Cómo diseñar una oficina en 7 pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 15 de febrero de 2022 | Publicado el 22 de junio de 2021

Actualizado el 15 de febrero de 2022

Publicado el 22 de junio de 2021

Crear la atmósfera adecuada es una parte importante del diseño de oficinas. Puede marcar la pauta para un ambiente de trabajo positivo que afecte la eficiencia, la productividad, la moral y la actitud general del equipo de su empresa. Una oficina bien diseñada que promueva el bienestar de la organización también puede enviar un mensaje positivo a los clientes y clientes. En este artículo, discutimos por qué el diseño de la oficina es importante, cómo diseñar una oficina y luego ofrecemos consejos para ayudarlo a crear un espacio que sea funcional y atractivo.

¿Por qué es importante diseñar tu oficina?

Hay muchas razones por las que el diseño de su oficina es importante, que incluyen:

  • Mejora la productividad en el lugar de trabajo: una oficina bien diseñada puede ayudar a que sus empleados se sientan menos estresados, lo que se traduce en un mejor desempeño en el lugar de trabajo. Además, una oficina donde los empleados estén físicamente cómodos, con elementos como iluminación adecuada, sillas ajustables y un diseño de oficina intuitivo donde las cosas sean fáciles de encontrar, puede mejorar la productividad de sus empleados.

  • Mejora la retención de empleados: los empleados que se sienten emocional y físicamente cómodos en su oficina suelen tener más probabilidades de permanecer en ese lugar de trabajo durante un período de tiempo más largo. Por lo tanto, tener una oficina bien diseñada puede beneficiar a la organización al reducir el tiempo y el dinero que se dedican a reclutar e incorporar nuevo personal.

  • Cuenta la historia de su empresa: si los clientes existentes y potenciales ven su oficina, su diseño puede revelar cosas positivas sobre su organización. Elementos como la forma en que se divide el espacio, los colores utilizados para pintar las paredes y las obras de arte que utiliza pueden inspirar a los clientes y darles una impresión positiva sobre su negocio.

  • Le ahorra dinero: un diseño de oficina eficiente puede ahorrarle a la empresa una cantidad significativa de dinero a largo plazo. Maximizar el uso del espacio puede reducir el tiempo que los empleados pasan yendo de un departamento a otro e incluso puede liberar suficiente espacio para permitirle alquilar una parte de la oficina, mientras que otras opciones de diseño, como bombillas económicas y calefacción eficiente, pueden reducir las facturas. .

  • Muestra innovación: las soluciones de diseño de oficinas eficientes muestran que su organización no solo puede mantenerse al día con las tendencias de la industria, sino también innovar y encontrar su propia forma de hacer las cosas.

Cómo diseñar una oficina

Considere seguir estos pasos cuando decida cómo diseñar su oficina:

1. Evaluar el espacio y las necesidades

Antes de planificar el diseño de su nueva oficina, analice cuánto espacio tiene y las mejores formas de usarlo. Determine los elementos básicos de la dinámica de su lugar de trabajo, como cuánto tiempo pasan los empleados en sus escritorios, en las salas de reuniones y en otros espacios dentro de la oficina, luego considere cuánto espacio necesita cada departamento. Optimizar la forma en que usa su espacio de oficina puede revelar que necesita menos espacio de lo que pensó inicialmente, lo que puede ahorrarle dinero.

Solicite la opinión de los empleados cuando decida cómo utilizar el espacio disponible. Debido a que pasan su jornada laboral en la oficina, pueden saber cómo se podría mejorar el espacio, qué necesitan para ser más productivos y qué afecta su productividad. También debe utilizar los comentarios de los empleados para estimar el crecimiento futuro, ya que el espacio de su oficina debe tener el potencial para adaptarse a sus objetivos.

2. Crea un informe de diseño

Una vez que conozca sus necesidades y el espacio que tiene a su disposición, debe escribir su resumen de diseño. Puede incluir elementos como:

  • Cuáles son tus objetivos y necesidades

  • Cuál es su visión para el nuevo diseño de oficinas

  • Cómo el diseño debe alinearse con los valores de su marca

3. Elige a las personas adecuadas

Puede coordinar todo el proyecto de rediseño de la oficina usted mismo o designar a otra persona en la oficina para que lo haga. De cualquier manera, debe configurar un sistema en el que se puedan tomar decisiones rápidamente, sin una necesidad constante de aprobación de la alta dirección. Una vez que se establece el líder del proyecto, es hora de elegir un diseñador de oficinas profesional. Algunos de los principales criterios a la hora de elegir un profesional o empresa de diseño de oficinas son:

  • Trabajo anterior: puede pedirles que proporcionen una lista de proyectos anteriores junto con imágenes o secuencias de video.

  • Especialidad: elegir un diseñador que se especialice en espacio de oficina puede ahorrarle tiempo y dinero, ya que es probable que opere de manera más eficiente que un diseñador generalista.

  • Reputación: elija un diseñador con un historial verificable de tener clientes satisfechos.

4. Establece tu presupuesto

Antes de decidir sobre elementos particulares del diseño de la oficina, debe establecer un presupuesto claro para toda la operación. Debe trabajar con su diseñador para calcular una estimación y luego ajustar sus decisiones en función de la diferencia entre la estimación y su presupuesto disponible.

5. Empieza a planificar el look

La primera parte del diseño real de la oficina generalmente debe ser cuando usted y su diseñador deciden cómo se verá la oficina. Este proceso también puede involucrar a otros empleados, ya que sus comentarios pueden ser relevantes. Algunas cosas que puede hacer para encontrar los elementos visuales adecuados para su oficina son:

  • Tenga una reunión con todo el personal y pídales que propongan ideas creativas.

  • Busque en línea ideas de diseño de oficina y seleccione varios elementos

  • Pídale a su diseñador que cree dibujos conceptuales para ver cómo se vería el diseño de su oficina

6. Crea el plano del espacio

Después de determinar el aspecto de su oficina, es hora de decidir cómo maximizar el uso de su espacio disponible. Hay ciertos estándares de alojamiento y seguridad que deben cumplirse, por lo que cualquier decisión sobre el espacio debe tomarse teniendo en cuenta estos. Utilice su espacio y evaluación de necesidades para crear un diseño de oficina que minimice el tiempo perdido y maximice la eficiencia.

7. Decora la oficina

Finalmente, una vez que el plan de la oficina esté completo, debe llenar su oficina con elementos como muebles, alfombras, espacios de almacenamiento, pisos, pintura para paredes y cualquier otro elemento necesario para un entorno de oficina. Asegúrese de que las opciones no solo sean elegantes sino también muy funcionales. Al igual que con la mayoría de los pasos, los comentarios de las personas que luego usarían ese espacio pueden ser muy beneficiosos en el proceso de diseño.

Consejos de diseño de oficina

Ten en cuenta estos consejos a la hora de diseñar tu oficina:

  • Mejorar la iluminación. Proporcionar a sus empleados una iluminación adecuada es una de las formas más rentables de aumentar la productividad.

  • Reducir el ruido no deseado. El ruido generalmente afecta la productividad, por lo tanto, cuando diseñe una oficina, asegúrese de que los elementos de sonido como los ruidos de la calle, el sonido de varias máquinas o simplemente el sonido de los empleados conversando o hablando por teléfono no molesten a otros empleados. Puede evitar la mayoría de estos problemas con aislamiento y un diseño de oficina bien planificado.

  • Añade elementos naturales. Aunque un espacio de trabajo debe diseñarse principalmente para la funcionalidad, agregar elementos naturales puede mejorar la moral y la productividad de sus empleados. Las plantas de oficina o un acuario de oficina pueden agregar un elemento natural a una oficina.

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