Cómo escribir un informe de trabajo (con ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 24 de mayo de 2022 | Publicado el 4 de febrero de 2020

Actualizado el 24 de mayo de 2022

Publicado el 4 de febrero de 2020

Los informes comerciales suelen ser una parte común de las responsabilidades laborales de muchas personas. Hay varios tipos de informes de trabajo que se le puede solicitar que escriba, incluidos informes de trabajo diarios, informes de ventas y análisis. Si bien no existe un formato establecido para escribir informes de trabajo, hay ciertos pasos que puede seguir para asegurarse de redactar el informe más eficaz y profesional posible.

En este artículo, discutiremos qué es un informe de trabajo, revisaremos cómo escribir un informe eficiente y repasaremos una plantilla de informe de trabajo y ejemplos para cuando redacte el suyo propio.

¿Qué es un informe de trabajo?

Un informe de trabajo es un documento oficial que analiza información sobre un tema específico relacionado con un aspecto de su trabajo. La mayoría de los informes de trabajo están dirigidos a un público en particular, como un gerente. Según el tipo de informe de trabajo, se le puede dar un resumen del informe que describe lo que debe incluir en su informe. La mayoría de los informes deben escribirse en un formato estructurado para demostrar claramente lo que el informe intenta transmitir.

Cómo escribir un informe de trabajo

Redactar informes de trabajo efectivos requiere práctica y requiere buena habilidades de comunicación. Cuantos más informes escriba, más eficiente será al redactarlos. Los siguientes son pasos que puede seguir para escribir un informe profesional en el lugar de trabajo:

1. Identifica a tu audiencia

Saber quién leerá su informe es un paso importante para determinar cómo formateará su informe, qué incluirá y el tono que debe usar al escribirlo. Por ejemplo, si está escribiendo un informe de ventas para su gerente, ¿alguien más leerá el informe? Si está redactando un informe de análisis comercial, ¿sus superiores leerán el informe o solo su supervisor inmediato? Establezca quién leerá su informe y dirija el informe a estas personas específicas.

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2. Decide qué información incluirás

Después de determinar quién es su audiencia, debe concentrarse en identificar el propósito de su informe para decidir qué información debe incluirse. Si sabe quién leerá el informe, puede hacer preguntas sobre lo que esperan ver. Elija incluir información que brinde la imagen más clara de lo que está tratando de transmitir.

Por ejemplo, si está escribiendo un informe de ventas, es posible que su informe deba incluir información sobre si se están cumpliendo los objetivos de ventas, los productos y servicios que más se venden, los desafíos que usted o su equipo enfrentan y su pronóstico de ventas para el próximo mes o trimestre.

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3. Estructura tu informe

Al escribir un informe, debe estructurarlo para que pueda leerse y digerirse fácilmente. Si bien cada informe variará en las secciones que debe incluir, puede usar los siguientes componentes del informe como guía al escribir su informe:

  • Título o portada

  • Resumen ejecutivo/resumen que describe brevemente el contenido de su informe

  • Índice (si el informe tiene más de unas pocas páginas)

  • Una introducción que describa su propósito al escribir el informe.

  • Un párrafo de cuerpo donde incluye la información que está transmitiendo con el informe

  • Conclusión o recomendación según el propósito del informe

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4. Usa un lenguaje conciso y profesional

Debe esforzarse por utilizar un lenguaje claro y conciso al redactar su informe. Trate de transmitir el mensaje de la manera más clara y rápida posible y use un lenguaje simple pero profesional. Evite el uso de oraciones “pelusa” o con muchas palabras cuando sea posible. Por ejemplo, en lugar de decir: “Puede que le resulte útil actualizar regularmente su bandeja de entrada para mantenerse al día con los correos electrónicos”, podría decir: “Actualice regularmente su bandeja de entrada”.

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5. Revisa y edita tu informe

Corrección de pruebas su informe de trabajo es un paso esencial en el proceso de redacción del informe. Esto le da la oportunidad de asegurarse de que su redacción sea lo más profesional posible y de detectar cualquier error antes de enviarla. La revisión también le permite eliminar cualquier información innecesaria y asegurarse de que su informe sea lo más eficiente y efectivo posible.

Una vez que haya terminado de escribir su informe, déjelo a un lado durante una hora o más antes de corregirlo. Esto le permitirá ver el informe de una manera nueva y detectar errores que quizás no haya visto antes.

Plantilla de informe de trabajo

La siguiente es una plantilla que puede usar al formatear un informe de trabajo:

[Project name]
[Date]
[Prepared by: your first and last name]
[Company name]

[Executive summary or abstract: Use this section to note your conclusions or recommendations that will be made in the report. You should also include the most important ideas discussed in the report. If you’re writing a daily work report or progress report, you do not need to include this section.]

[Introduction: Your introduction should be two to four paragraphs summarizing what you will cover in the report as well as your reason for writing the report. Be as specific and concise as possible when writing your introduction so that the reader can clearly understand what they will find in your report. For daily or progress reports, your introduction only needs to be a few sentences detailing work you’ve completed and what you plan to work on next.]

[Body: For the body of your report, you should focus on detailing the information you wish to convey. You can include results, conclusions and findings that were made related to a project. For daily or progress reports, include the accomplishments you have achieved or tasks you have completed.]

[Recommendations: In this section, you should list your recommendations based on the conclusions or results of a project or that will solve a particular issue. For example, you may write “spend one hour training employees on the new handbook each week” as a recommendation. For a daily or progress report, you can list your next goals or tasks in this section.]

[Conclusion: Conclude your report by summarizing the findings or results discussed and reiterating the most important recommendations.]

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ejemplo de informe de trabajo

El siguiente es un ejemplo de un informe de trabajo que puede usar como guía al escribir su propio informe en el lugar de trabajo:

5 de noviembre de 20XX
Preparado por: Sally Smith
Compañía ABC

Este informe es para proporcionar una actualización sobre el proyecto XYZ que vence el 5 de diciembre. Este proyecto dará como resultado la creación de un nuevo manual del empleado que incluirá reglas y regulaciones actualizadas, así como el aumento aprobado de tiempo libre pagado. Este manual trabajará para aumentar la conciencia de los empleados sobre las expectativas del lugar de trabajo, así como para informarles sobre los nuevos beneficios que se han implementado recientemente.

Resumen del trabajo realizado:

A la fecha, he completado lo siguiente para el proyecto XYZ:

  • Verificó toda la información que estará en el manual con la alta gerencia y RRHH

  • Redactó una tabla de contenido

  • Diseño formateado del manual

  • Redactó las primeras 12 páginas del manual.

Tareas a realizar antes del 12 de noviembre de 20XX:

  • Redacte cinco páginas más del manual.

  • Revise y edite todas las páginas que se han completado hasta la fecha.

  • Tener el gerente de recursos humanos lea el contenido del manual para garantizar la precisión.

Conclusión

El proyecto XYZ está en camino de completarse en la fecha programada. Este proyecto actualmente no tiene obstáculos o problemas obvios, pero si surgen, se abordarán de inmediato.

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