Cómo enviar un comunicado de prensa (con preguntas frecuentes)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Saber cómo enviar un comunicado de prensa puede tener un impacto positivo en la efectividad de los canales de comunicación de su organización. Independientemente del campo en el que opere su empresa, pasar por todos los pasos necesarios para enviar correctamente la información esencial al público suele ser crucial para su bienestar. El envío efectivo de un comunicado de prensa es una habilidad valiosa, pero requiere investigación. En este artículo, discutimos qué es un comunicado de prensa, explicamos cómo enviar uno y brindamos respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el tema.

¿Qué es un comunicado de prensa?

Un comunicado de prensa es una declaración escrita oficial emitida por una organización a miembros de los medios de comunicación, con el objetivo de brindar información breve sobre un evento específico, el lanzamiento de un nuevo producto o cualquier otra información relevante que la empresa desee compartir con la público. Un comunicado de prensa típico contiene las respuestas a preguntas básicas relacionadas con el evento que promueve, como qué es, cuándo ocurre o dónde ocurrió, cuál es o fue su propósito y otras informaciones que las organizaciones emisoras consideren necesarias. .

Aunque el objetivo final de un comunicado de prensa es llegar a la mayor cantidad posible de miembros de la audiencia objetivo de la organización emisora, la forma más eficaz de hacerlo suele ser convencer a suficientes miembros de los medios de comunicación de que la información que les está dando es de interés periodístico. Los comunicados de prensa simples y breves suelen tener mejores probabilidades de ser presentados en los medios, ya que son fáciles de copiar y pegar y no requieren ediciones extensas y que consumen mucho tiempo.

Cómo enviar un comunicado de prensa

Considere seguir estos pasos cuando envíe un comunicado de prensa:

1. Escríbelo

El primer paso es escribir el comunicado de prensa. Puede mejorar sus probabilidades de crear un comunicado de prensa que se considere de interés periodístico siguiendo estos consejos:

  • Asegúrate de que las primeras líneas capten la atención del lector. La mayoría de las organizaciones de medios reciben una gran cantidad de comunicados de prensa, pero no tienen tiempo de transmisión para presentarlos todos. Debe asegurarse de que su comunicado de prensa tenga un título y un subtítulo que llamen la atención al instante y brinden suficiente información para que el lector comprenda el contexto del comunicado de prensa.

  • Comience con las partes más importantes. Aunque muchas presentaciones dejan la información más importante para el final, un comunicado de prensa debe estructurarse al revés, lo que significa que el primer párrafo debe ser el más importante.

  • Incluya citas de partes interesadas clave. Siempre que sea posible, agregue una o dos citas de fuentes relevantes, como la gerencia de la empresa o expertos de la industria.

  • Que sea breve. Como se mencionó anteriormente, las organizaciones de medios tienen tiempo y recursos limitados. Por lo tanto, mantener el comunicado de prensa breve aumenta las probabilidades de que tengan el tiempo y la disposición para presentarlo al público.

  • Agregar información de contacto. Incluya información de contacto en el comunicado de prensa, en caso de que algún miembro de los medios de comunicación desee comunicarse con usted para obtener más información.

2. Aprende cuáles son los canales de medios más relevantes

Una vez que el comunicado de prensa esté completo, debe averiguar qué medios de comunicación pueden ayudarlo a difundirlo entre el público. Para hacer esto, debe familiarizarse con los medios relevantes en su industria viendo, leyendo y escuchando noticias de diversas fuentes y decidiendo si son apropiadas para la historia que desea contar. Una vez que haya identificado los canales de medios con los temas y el estilo correctos para su público objetivo, puede crear una lista de personas a las que enviar el comunicado de prensa.

También puede agregar fuentes de noticias no tradicionales, como blogs, canales de medios sociales relacionados con su organización o industria y grupos de medios sociales relevantes, a su lista de canales de medios relevantes.

3. Contactar personalmente con los periodistas seleccionados

La mayoría de los periodistas, especialmente los exitosos, tienen múltiples noticias que cubrir, y es posible que deba crear una relación con ellos para que publiquen su comunicado de prensa. Evite enviar un correo electrónico general a todos los periodistas relevantes y adopte un enfoque personalizado, aunque puede llevar mucho más tiempo. Cuando se comunique con los periodistas individualmente, asegúrese de mencionar lo que los hace dignos de que los contacte. La forma más sencilla de hacerlo es haciendo referencia a uno de sus artículos o noticias anteriores.

4. Seguimiento

A los pocos días de haber enviado la nota de prensa a los periodistas seleccionados, puedes dar seguimiento vía email a aquellos que no te hayan dado respuesta. Por lo general, puede asumir con seguridad que aquellos que no responden después de recibir el seguimiento no están interesados ​​en presentar su comunicado de prensa a sus audiencias.

5. Mantener relaciones con los periodistas

La mayoría de las empresas envían más de un comunicado de prensa, por lo que mantener un canal de comunicación abierto con los periodistas seleccionados puede ahorrarle tiempo la próxima vez que necesite comunicar algo a su público objetivo. Además de saber cuándo comunicarse la próxima vez que necesite emitir un comunicado de prensa, mantener una buena relación con los periodistas también puede mejorar las probabilidades de que también se publiquen futuros comunicados de prensa.

Preguntas frecuentes sobre el envío de comunicados de prensa

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre el envío de comunicados de prensa:

¿Por qué son importantes los comunicados de prensa?

Hay muchas razones por las que los comunicados de prensa pueden ser importantes para su organización, entre ellas:

  • Pueden generar tráfico y ventas en las tiendas físicas de la organización.

  • Pueden impulsar la presencia en línea de la empresa.

  • Pueden mejorar la imagen y la reputación de su empresa.

¿Cuáles son los elementos principales de un comunicado de prensa?

Las partes clave de un comunicado de prensa suelen ser:

  • Titular: un resumen del comunicado de prensa, creado para captar la atención de los periodistas y el público.

  • Línea de fecha: la fecha del comunicado de prensa, junto con la información geográfica sobre su ubicación

  • Información de contacto: Todos los datos de contacto de la persona que distribuye el comunicado de prensa

  • Párrafo principal: un párrafo que tiene como objetivo responder rápidamente las preguntas más esenciales sobre el comunicado de prensa.

  • El cuerpo: dos o más párrafos que amplían el párrafo principal y brindan contexto

  • Citas de apoyo: Citas de varias partes, como la gerencia, socios, expertos de la industria o clientes

  • Llamado a la acción: un final que le dice al lector qué debe hacer y cómo interactuar con el contenido del comunicado de prensa.

¿Quién escribe el texto de un comunicado de prensa?

Aunque el equipo de gestión y el departamento de comunicaciones públicas de la organización normalmente eligen el tema detrás de un comunicado de prensa, el contenido real puede ser escrito por una parte externa, como un servicio de redacción de comunicados de prensa especializado o un redactor técnico. Alternativamente, un miembro del personal puede escribirlo.

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