Cómo implementar la planificación de la productividad en 6 pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Hacer un plan de productividad puede ayudarte a organizar tu tiempo. Independientemente de su profesión, utilizar el tiempo que tiene para trabajar de la manera más eficiente posible puede mejorar el progreso de su carrera. La implementación de la planificación de la productividad puede ser una habilidad valiosa, y puede crear una aprendiendo qué incluir. En este artículo, discutimos qué es la planificación de la productividad, explicamos por qué es importante y brindamos pasos prácticos sobre cómo crear un plan de productividad.

¿Qué es un plan de productividad?

Un plan de productividad es una estrategia para mejorar la productividad. Por lo general, es útil para organizaciones e individuos y consta de los pasos que la empresa o el individuo deben seguir para mejorar la productividad. Por lo general, hay tres elementos principales en un plan de productividad:

  • Planificación estratégica: esto generalmente se aplica a las empresas y consiste en una descripción general de los objetivos principales de la estrategia, cómo se alinean con la misión de la empresa y los pasos generales que la organización debe tomar para lograr esos objetivos. Al crear un plan estratégico, generalmente debe tener en cuenta tanto los desarrollos internos como las condiciones económicas y de la industria en general.

  • Planificación táctica: mientras que la planificación estratégica se refiere a los objetivos generales de la organización, la planificación táctica se ocupa de los objetivos a corto plazo y las acciones que la empresa debe tomar para alcanzarlos. Al crear un plan táctico, el empresario puede diseñar una estrategia sobre cuáles son las tareas más necesarias para lograr los objetivos a corto plazo y quiénes son los empleados más calificados para cada tarea.

  • Planificación operativa: este tipo de planificación describe lo que la empresa necesita hacer en el día a día para mantener un nivel óptimo de productividad. Dependiendo de la naturaleza del negocio, esto puede implicar evaluar la cantidad de personal que la empresa requiere para las tareas diarias, planificar cómo la organización utiliza sus instalaciones de producción y determinar formas de hacer que los procesos diarios sean más efectivos.

¿Por qué es importante la planificación de la productividad?

Algunas de las razones por las que hacer un plan de productividad puede ser un aspecto importante del desarrollo empresarial son:

  • Te ayuda a prepararte para el futuro. Crear un plan de productividad completo puede ayudarlo a comprender mejor cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo y describir las principales acciones que debe realizar para lograr esos objetivos. Estar preparado para lo que tiene que hacer también puede mejorar su moral y motivación.

  • Hace que la gestión del tiempo sea más eficiente. El tiempo es un aspecto crucial de la productividad, y la creación de un plan de productividad efectivo puede ayudarlo a usted y a todos los involucrados en su organización a hacer un mejor uso de su tiempo. Tener todas las tareas y los plazos de trabajo detallados ahorra tiempo, ya que los empleados saben lo que deben hacer y, por lo general, están más inclinados a usar su tiempo de manera eficiente.

  • Te ayuda a priorizar tareas. La planificación de su futuro a corto y largo plazo o el de su empresa puede ayudarlo a tener una idea general de todas las tareas necesarias para lograr sus objetivos organizacionales. La planificación puede permitirle evaluar esos objetivos y decidir cuáles son más importantes o urgentes que otros.

Cómo crear un plan de productividad

Considere seguir estos pasos al crear un plan de productividad para usted o su organización:

1. Identifica tus prioridades

El primer paso para crear un plan de productividad efectivo suele ser identificar las tareas y los proyectos que pueden ayudarlo a usted o a su organización a lograr sus objetivos a largo plazo. Un plan de productividad personal generalmente implica varias metas e intereses personales, mientras que un plan de productividad profesional generalmente requiere una lista de todas las tareas que son esenciales para el bienestar de la organización. Después de identificar todos sus objetivos principales, puede dividirlos en objetivos más pequeños a corto plazo.

2. Organiza las tareas por su importancia

Después de anotar todas las tareas, puede comenzar a clasificarlas según su importancia o prioridad. Las tareas más importantes suelen ser aquellas que te ayudan activamente a alcanzar tus objetivos. Organizar sus tareas según su relevancia para sus objetivos a largo plazo puede ayudarlo a concentrar su tiempo en las acciones más urgentes.

3. Identifica posibles contratiempos

Después de anotar todas las tareas esenciales y clasificarlas según su importancia, puede trabajar para identificar qué obstáculos potenciales es más probable que surjan al ejecutarlas. Conocer los contratiempos que es más probable que encuentre puede ayudarlo a usted y a su equipo a prepararse para ellos, tanto logística como mentalmente. El desarrollo de estrategias y soluciones para posibles contratiempos también puede ayudarlo a ahorrar tiempo y completar todos los objetivos antes de la fecha límite prevista.

4. Practique la gestión eficaz del tiempo

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y dividir su tiempo de acuerdo con la importancia de sus tareas pendientes. Una vez que haya identificado cuáles son sus tareas más importantes y qué podría retrasar su finalización, puede usar la información para organizar su tiempo de una manera que maximice las probabilidades de que usted o su equipo completen todas las tareas importantes a tiempo. Hacer esto consiste en evaluar el tiempo disponible, dividirlo en intervalos de tiempo, como semanal, mensual o diario, y llenar los intervalos con todas las tareas pendientes.

5. Ejecute su plan y evalúe su efectividad

Una vez que asigna los intervalos de tiempo apropiados para todas sus tareas, puede comenzar a ejecutarlas según su orden y prioridad. A medida que comience a hacerlo, realice los cambios necesarios y evalúe continuamente qué tan bien está funcionando su plan. Por lo general, es importante registrar datos relacionados con la finalización de tareas, por ejemplo, cómo el plan lo está ayudando a usted o a su organización a lograr sus objetivos generales y cuánto tiempo le tomó completarlos en comparación con su estimación inicial. Esto puede ayudarte a desarrollar mejor tus planes actuales y futuros.

6. Reconsidere su plan de productividad en función de los datos adquiridos

Una vez que tenga suficientes datos sobre la eficacia de su planificación, puede comenzar a reevaluar la dirección o la estrategia de su plan en función de los datos. Por ejemplo, puede llegar a la conclusión de que desea cambiar un objetivo o que uno de sus objetivos requiere más tiempo o más miembros del equipo. Utilice estas conclusiones para mejorar continuamente su plan de productividad y repita este paso cada vez que tenga nuevos datos.

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