Cómo escribir un correo electrónico solicitando una actualización (con ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

6 de julio de 2021

La comunicación efectiva es un aspecto clave de una relación personal o profesional exitosa. Dado que muchas empresas y profesionales utilizan el correo electrónico como su principal forma de comunicación, es importante aprender a redactar diferentes tipos de correos electrónicos. Un componente principal de la comunicación eficaz por correo electrónico es el seguimiento. En este artículo, discutimos cómo escribir un correo electrónico solicitando una actualización y brindamos consejos sobre cómo estructurar su correo electrónico de seguimiento para aumentar sus posibilidades de recibir una respuesta.

¿Por qué escribirías un correo electrónico de seguimiento?

Aquí hay algunas razones por las que puede escribir un correo electrónico de seguimiento:

  • Los correos electrónicos de solicitud de actualización aumentan la probabilidad de recibir una respuesta a su correo electrónico anterior.

  • Los correos electrónicos adicionales mueven su mensaje a la parte superior de la bandeja de entrada del destinatario, recordándoles su conversación.

  • Puede demostrar que valora el trabajo y el tiempo del destinatario.

  • Los correos electrónicos de seguimiento mantienen la comunicación y aseguran que el destinatario complete los proyectos o responsabilidades según lo previsto.

Cómo enviar un correo electrónico solicitando una actualización

Puede seguir estos pasos para enviar un correo electrónico solicitando una actualización:

1. Decide cuándo enviar el correo electrónico

Considere cuánto tiempo ha pasado desde que envió su último correo electrónico, cuándo necesita una respuesta y el propósito del mensaje original. Puede enviar un correo electrónico de inmediato si necesita una respuesta urgente. Si el destinatario le dijo que respondería dentro de un período de tiempo determinado, puede enviar un correo electrónico una vez que haya pasado la fecha límite. Para las entrevistas, es común esperar de tres a cinco días antes de solicitar una actualización si no ha recibido una respuesta.

2. Determinar el objetivo

Determine el objetivo del correo electrónico y establezca claramente la información que espera recibir. Es importante determinar qué tipo de respuesta desea obtener del destinatario del correo electrónico e incluir un lenguaje que pueda reflejar este objetivo. Puede considerar usar un tono más formal y serio si el asunto es urgente.

3. Agregue una línea de asunto atractiva

La línea de asunto es la primera parte del correo electrónico que ve el destinatario. Esto es lo que puede tentarlos a abrir e incluso responder a su correo electrónico. Una buena línea de asunto debe ser clara, concisa e interesante. Considere agregar detalles específicos, como su nombre y el propósito del correo electrónico, para ayudar a que su correo electrónico se destaque en su bandeja de entrada.

4. Revisa el correo electrónico

Después de terminar el correo electrónico, puede revisarlo para verificar si cumple con el tono deseado e incluye todos los detalles necesarios. Revisar también te ayuda a eliminar errores ortográficos y gramaticales. También puede pedirle a otra persona que revise su borrador o usar una herramienta de revisión ortográfica.

4. Envíalo

Envíe o programe su correo electrónico una vez que se haya asegurado de que incluye todos los detalles necesarios. Si se está comunicando entre diferentes departamentos o está escribiendo un correo electrónico de seguimiento en nombre de otra persona, puede agregarlos al campo CC para que también puedan ver su correspondencia. También puede agregar direcciones de correo electrónico a la sección BCC si desea mantener sus direcciones de correo electrónico privadas.

Consejos para escribir un correo electrónico de seguimiento

Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta al escribir su correo electrónico solicitando una actualización:

Seguimiento en poco tiempo

Trate de hacer un seguimiento rápido para mantener activa la conversación. También puede mantener el enfoque del destinatario cuando envía un seguimiento rápido. Intente enviar su correo electrónico dentro de los cinco días posteriores al último mensaje.

Fomentar una respuesta

Puede alentar una respuesta del destinatario del correo electrónico haciéndole preguntas o solicitándole que complete una acción específica. Si decide incluir una pregunta, considere pedir cortésmente la información que necesita. Por ejemplo, si está trabajando en un proyecto con otro miembro del equipo, puede preguntarles si pueden enviarle actualizaciones por correo electrónico e indicar la hora en que le gustaría recibir una respuesta.

Añadir valor

Cuando envíe un correo electrónico de seguimiento, indique el motivo por el que necesita o desea una actualización. Esto puede hacerles saber que su respuesta es valiosa y que el tiempo que dedican a responderle vale la pena. También puede centrarse en cómo puede beneficiarles proporcionarle la información que necesita.

hazlo breve

El destinatario debe poder saber el propósito de su correo electrónico incluso si lo escanea rápidamente. Trate de incluir solo los detalles necesarios, limitando su correo electrónico a uno o dos párrafos cortos. Si necesita proporcionar información adicional, indique su propósito primero y agregue detalles adicionales más adelante.

Incluir una llamada a la acción

Hazle saber al destinatario lo que te gustaría que hiciera después de leer tu correo electrónico. Hay muchos llamados a la acción, como hacer un seguimiento con una llamada telefónica, visitar un sitio web, completar un formulario, adjuntar documentos o archivos o programar una reunión virtual o física. Palabras como unirse, leer, comenzar, comprar y revisar pueden crear buenas declaraciones de llamado a la acción.

Ejemplos de correos electrónicos solicitando actualizaciones

Escribir correos electrónicos de seguimiento puede ser más fácil si tiene algunas muestras o plantillas preparadas para adaptarse a diferentes circunstancias. Aquí hay algunos ejemplos de correos electrónicos de seguimiento que puede usar:

Muestra 1

Asunto: Transferencia de arrendamiento de John Blue

Hola Jason,

Hablé con usted por teléfono la semana pasada acerca de mudarme de los apartamentos de Sunnyvale Hill en mayo. Espero transferir mi contrato de arrendamiento a Julia Miller, copiado en este correo electrónico, a partir del 1 de junio hasta el 6 de diciembre.

¿Puede decirnos qué documentación debemos completar para transferir el contrato de arrendamiento? Además, me encantaría recibir una actualización sobre el estado de la solicitud de alquiler de Julia. Voy a salir de la ciudad muy temprano el sábado por la mañana y espero tener esto solidificado antes de eso para que no haya ningún problema cuando Julia se mude al apartamento este fin de semana. ¿Podría proporcionarme una actualización antes de las 5:30 p. m. de esta noche?

Gracias,

juan azul

Muestra 2

*Asunto: Oportunidad de asistente de investigación de Greta Stratham*

Hola Caleb,

Soy Greta, actualmente estudio microbiología y ciencia celular en la Universidad de Queen Creek, y nos conocimos la semana pasada en el concurso de ciencias del campus. Solo quería agradecerle nuevamente por compartir su experiencia en Invenis Genetics International conmigo y por brindarme información sobre la oportunidad abierta de asistente de investigación.

Como mencioné en mi correo electrónico anterior, escuchar acerca de su éxito con las identificaciones celulares me entusiasmó mucho para explorar más oportunidades con el equipo de investigación y desarrollo de Invenis. Realmente aprecio tu tiempo y tus consejos.

Me preguntaba si tuvo la oportunidad de revisar mi historial laboral y algunos de los proyectos innovadores en los que he trabajado que le envié por correo electrónico la semana pasada. Avíseme si hay algo más que necesite de mi parte, ya que me encantaría recibir una actualización sobre los próximos pasos involucrados. ¡Espero conocerte pronto!

Saludos,

greta stratham

Muestra 3

Asunto: Rol de directora de equipo de Jillian Smith

Hola Harry,

Hablé contigo la semana pasada sobre el nuevo puesto de director de equipo. En ese momento, dijo que estaba buscando un gerente organizado y orientado al equipo y alguien que pudiera capacitar a todo el equipo para lograr los objetivos establecidos.

Quería enviarle un correo electrónico para obtener una actualización sobre si ya ha ocupado el puesto. Todavía estoy muy interesado en unirme a su equipo de ventas, así que espero poder hacer un seguimiento con usted y programar una cita para una entrevista para analizar cómo puedo aportar mis habilidades de liderazgo a Crider y Warner.

Si el puesto ya no está disponible, ¿le importaría informarme sobre otras posiciones abiertas o qué puedo mejorar en el futuro? Tengo muchas ganas de volver a escuchar de usted.

Saludos cordiales,

jillian smith

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