión para ayudar a responder preguntas.

9. Recibir comentarios

Reúna los comentarios de otros miembros de la empresa y realice las modificaciones que crea que su política pueda necesitar antes de la fecha de implementación. Puede solicitar comentarios de la gerencia, las implementaciones de prueba, los líderes de equipo y cualquier empleado que tenga ideas durante las reuniones de información sobre políticas. Intente realizar los cambios finales antes de la fecha de implementación y comuníquelos a través de anuncios o correos electrónicos de actualización.

10. Implementar la política

Cuando llegue la fecha de implementación, comience a aplicar la nueva política. Haga un anuncio público final y agregue la política a cualquier documento, como manuales de empleados o sitios web de políticas de la empresa. Trate de registrar las reacciones de las personas a la implementación para ayudarlo a crear e introducir políticas futuras.

Consejos para implementar una nueva política de empresa

Aquí hay algunas sugerencias para ayudarlo a implementar una nueva política de la empresa:

Aclarar las políticas

Asegurarse de que sus políticas sean claras y fáciles de entender puede reducir la confusión, mejorar el entusiasmo de la empresa por la política y aumentar las posibilidades de una implementación exitosa. Revise sus políticas e intente leerlas en voz alta para determinar si son claras y específicas. También puede solicitar comentarios de las implicaciones de la prueba sobre qué tan bien las personas entienden los parámetros de la política.

Considera la cultura de tu empresa

La cultura de su empresa puede influir en cómo anuncia e implementa nuevas políticas. Por ejemplo, si su lugar de trabajo utiliza principalmente comunicación escrita, puede priorizar correos electrónicos y anuncios escritos para mantener a las personas informadas sobre el proceso de implementación. Si su empresa tiene una cultura muy comunal, puede considerar tener una fecha de implementación para toda la organización en lugar de iniciar departamentos en diferentes momentos.

Mantenga a todos informados

Mantener a las personas actualizadas sobre el progreso y las modificaciones de una política puede ayudarlos a comprender mejor la política y puede conducir a una implementación más exitosa. Intente utilizar métodos de comunicación escritos y verbales para anunciar cualquier información nueva o actualizaciones sobre la implementación de su política. Considere crear un documento de recursos para preguntas frecuentes e información general que pueda editar periódicamente.

Revisa tu póliza

Es posible que deba revisar o modificar su nueva política con el tiempo. Programe evaluaciones periódicas de su procedimiento para garantizar que continúe funcionando correctamente. Si sus pautas requieren revisiones o si cambian las necesidades de su organización, puede actualizar y volver a implementar su política.

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