Cómo escribir un correo electrónico de propuesta comercial (con ejemplo)

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 3 de junio de 2022 | Publicado el 3 de enero de 2020

Actualizado el 3 de junio de 2022

Publicado el 3 de enero de 2020

Un correo electrónico de propuesta comercial es un documento de ventas persuasivo que se envía a los clientes para obtener negocios. Aprender a redactar una propuesta comercial efectiva es fundamental para el crecimiento de tu empresa. Los correos electrónicos de propuestas comerciales pueden tomar muchas formas y pueden enviarse a clientes nuevos o existentes para respaldar el crecimiento de los ingresos. En este artículo, explicamos cómo escribir un correo electrónico de propuesta comercial exitoso.

Conclusiones clave:

  • Incluya su persona compradora, análisis de necesidades, objetivos, cronograma, alcance de la propuesta y costos.

  • Asegúrese de que su correo electrónico sea profesional y fácil de leer, incluida toda la información solicitada por el destinatario.

  • Incluya los próximos pasos requeridos o un llamado a la acción solicitando una acción específica de su audiencia.

 

¿Qué es un correo electrónico de propuesta comercial?

Un correo electrónico de propuesta comercial es una carta que se envía en las etapas temprana o intermedia de un proceso de ventas. Este tipo de propuesta es más común en transacciones de empresa a empresa.

Se puede enviar una propuesta comercial después de que un cliente potencial haya aceptado revisar los términos de una transacción de venta. Esto se llama una propuesta comercial solicitada. Los correos electrónicos de propuestas comerciales solicitadas pueden ser documentos de ventas independientes o usarse para cumplir con solicitudes de licitaciones, investigaciones o propuestas de subvenciones.

Un correo electrónico de propuesta comercial también podría ser el primer punto de contacto con el comprador. En estos casos, se trata de una propuesta comercial no solicitada.

De cualquier manera, un correo electrónico de propuesta comercial debe ser efectivo si va a hacer crecer su negocio. Una propuesta exitosa tiene una introducción sólida con una declaración de objetivos clara, describe de manera sucinta lo que se propone, sigue un formato de correo electrónico de propuesta y requiere el reconocimiento de ambas partes.

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Cómo escribir un borrador de correo electrónico de propuesta comercial

Considere el correo electrónico de su propuesta comercial como un argumento de venta. ¿Qué necesitas incluir en este borrador para hacer la venta? Primero, tiene que ser convincente. En segundo lugar, un correo electrónico de propuesta comercial también debe ser una descripción precisa de lo que se ofrece.

Cree su borrador de correo electrónico de propuesta comercial siguiendo estos pasos:

1. Complete la personalidad de un comprador

La personalidad de un comprador es un documento que incluye cosas como información demográfica del comprador, valores y factores motivadores. Considere exactamente para quién está escribiendo una propuesta comercial. Determinar la persona del comprador lo ayudará a decidir varios elementos vitales, como el tono, el nivel de formalidad esperado y el contenido de ventas.

Una forma de crear la personalidad de un comprador es entrevistar a los clientes existentes. Por ejemplo, puede enviar una encuesta por correo electrónico a los clientes. En la encuesta, puede recopilar información demográfica personal que le brinda más información sobre quiénes son los que toman las decisiones de compra entre su base de clientes en términos de edad, género y ocupación.

Puede darse cuenta de que se ha estado dirigiendo a los directores de marketing cuando las personas que deciden comprarle son en realidad los directores ejecutivos.

Hoy en día, muchos recursos obtienen información de usuario específica de plataformas de redes sociales populares. Independientemente de cómo elija investigar a sus clientes, use la información que recopile para escribir una descripción general del comprador. Esa es la personalidad de tu comprador.

Esta descripción debe tenerse en cuenta en todas sus comunicaciones de ventas con esta audiencia y otras audiencias idénticas, a veces denominadas audiencias similares.

2. Llevar a cabo un análisis de necesidades

Investigue cualquier información relevante para el cliente específico al que se dirige con su propuesta. Esto se conoce como un análisis de necesidades. Idealmente, durante un análisis de necesidades, tiene la oportunidad de sentarse con el cliente potencial y hacerle preguntas.

Un ejemplo de una pregunta de análisis de necesidades sería: “Si pudiera agitar una varita mágica y resolver un problema en su negocio, ¿cuál sería?” Otro ejemplo de pregunta podría ser: “Imagínese que resolvimos el problema que mencionó anteriormente. ¿Cuánto tiempo, dinero y otros recursos le ahorraría eso a su negocio?” El objetivo de hacer estas preguntas es obtener información útil para crear su propuesta. Si envía una propuesta no solicitada o cumple con una solicitud de propuesta, es posible que solo tenga acceso a una cantidad limitada de información.

Su investigación de análisis de necesidades debe incluir hablar con otras personas dentro de su red que puedan informarle sobre las necesidades de su cliente potencial, si corresponde. También puede pasar tiempo en línea para obtener más información sobre la empresa para poder anticipar sus problemas y brindar una solución.

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3. Concéntrese en sus objetivos y cronograma

Su correo electrónico de propuesta comercial debe comenzar con una declaración objetiva. En un contexto más formal, esto sería un resumen ejecutivo. Un correo electrónico de propuesta es único porque no requiere un resumen ejecutivo, pero aún debe dejar claro su objetivo en la parte superior del correo electrónico.

Para conocer el objetivo de tu propuesta, considera estas preguntas:

  • ¿Qué necesita el cliente?

  • ¿Qué problema del cliente resuelve esta propuesta?

  • ¿Cómo es su solución la respuesta correcta al problema del cliente?

Ejemplo: “El objetivo de Bizzy Commercial Floor Care al enviar esta propuesta es reducir el costo del servicio de limpieza nocturna de Family Grocer Company en un 15 % usando solo mano de obra contratada directamente”.

Esta declaración de objetivos resuelve dos problemas para Family Grocer Company. Primero, está disminuyendo el costo del cuidado del piso del cliente, y segundo, está asegurando que se cumplan los estándares de calidad al no subcontratar las tareas de limpieza.

Una buena declaración de objetivos creará intriga en la parte superior del correo electrónico, lo cual es esencial, especialmente para propuestas no solicitadas en las que tiene poca o ninguna relación con el cliente potencial.

También debe pensar en la línea de tiempo del proyecto. En el caso de Bizzy Commercial Floor Care, es posible que necesiten 30 días para contratar la mano de obra para asumir el negocio de Family Grocer Company, y el plazo del contrato podría ser de seis meses, un año o mes a mes. Todos estos son elementos que deben considerarse e incluirse al principio del proceso de correo electrónico de propuesta comercial.

4. Esquema del alcance de la propuesta

Con un cronograma objetivo y general decidido, el alcance le permite entrar en los detalles de cómo se ejecutará el proyecto.

El “alcance” es un término común utilizado para describir quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué de la propuesta:

  • Quién: ¿Quién trabajará en el proyecto? Esto incluye a las partes interesadas, los administradores de cuentas y la fuerza laboral. ¿Quién será el principal punto de contacto para el cliente? ¿Quién entregará el producto o servicio?

  • Qué: ¿Qué se va a entregar? ¿Cuánto costará el proyecto? ¿Cuáles son las condiciones de pago? ¿Qué deberes se requerirán del cliente? ¿Qué responsabilidades asumirá usted?

  • Dónde: ¿Dónde se llevará a cabo el proyecto?

  • Cuándo: ¿Cuándo se entregarán los productos o servicios? ¿Es recurrente en un cronograma o es una entrega única? ¿Cuándo puede el cliente ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente si hay un problema?

  • Cómo: ¿Cómo se comunican los problemas? ¿Cómo se implementará el proyecto? Si es recurrente, ¿cuántas veces? ¿Cómo se asegurará de cumplir con los estándares del cliente?

  • Por qué: ¿Por qué el cliente debería trabajar con usted? ¿Por qué eligió este producto o servicio como solución a los problemas del cliente?

5. Incluya cifras de costos

Para que la propuesta sea efectiva, el cliente debe poder reconocer y aceptar el costo.

Utilice la información que ya ha recopilado para ofrecer un precio en su propuesta. Si tuvo la oportunidad de hacer un análisis de necesidades en el que habló con el cliente, es posible que ya conozca el costo deseado por el cliente. Aún así, al estimar los costos de mano de obra y otros gastos comerciales, puede generar un precio que lo beneficie tanto a usted como al cliente.

Ejemplo de correo electrónico de propuesta comercial

Utilice este ejemplo de correo electrónico de propuesta comercial para crear el suyo propio:

Saludos Sr. Paul,

Mi nombre es Austin Schick, y soy un gerente de desarrollo de negocios con Bizzy Commercial Floor Care. Mi objetivo al enviar esta propuesta por correo electrónico es reducir el costo del servicio de limpieza nocturna de Family Grocer Company en un 15 % utilizando solo mano de obra contratada directamente. Podemos hacerlo dentro de los 60 días posteriores a la aceptación de la propuesta.

Así es como se implementaría la transición:

Primero, Bizzy Commercial Floor Care contratará la mano de obra para trabajar en las 36 tiendas de Georgia dentro de los 30 días.

Dentro de los 60 días, entregaremos los servicios de limpieza nocturna, que incluyen fregar y pulir pisos, quitar el polvo y pulir accesorios. Haremos esto durante la noche, los siete días de la semana, y Family Grocer Company tendrá acceso a una línea de servicio al cliente disponible para que ellos llamen en cualquier momento si hay problemas. Seré su principal punto de contacto durante todo este proceso.

Nosotros en Bizzy Commercial Floor Care creemos que esto resolverá los problemas que discutieron en nuestra reunión. En primer lugar, dijo que le preocupaba garantizar que se cumplieran los estándares de calidad, pero también deseaba reducir los costos. Estamos ofreciendo nuestros servicios por $ 300 por día y continuaremos con los servicios de manera continua.

Gracias por tu tiempo. Haré un seguimiento en un día hábil si no he tenido noticias suyas antes,

austin schick
Gerente de Desarrollo de Negocios
555-123-3214

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