Cómo desarrollar una línea base de alcance para administrar proyectos de manera efectiva

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Cuando se trabaja en un proyecto grande, es importante que todos tengan el mismo objetivo en mente para garantizar un resultado exitoso. Los gerentes de proyecto a menudo desarrollan una línea base de alcance para establecer los objetivos, las limitaciones y los entregables clave de un proyecto. Si trabaja en la gestión de proyectos, puede beneficiarse al aprender a desarrollar una línea de base del alcance. En este artículo, explicamos qué es una línea base de alcance, discutimos por qué es importante tener una y brindamos instrucciones paso a paso para ayudarlo a crear una línea base de alcance para su próximo proyecto.

¿Qué es una línea base de alcance?

Una línea base del alcance es un conjunto de documentos que define el alcance aprobado de un proyecto desde el comienzo de su ciclo de vida hasta el final. Estos documentos son una parte esencial del plan completo del proyecto que ayuda a los gerentes a identificar objetivos y entregables clave. La línea base del alcance generalmente incluye un desglose de la estructura de trabajo, una lista de requisitos del proyecto, un cronograma estimado y un presupuesto. Establecer una línea de base del alcance al comienzo de un proyecto puede brindarle a su equipo pautas para su trabajo diario y ayudarlo a obtener el apoyo de las partes interesadas clave.

A lo largo de su carrera en la gestión de proyectos, es posible que también escuche una línea base del alcance denominada línea base técnica.

¿Por qué es importante tener una línea base de alcance?

Tener una línea de base del alcance es importante porque garantiza que los gerentes de proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo trabajen todos hacia el mismo objetivo. Los gerentes de proyecto también pueden hacer referencia a la línea base del alcance para realizar un seguimiento de su progreso y medir su éxito. Desarrollar una línea base de alcance para cada proyecto puede beneficiarlo:

  • Mejorando las comunicaciones

  • Proporcionar pautas e instrucciones claras.

  • Incrementando la productividad

  • Protección contra la fluencia del alcance

  • Garantizar que su proyecto se mantenga encaminado

  • Mejorar la calidad de su proyecto en general

  • Mitigación de riesgos y retrasos

  • Mejorar la satisfacción del cliente

  • Priorización de tareas en función de la importancia.

  • Disminución del estrés

  • Fomentar el trabajo en equipo y la colaboración

  • Establecimiento de indicadores clave de rendimiento claros

  • Documentación de hitos y plazos

¿Qué se incluye en una línea base de alcance?

Si bien las líneas base del alcance pueden variar de un proyecto a otro, hay algunos elementos básicos que la mayoría de los gerentes de proyecto incluyen al desarrollar estos documentos para garantizar que todos tengan la información que necesitan para tener éxito. La mayoría de las líneas de base de alcance profesional incluyen:

  • Declaración aprobada del alcance del proyecto: Resume el alcance del proyecto definiendo los principales objetivos, entregables clave y otros requisitos críticos.

  • Estructura de desglose del trabajo (WBS): esta sección de la línea base del alcance divide todo el proyecto en paquetes o fases más pequeños que son más manejables para que el equipo los complete. Por ejemplo, los administradores de proyectos pueden agrupar tareas y recursos para crear paquetes de planificación, cuentas de control y paquetes de trabajo para un proyecto específico.

  • Diccionario WBS asociado: El diccionario WBS incluye un resumen de la WBS e información complementaria. Si bien los contenidos pueden variar de un proyecto a otro, una WBS a menudo destaca responsabilidades importantes, desafíos asumidos que el equipo puede enfrentar y presupuestos o cronogramas estimados.

¿Cómo se utiliza una línea base de alcance?

Una línea base del alcance cumple varias funciones importantes a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. En esencia, este documento establece un acuerdo entre el cliente, las partes interesadas clave y los gerentes de proyecto para garantizar que todos entiendan cuál es el resultado deseado del proyecto y cómo planean lograrlo. Además de esto, una línea base de alcance se usa a menudo para:

  • Defina y mida el éxito: los gerentes de proyecto trabajan con los clientes y las partes interesadas clave para definir qué requisitos debe tener un proyecto exitoso. Al final del proyecto, el gerente del proyecto puede comparar los entregables que su equipo creó con la línea de base del alcance para medir su éxito general.

  • Reduzca el avance del alcance: los gerentes de proyecto que se adhieren al equilibrio del alcance pueden evitar asumir trabajo adicional fuera de los términos acordados. Esto puede ayudarlos a reducir el avance del alcance y garantizar que puedan entregar un proyecto de alta calidad de manera oportuna.

  • Revisar cambios y expectativas: los clientes pueden solicitar cambios o trabajo adicional a lo largo del proceso de desarrollo del proyecto. Tener una línea de base del alcance permite a los gerentes de proyecto revisar su acuerdo inicial y determinar si necesitan más tiempo o recursos para completar cualquier solicitud nueva que haga su cliente.

  • Proporcione protección legal: los clientes y los gerentes de proyecto también pueden hacer referencia a la línea base del alcance al final del proyecto para evaluar si ambos cumplieron con su acuerdo. Esto puede ser beneficioso si cualquiera de las partes decide emprender acciones legales.

Cómo desarrollar una línea base de alcance

Aquí hay algunos pasos que puede seguir para desarrollar una línea de base de alcance efectiva para su próximo proyecto:

1. Desarrollar una declaración de alcance

Comience por desarrollar una declaración de alcance que resuma el propósito y el objetivo principal del proyecto. Enumere los requisitos clave del proyecto en esta sección para que su equipo comprenda lo que debe entregar. También puede incluir cualquier suposición que pueda tener con respecto al proyecto, como los posibles desafíos que deba superar. Finalmente, detalla las restricciones específicas con las que debes trabajar, como un cronograma fijo o un presupuesto. También puede incluir qué tareas, características o entregables no forman parte de su acuerdo. Esto puede ayudarlo a evitar el avance del alcance en el futuro.

2. Crear una EDT

Luego, desarrolle una EDT que defina cada entregable clave del proyecto. Hay varias plantillas disponibles en línea que pueden ayudarlo a crear un diagrama de aspecto profesional para su WBS para ayudar a su equipo a visualizar la estructura jerárquica de cada requisito del proyecto. En lugar de centrarse en las tareas específicas que su equipo debe realizar para completar estos entregables, céntrese en el resultado para proporcionar una visión general de alto nivel. También puede incluir un presupuesto estimado y un cronograma para cada entregable.

Luego incluya un diccionario WBS que resalte cualquier suposición que tenga sobre el proyecto, como los retrasos esperados. También puede definir roles de trabajo en esta sección e incluir cualquier otro detalle crítico relacionado con el proyecto.

3. Obtener la aprobación de las partes interesadas

Una vez que haya desarrollado el alcance de su proyecto, la EDT y el diccionario de la EDT, presente la línea base de su alcance a las partes interesadas clave y a los líderes ejecutivos de su empresa para obtener su aprobación. Si bien la cantidad de aprobaciones que necesita puede variar según el proyecto en el que esté trabajando, es importante asegurarse de que todas las personas que figuran en el acta de constitución del proyecto tengan la oportunidad de revisar la línea de base del proyecto.

Esto puede garantizar que todos estén de acuerdo con respecto a los entregables clave, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Escuche atentamente los comentarios y esté abierto a realizar cambios en la línea de base de su alcance para asegurarse de que su documento final contenga toda la información que necesita. Esto puede ayudarlo a asegurarse de que su equipo tenga las pautas y los recursos correctos para tener éxito.

4. Comparta la línea de base del alcance con su equipo

Finalmente, comparta su línea de base de alcance aprobada con el resto de su equipo. Revisar este documento juntos puede ayudar a los miembros del equipo a visualizar el objetivo principal del proyecto y los entregables clave para que comprendan qué tareas son las más importantes. También puede mejorar la colaboración, aumentar la productividad y ayudar a los miembros del equipo a hacerse responsables entre sí.

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