Cómo crear una lista de tareas pendientes productiva (con consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Los profesionales utilizan las listas de tareas pendientes como herramientas para aumentar la productividad. Tener una lista de tareas puede ayudar a garantizar la eficiencia y la organización en el lugar de trabajo. Si está interesado en ser más productivo y organizado en el trabajo, puede considerar crear una lista de tareas pendientes. En este artículo, exploramos los beneficios de usar listas de tareas pendientes como una herramienta en el lugar de trabajo y compartimos pasos y consejos para ayudarlo a hacer una lista de tareas pendientes productiva.

¿Cuáles son los beneficios de crear una lista de tareas pendientes?

Una lista de tareas pendientes es una gran herramienta organizativa que puede ayudar a los profesionales a visualizar y planificar lo que necesitan lograr. Los profesionales pueden usar listas de tareas pendientes para realizar un seguimiento de los objetivos diarios, semanales, mensuales o incluso anuales. Un profesional que utiliza una lista de tareas pendientes para realizar un seguimiento de sus tareas puede tener más probabilidades de lograr sus objetivos.

Cuando se gestiona correctamente, una lista de tareas pendientes puede ofrecer a los profesionales muchos beneficios. Estas son algunas de las principales ventajas de usar una lista de tareas pendientes en el trabajo:

  • Administrar el tiempo: una lista de tareas puede ayudarlo a planificar cuánto tiempo puede dedicar a cada tarea para completar la lista. Esta puede ser una excelente herramienta de administración del tiempo y puede motivarlo a aumentar su velocidad de trabajo.

  • Recordar: Escribir o documentar sus deberes diarios puede ayudarlo a recordar sus responsabilidades, lo que puede ser especialmente útil para los períodos ocupados en el trabajo.

  • Registro: una lista de tareas puede servir como un registro del trabajo que ha realizado durante la jornada laboral. Esto permite a los profesionales realizar un seguimiento de su progreso.

  • Recompensa: a algunos les resulta muy gratificante poder tachar una tarea de su lista de tareas pendientes. Esto puede servir como una representación visual de sus logros.

  • Priorizar tareas: enumerar sus responsabilidades también puede facilitar la priorización. Cuando se trabaja con fechas límite o se colabora en más de un proyecto, es importante poder administrar estas tareas de manera efectiva. Ser capaz de reconocer el nivel de prioridad que tiene cada tarea puede ayudarlo a garantizar que cumpla con los plazos y sea lo más productivo posible.

Cómo crear una lista de tareas productiva

Para crear una lista de tareas efectiva, siga estos pasos:

1. Elige un formato

Para comenzar a crear una lista de tareas pendientes, considere qué formato se adapta mejor a sus necesidades. Algunos profesionales encuentran más efectivo imprimir su lista de tareas pendientes. Sin embargo, la creación de una lista en una aplicación informática puede garantizar que su lista sea fácil de seguir y que sea poco probable que se pierda entre sus otros suministros de oficina.

2. Conoce tu horario

Las listas de tareas pueden adaptarse a cualquier período de tiempo que necesite. Sin embargo, es importante considerar el tiempo que le gustaría que cubriera su lista de tareas pendientes. La mayoría de los profesionales usan listas de tareas diarias o semanales, aunque las listas de tareas del equipo pueden cubrir un período más largo, como semanas o meses. El período de tiempo deseado de su lista de tareas pendientes puede afectar la priorización y el número de sus tareas. Por ejemplo, si un profesional decide hacer una lista de tareas semanales para sí mismo, su lista de tareas puede ser más larga que la de un profesional que hace una lista diaria.

Reconocer la frecuencia de sus plazos también puede ayudarlo a tomar esta decisión. Para decidir qué puede ser más útil para usted, considere si le gusta concentrarse en los detalles más pequeños o si le gusta pensar en las tareas laborales en relación con el proyecto más grande. Si te gusta concentrarte en una cosa a la vez, una lista diaria puede ser lo mejor para ti. Alternativamente, si se beneficia de una perspectiva integral, una lista semanal puede ser muy útil.

3. Considere sus responsabilidades

Asegúrese de reconocer todas sus actividades diarias cuando haga una lista de tareas pendientes. Puede ser útil asegurarse de que su lista esté completa y cubra todas sus responsabilidades importantes. Sin embargo, es posible que complete algunas tareas diarias que quizás no sea necesario mencionar. Por ejemplo, es probable que no necesite un recordatorio para marcar cada turno, ya que es probable que tenga una rutina.

Reconocer cuáles de sus responsabilidades deben incluirse en la lista puede ayudarlo a mantener su lista de tareas ordenada y fácil de leer.

4. Haz una lista de tus tareas

A continuación, es hora de enumerar sus tareas. Cuando agregue tareas a su lista de tareas pendientes, considere comenzar cada una con un verbo de acción. Esto puede actuar como una herramienta de motivación y ayudar a mantener organizada su lista de tareas pendientes. Por ejemplo, si usted es responsable de las tareas de limpieza, su lista de tareas puede verse así:

  • Trapear el piso.

  • Cambiar papeleras de oficina.

  • Enderezar los muebles del vestíbulo.

  • Desinfectar las mesas de comedor.

5. Organizar por nivel de prioridad

A muchos profesionales les resulta más útil organizar sus listas de tareas según el nivel de prioridad de la tarea. Para determinar cómo priorizar sus responsabilidades, es posible que desee considerar sus plazos y el impacto de cada tarea. Por ejemplo, si necesita enviar un determinado informe al final del día, puede ser más importante terminar esa tarea que crear un folleto informativo que vence a fin de mes.

El nivel de prioridad de una tarea también puede depender del impacto que tenga en las obligaciones de los demás, así como en las propias. Por ejemplo, si escribe la copia para un blog, pero su compañero de trabajo publica el contenido, a menudo es necesario completar su trabajo antes de que ellos puedan terminar el suyo.

6. Marque las tareas completadas

Después de completar una tarea, puede ser gratificante tacharla o eliminar el elemento de su lista de tareas pendientes. Esto puede servir como un recordatorio visual de lo que ha logrado y puede ayudar a realizar un seguimiento de su progreso.

Marcar los elementos de la lista que realiza puede ser especialmente importante si está compartiendo una lista de tareas pendientes, ya que alerta a los demás de que la tarea está completa. Esto puede asegurar la comunicación y evitar que el trabajo se haga dos veces.

Consejos para crear una lista de tareas

Crear una lista de tareas pendientes puede ser una actividad sencilla para cualquier profesional. Si quieres que tu lista sea lo más productiva posible, considera estos consejos:

  • Desarrollar un método. Desarrollar su propio método para abordar los elementos de su lista de tareas puede ayudarlo a aumentar su velocidad de trabajo y permitirle adoptar una rutina para completar sus tareas.

  • Hágase responsable. Otro beneficio que pueden proporcionar las listas de tareas es la creación de responsabilidad. Cuando enumera un proyecto, puede ser una representación visual de su responsabilidad. Trate de tomar en serio su lista de tareas pendientes e intente tachar tantas tareas como sea posible.

  • Llévalo contigo. Tener una lista de tareas que puede llevar a donde quiera que vaya puede ser útil cuando trabaja fuera de la oficina. También puede permitirle agregar elementos a su lista tan pronto como piense en ellos. Considere mantener su lista de tareas pendientes en su teléfono o en una hoja de papel para ayudarlo a viajar con su lista.

  • Se específico. Defina claramente las tareas en sus listas. Brindar tantos detalles como sea necesario puede ayudarlo a recordar la tarea y lograrla lo mejor que pueda.

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