Cómo escribir un plan de mejora continua en el lugar de trabajo en 5 pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 26 de mayo de 2022 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 26 de mayo de 2022

Publicado el 7 de octubre de 2019

Los líderes a menudo buscan formas de aprovechar el crecimiento de la empresa y tienen la tarea de garantizar el progreso hacia objetivos nuevos y existentes. Este tipo de pensamiento se puede estructurar con un “plan de mejora continua en el lugar de trabajo”, que desafía constantemente a la empresa a alcanzar nuevas metas.

En este artículo, definiremos la mejora continua con técnicas sobre cómo usarla en el lugar de trabajo. También veremos ejemplos de buenos planes de mejora continua en el lugar de trabajo.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es una estrategia que mantiene el enfoque de una empresa en mejorar la forma en que administra las funciones comerciales. Los líderes pueden establecer pequeñas metas para lograr cada mes, además de las metas trimestrales y anuales. Mantiene a la empresa avanzando y generando impulso. Hay varias técnicas diferentes que puede utilizar para desarrollar planes de mejora continua.

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Cómo crear una cultura de mejora continua en el lugar de trabajo

Puede seguir estos cinco pasos para crear una cultura de mejora continua exitosa en su lugar de trabajo:

1. Elija el método apropiado

Hay muchos métodos de mejora continua que puede elegir para adaptarse a las necesidades de su lugar de trabajo.

Algunas técnicas de mejora específicas incluyen:

Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)

La primera etapa del proceso es la recopilación de datos e información, la etapa de “planificación”. Durante la etapa de “hacer”, implementará su plan a pequeña escala. Después de un período de tiempo designado, “verificará” los resultados de su método a pequeña escala y hará los ajustes necesarios. Para “actuar”, aplicará su solución o método a gran escala. Puedes repetir este proceso tantas veces como sea necesario.

Mapeo de flujo de valor

Este método permite a los equipos crear una imagen del proceso o método. Recopilarán información sobre el estado actual de su proyecto o proceso, luego mapearán los pasos que deben seguir para alcanzar la meta propuesta. El mapeo del flujo de valor es un método esbelto, lo que significa que ayuda a los equipos a identificar y eliminar el desperdicio de tiempo y recursos para hacer que los procesos sean más rápidos y fáciles.

estrategia 5S

Traducido del japonés, la estrategia 5S incluye “clasificar”, “poner en orden”, “brillar”, “estandarizar” y “sostener”. Durante la etapa de “clasificación”, identificará y eliminará los recursos innecesarios del proceso. Después de reunir los recursos necesarios, los organizará para que estén en los lugares correctos. “Brillar” implica limpiar y organizar regularmente su espacio de trabajo para mantener un flujo de trabajo fluido. Cuando “estandarice”, desarrollará procesos específicos para mantener su espacio de trabajo organizado. El paso final, “sostener”, significa que permite que los empleados administren sus propios métodos.

2. Supervisar el crecimiento

Debe monitorear el crecimiento regularmente para confirmar que los equipos cumplan con los objetivos de rendimiento. Organice reuniones periódicas para asegurarse de que todos se sientan cómodos con los objetivos y tengan los recursos que necesitan. Asegúrese de tener plazos específicos para cada objetivo de rendimiento para que los miembros del equipo puedan tener plazos.

3. Establece metas manejables

Establecer metas pequeñas y realistas es esencial para el éxito de un equipo. Hacer que las metas sean manejables alienta y motiva a los empleados a lograrlas. Por ejemplo, un objetivo realista para un equipo de servicio al cliente sería aumentar la satisfacción del cliente en un 5 % al final del trimestre. En respuesta, podrían mejorar la comunicación con el cliente y solicitar que proporcionen comentarios después de cada interacción.

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4. Solicite comentarios de los empleados

Tener un equipo comprometido es crucial y todos los miembros del equipo deben desempeñar un papel activo. Pedir regularmente a los miembros del equipo que compartan su progreso y sus contratiempos puede ayudarlo a hacer ajustes y ofrecer orientación cuando sea necesario. Los empleados también pueden tener nuevas ideas para alcanzar objetivos que no eran evidentes para usted.

5. Actualizar al equipo regularmente

Anime a su equipo brindándoles actualizaciones oportunas sobre proyectos y objetivos. Considere actualizar al equipo sobre el progreso cada semana para que puedan ver cómo su trabajo está afectando las metas. Esto puede motivarlos a permanecer enfocados en sus tareas y abordar rápidamente cualquier problema que necesiten abordar.

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Ejemplos de mejora continua

Aquí hay dos ejemplos de métodos de mejora continua:

1. Aumentar las ventas

Una empresa establece el objetivo de aumentar las ventas, por lo que el gerente del departamento de ventas se reúne con su equipo para discutir un cronograma y cómo cumplirán el objetivo. Cuando el gerente celebra otra reunión un mes después, descubre que tiene la mitad de las ventas que esperaba tener. El gerente solicita comentarios sobre el proceso para ver si pueden mejorarlo.

Varios empleados mencionan que no creen que las técnicas de venta actuales sean útiles, por lo que el equipo trabaja en conjunto para desarrollar un nuevo método para probar. El técnico tiene previsto reunirse de nuevo con el equipo en dos meses. Después de solo un mes, el gerente descubre que el equipo ha vendido un 50% más de lo previsto.

2. Mejorar los productos

Una empresa de software tiene un nuevo producto que está por salir y el equipo de control de calidad necesita confirmar que funciona bien antes de lanzarlo al público. El equipo utiliza varios enfoques para probar sus funciones continuamente. Cuando encuentran un error, el equipo se reúne para analizar qué podría estar causándolo y desarrollar nuevos métodos de prueba. Repiten este proceso de probar el programa y probar nuevas ideas hasta que el programa esté libre de errores.

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