Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio de eventos (plantilla y ejemplos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Un correo electrónico de recordatorio del evento le permite enviar a cada asistente potencial un mensaje que incluye detalles importantes y les recuerda por qué se registraron para asistir. Un recordatorio adecuado puede ayudar a que su mensaje sea lo más efectivo posible y su evento sea un éxito. En este artículo, aprenda los nueve elementos para escribir un excelente correo electrónico de recordatorio de un evento y revise nuestra plantilla y el ejemplo para ayudarlo a escribir el suyo propio.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio de evento?

Un correo electrónico de recordatorio de evento es una correspondencia que envía a los asistentes potenciales de su evento para recordarles cuándo, dónde y por qué se lleva a cabo el evento. Enviar recordatorios de eventos es una excelente manera de entusiasmar a las personas con el evento. Al crear un correo electrónico de recordatorio de evento bien redactado, es posible que pueda aumentar la cantidad de personas que realmente asisten a su evento, en comparación con la cantidad de personas que se registraron. También le permite recordar a los visitantes potenciales actividades, invitados especiales, obsequios y otras ventajas de asistir a su evento.

Cómo escribir un recordatorio por correo electrónico de un evento

Complete los siguientes pasos para aprender cómo crear un recordatorio de evento por correo electrónico:

1. Elija un título único

Lo primero que puede hacer al escribir un recordatorio de evento es elegir su título. Aunque puede haber algo de espacio para la creatividad, su título generalmente incluye el nombre de su evento. Esto ayuda a aumentar la credibilidad de su correo electrónico y garantiza que sus asistentes sepan de quién proviene el correo electrónico y por qué se envía. Considere hacer que el título sea único, como agregar el nombre de su empresa o un juego de palabras, especialmente si el nombre de su evento no es especialmente distinto de los eventos que pueden realizar otras empresas u organizaciones.

2. Revisa tu tono

Escriba sus correos electrónicos de recordatorio de eventos en un tono que sea amigable pero aún profesional. Podría ser beneficioso usar un lenguaje optimista y alentador para recordarles a las personas que el evento es divertido, emocionante y algo que quieren experimentar. Dado que es probable que la audiencia del correo electrónico de recordatorio del evento ya se haya registrado para el evento, puede adoptar un enfoque más relajado para la estructura de la oración y la elección de palabras en lugar de utilizar una gran variedad de tácticas de venta en su copia.

3. Incluya la hora y la fecha del evento

Incluya la hora y la fecha del evento tan pronto como tenga sentido lógico en el correo electrónico. Considere poner estos datos en negrita para distinguirlos del resto de la información en el correo electrónico. Hacer esto puede garantizar que sus asistentes no olviden cuándo se lleva a cabo el evento. Si tiene un evento en línea, incluya la zona horaria para que las personas de todo el país o del mundo inicien sesión en el momento correcto.

4. Indique la ubicación

Incluya la ubicación de su evento al principio del correo electrónico, tal vez cerca de donde indica la fecha y la hora. También puede optar por poner en negrita esta información para llamar la atención del lector. Si su evento tiene lugar en una ubicación real, puede incluir un enlace de mapa en la parte inferior del correo electrónico. Por lo general, los programas de mapas en línea tienen una función que le permite insertar un mapa directamente en su correo electrónico y brindar opciones para obtener direcciones.

5. Crea un evento de calendario o un recordatorio de cuenta regresiva

Cree una publicación de eventos que sea compatible con calendarios digitales para que las personas recuerden asistir justo antes de la fecha y hora del evento. Esta es otra forma de asegurarse de que sus asistentes estén allí y a tiempo. También puede agregar un temporizador de cuenta regresiva a través de algunas de estas aplicaciones o con una variedad de otras aplicaciones. Los calendarios de cuenta regresiva sirven como un método para recordar a los asistentes qué tan pronto se llevará a cabo un evento y entusiasmarlos por asistir.

6. Agregar detalles del evento

Agregar detalles del evento es una excelente manera de recordar a los asistentes los beneficios de asistir. Recuérdeles las actividades que está ofreciendo, indique si está brindando alimentos o bebidas, y enumere a los invitados especiales que pueden presentarse . El objetivo general de incluir detalles adicionales del evento es asegurarse de que quienes se inscribieron recuerden por qué querían asistir a su evento y se entusiasmen con él.

7. Instrucciones de preparación de la oferta

Permita que sus asistentes se preparen adecuadamente para su evento enviando instrucciones para completar antes o durante la actividad. Estas instrucciones pueden implicar decirles a los asistentes qué programas de software deben descargar, enumerar las instrucciones de estacionamiento del lugar del evento o enumerar cualquier costo o cargo adicional asociado con el evento. Enumerar las instrucciones de preparación puede ayudar a las personas a asegurarse de que están listas para el evento y que han cumplido con los requisitos necesarios que podrían afectar su experiencia.

8. Crea una página de preguntas frecuentes

Para ayudar a los asistentes a responder algunas de sus propias preguntas, cree una página de preguntas frecuentes. Proporcionar una sección de preguntas frecuentes dentro del correo electrónico puede abordar las preguntas más comunes sobre eventos que la gente podría hacer. También puede crear una página de preguntas frecuentes en su sitio web e incluir un hipervínculo dentro del texto del correo electrónico. Hacer esto puede ayudarlo a ahorrar tiempo a usted o a su personal al tener un lugar para dirigir a las personas si le envían correos electrónicos de respuesta o preguntas sobre el evento.

9. Termina con un cierre amistoso

De acuerdo con el tono del correo electrónico, termine con un cierre amistoso. Considere usar un lenguaje profesional como “sinceramente” o cerrar de una manera que sea relativa a un correo electrónico de evento. Por ejemplo, puede decir algo como no podemos esperar a verlo en el evento como su línea de cierre para recordarles a las personas que se registren o registren la fecha del evento en su calendario.

Plantilla para un correo electrónico de recordatorio de evento

Utilice esta plantilla para aprender a crear su propio correo electrónico de recordatorio de eventos:

[Subject Line]:
[Time and Date]:

Hola [Recipient’s name],

Le enviamos este correo electrónico para recordarle nuestro próximo evento. [Event name] a [Venue location] en [Event date]. estamos sirviendo [Food or beverage type] y divertirse con actividades como [Name of activities]. El estacionamiento está ubicado en [Parking location]. ¡Esperamos verte ahí!

Sinceramente [Name of business or company],

Ubicación/Direcciones

Recordatorio de calendario/cuenta regresiva

Ejemplo de un correo electrónico de recordatorio de un evento

El siguiente es un ejemplo de cómo puede escribir un correo electrónico de recordatorio de un evento:

¡Espera que el Desfile del Día de los Caídos de este año sea épico!

31 de mayo de 2021 a las 12 h

Hola Susana,

Es casi la hora del Desfile del Día de los Caídos en St. Louis de este año. Como saben, estamos muy emocionados de tener una carroza de Party Girl en el Desfile de este año. Estamos encantados de que esté dispuesto a tomar su día libre para trabajar en este evento empresarial y dar a conocer la marca. Asegúrate de vestirte de verde para combinar con nuestros colores Party Girl. Lo invitamos a traer matracas, globos, confeti y cualquier otra cosa que lo ayude a pasar un buen rato e interactuar con la multitud tanto como sea posible.

Nos reuniremos en Main Street a las 10 a. m. Les pedimos que viajen en parejas o incluso en grupos más grandes de representantes, ya que el lugar tiene estacionamiento limitado. Aparte de vestir de verde, no tenemos un código de vestimenta para este evento. Le pedimos que se vista cómodamente porque pasará la mayor parte del día parado en la carroza o caminando por la ruta del desfile.

¡No puedo esperar a verte allí!

Tus amigos en Party Girl Inc.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.