Cómo escribir una agenda de reunión: consejos, plantilla y muestra

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 16 de marzo de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 16 de marzo de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

Al dirigir una reunión de negocios, es posible que sea responsable de administrar una gran cantidad de personas y tareas. Una agenda de reunión efectiva puede ayudarlo a asegurarse de discutir todo el material necesario, mantener la reunión en el tema y asegurarse de que su grupo use el tiempo de manera eficiente. En este artículo, cubriremos cómo crear una agenda de reunión que lo ayudará a dirigir cualquier reunión de manera efectiva.

¿Qué es la agenda de una reunión?

La agenda de una reunión es una lista de temas o actividades que desea tratar durante la reunión. El objetivo principal de la agenda es dar a los participantes un esquema claro de lo que debe suceder en la reunión, quién liderará cada tarea y cuánto tiempo debe tomar cada paso. Tener esta información antes y durante la reunión debería garantizar que se desarrolle de manera eficiente y productiva.

Cómo escribir una agenda de reunión

Ya sea que tenga una reunión corta de una hora o una que dure un día completo, puede seguir estos pasos para ayudarlo a escribir una agenda:

  1. Identificar los objetivos de la reunión.

  2. Pida a los participantes su opinión.

  3. Enumere las preguntas que desea abordar.

  4. Identificar el propósito de cada tarea.

  5. Estimar la cantidad de tiempo a dedicar a cada tema.

  6. Identificar quién lidera cada tema.

  7. Termina cada reunión con una revisión.

1. Identificar el objetivo de la reunión

Cuando comienza con su objetivo, puede asegurarse de que el propósito de la reunión sea claro y que cada tarea que quiera cubrir esté relacionada con su objetivo. Asegúrese de establecer una meta alcanzable para mantener su reunión lo más enfocada posible. Por ejemplo, un objetivo de reunión para aprobar el presupuesto de publicidad mensual de la empresa es más alcanzable que un objetivo para mejorar el gasto en general.

2. Pida a los participantes su opinión

Si desea mantener a sus participantes comprometidos durante la reunión, solicite su opinión de antemano para asegurarse de que la reunión satisfaga sus necesidades. Puede pedirles que sugieran qué temas les gustaría cubrir o qué preguntas tienen. Una vez que tenga una lista de ideas de los participantes, puede revisarlas y decidir qué elementos incluirá en última instancia.

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3. Enumere las preguntas que desea abordar

Una vez que sepa el objetivo de su reunión y tenga algunas ideas sobre los temas que desea tratar, haga una lista de las preguntas que debe responder durante la reunión. Algunas agendas de reuniones simplemente enumeran un tema como una frase, por ejemplo: “equipo de alquiler”. Sin embargo, puede aclarar el propósito de cada elemento de la agenda al formular los puntos de discusión como preguntas. Por ejemplo, podría escribir: “¿Bajo qué condiciones deberíamos considerar alquilar equipos en lugar de comprarlos?” Estas indicaciones pueden garantizar que invite a la discusión y recopile toda la información que necesita para cada tema de la agenda.

4. Identificar el propósito de cada tarea

Cada tarea que complete durante su reunión debe tener un propósito. Por lo general, los tres propósitos principales son compartir información, buscar información o tomar una decisión. Mientras revisa su agenda, tome nota del propósito de cada tarea. Este paso ayudará a los participantes de la reunión a saber cuándo desea su opinión y cuándo es el momento de tomar una decisión.

5. Estimar la cantidad de tiempo a dedicar a cada tema

Luego, calcule cuánto tiempo planea dedicar a cada tarea. Esta parte de la agenda asegura que tenga suficiente tiempo para cubrir todos los temas que ha planeado para su reunión. También ayuda a los participantes a ajustar sus comentarios y preguntas para que se ajusten al marco de tiempo.

Puede optimizar su marco de tiempo dando más tiempo a los elementos que anticipa que llevarán más tiempo para discutir o programando elementos de mayor importancia antes en la discusión para asegurarse de que se cubran los temas vitales. Si tiene muchas personas que asisten a su reunión, puede incluso limitar el tiempo en ciertos temas para agilizar la conversación, alentar una decisión rápida si es necesario y mantener la reunión a tiempo.

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6. Identifica quién lidera cada tema

Ocasionalmente, alguien que no sea el líder de la reunión dirigirá la discusión sobre el tema. Si planea que otras personas medien temas durante su reunión, puede identificarlas bajo su tema respectivo. Este paso ayuda a que la reunión funcione sin problemas y asegura que todos estén preparados para sus responsabilidades.

7. Termina cada reunión con una revisión

Dejar tiempo para terminar cada reunión con una revisión puede ayudar a los participantes a comprender mejor qué decisiones tomaron y qué información discutieron para que puedan tomar las medidas necesarias después de la reunión. Durante esta revisión, usted y los participantes de la reunión también deben considerar qué salió bien durante la reunión y qué necesita mejorar. Al tomarse unos minutos para considerar estas preguntas, puede asegurarse de que su próxima reunión sea aún más efectiva.

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Plantilla de agenda de reuniones

Aquí hay un esquema que puede adaptar a casi cualquier tipo de reunión:

AGENDA DE LA REUNIÓN

Fecha:
Tiempo:
Ubicación:

DETALLES DEL ORDEN DEL DÍA

Metas:

1. Descripción del primer punto del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. Observaciones
b. Observaciones
C. Observaciones

2. Descripción del segundo punto del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. Observaciones
b. Observaciones
C. Observaciones

3. Descripción del punto tres del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. Observaciones
i. Observaciones adicionales
ii. Observaciones adicionales
b. Observaciones
C. Observaciones

4. Descripción del punto cuatro del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. Observaciones
b. Observaciones
C. Observaciones

5. Descripción del punto cinco del orden del día

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. Observaciones
i. Observaciones adicionales
ii. Observaciones adicionales
iii. Observaciones adicionales
b. Observaciones
C. Observaciones

6. Revisión al final de la reunión

Tiempo:
Objetivo:
Líder:

una. ¿Qué hicimos bien en esta reunión?
b. ¿Qué deberíamos hacer diferente en la próxima reunión?

Ejemplo de agenda de reunión

Puede utilizar el siguiente calendario de reuniones de muestra cuando elabore su propia agenda:

AGENDA DE LA REUNIÓN

Fecha: 1 de agosto de 2019
Hora: 13:00
Ubicación: Sala de conferencias A

DETALLES DEL ORDEN DEL DÍA

*Objetivos: revisar las campañas de marketing del año pasado, identificar las caídas estacionales en la demanda de productos, pensar en formas de aumentar la demanda durante estas caídas y asegurarnos de que estamos preparados para la próxima campaña de marketing.*

1. Revise las campañas de marketing del año pasado.

Tiempo: 15 minutos
Propósito: Compartir información
Líder: Jamal Adams

una. Presentar las campañas de marketing del año pasado.
b. Revisa los números de ventas después de cada campaña.
C. Identifique qué campañas parecieron tener el mayor impacto.

2. ¿Cómo gestionamos mejor la demanda fluctuante de nuestro producto?

Tiempo: 30 minutos
Propósito: Decisión
Líder: Blair Hanline

una. Revise las cifras de ventas de los últimos cuatro trimestres.
b. Identifique cualquier tendencia en los números de ventas.
C. Haga una lluvia de ideas sobre cómo aumentar las ventas durante esas recesiones.

3. Prepararse para la próxima campaña de marketing

Tiempo: 15 minutos
Propósito: Decisión
Líder: Blair Hanline

una. ¿Qué debemos preparar para la próxima campaña de marketing?
i. Revise los materiales adjuntos de la campaña de marketing.
ii. Identificar tareas para cada miembro del equipo.
b. ¿Cómo haremos un seguimiento de la eficacia de esta campaña?
C. Revise los objetivos de ventas de esta campaña.

4. Revisión al final de la reunión

Tiempo: 5 minutos
Propósito: Decisión

Líder: Jamal Adams
una. ¿Qué hicimos bien en esta reunión?
b. ¿Qué deberíamos hacer diferente en la próxima reunión?

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