Cómo crear una línea de tiempo del proyecto en 8 sencillos pasos

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 23 de agosto de 2021 | Publicado el 4 de febrero de 2020

Actualizado el 23 de agosto de 2021

Publicado el 4 de febrero de 2020

El uso de un cronograma del proyecto es clave para una gestión eficaz del proyecto. Un cronograma completo ayuda a mantener a todos los miembros del equipo concentrados en la tarea y cumpliendo los plazos al describir claramente lo que se debe hacer y cuándo. Independientemente del tipo de proyecto o de su rol en el proyecto, una línea de tiempo puede ayudar a que el proyecto se complete con éxito. En este artículo, explicamos qué es, sus beneficios y cómo crear una línea de tiempo del proyecto que lo ayude a tener éxito.

¿Qué es una línea de tiempo del proyecto?

La línea de tiempo de un proyecto es una representación visual y cronológica del flujo de trabajo de un proyecto, incluidas sus tareas y las dependencias, duraciones y plazos para cada una. Una línea de tiempo del proyecto es esencial para la gestión eficaz del proyecto porque delinea claramente todo lo que se debe hacer y cuándo se debe hacer para completar con éxito el proyecto.

Los cronogramas de proyectos son herramientas importantes para los gerentes de proyectos y todos los que trabajan en el proyecto porque muestran todas las tareas del proyecto. Puede usar la línea de tiempo para ver de un vistazo lo que se ha completado, el progreso actual y lo que aún debe lograrse. Dan una visión general del pasado, presente y futuro del proyecto.

El cronograma de un proyecto puede ser muy detallado o muy simple. Lo que contiene una línea de tiempo y cómo se representa visualmente puede ser casi tan diverso como los tipos de proyectos y las metodologías de los proyectos. Puede usar diagramas, diagramas de flujo, líneas verticales u horizontales para crear una línea de tiempo del proyecto. El método más común para crear una línea de tiempo del proyecto es un diagrama de Gantt, que utiliza una línea horizontal para representar el tiempo y todas las tareas, entregas e hitos se marcan en la línea.

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Beneficios de usar una línea de tiempo del proyecto

El uso de una línea de tiempo del proyecto puede proporcionar muchas ventajas, que incluyen:

  • Identificación de costo y tiempo: crear un cronograma del proyecto antes de comenzar un proyecto ayuda al gerente del proyecto a conocer los recursos generales, el costo y el tiempo necesarios para completar el proyecto. Esto también puede ayudar con un servicio al cliente satisfactorio, ya que la línea de tiempo puede ayudar a comunicar y explicar las expectativas de costo y tiempo al cliente.

  • Comunicación clara para todos: cuando el gerente del proyecto, el equipo y el cliente tienen acceso a la línea de tiempo del proyecto, el estado del progreso actual y las próximas tareas es transparente para todos los involucrados. La fácil comunicación del estado del proyecto facilita el mantenimiento y la gestión del proyecto.

  • Fomentar el trabajo en equipo: los cronogramas de los proyectos suelen identificar qué tareas dependen unas de otras, así como las fechas de vencimiento y el progreso, para que puedan fomentar el trabajo en equipo al hacer que todos los miembros del equipo sean conscientes de cómo su trabajo afecta al conjunto y cómo sus acciones pueden promover o retrasar el progreso.

  • Proporciona un objetivo visible: el uso de una línea de tiempo puede aumentar la motivación del equipo al permitir que los empleados vean el objetivo por el que están trabajando y visualicen las acciones necesarias para alcanzarlo.

  • Análisis del proyecto: ver cómo avanza un proyecto en la línea de tiempo permite una fácil identificación de cuándo son necesarias las modificaciones. Por ejemplo, si se incumple una fecha límite, una línea de tiempo del proyecto actualizada le mostrará al administrador del proyecto que es posible que necesite ajustar la línea de tiempo o revisar la fecha de vencimiento de una tarea dependiente. También proporciona datos claros para analizar acciones pasadas, supervisar las presentes y realizar modificaciones útiles para el futuro.

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Cómo diseñar un cronograma de proyecto

Existen numerosas plantillas y software disponibles para ayudarlo a crear una línea de tiempo del proyecto. Puede comenzar por su cuenta siguiendo estos pasos:

  1. Determinar el alcance.

  2. Crea una estructura de desglose del trabajo.

  3. Haz una lista de tareas.

  4. Identificar dependencias: diagrama de flujo o diagrama.

  5. Calcular la duración de cada tarea.

  6. Evaluar y asignar recursos.

  7. Cree hitos: realice un seguimiento del progreso, los comentarios, la aprobación, ajuste el alcance o el cronograma.

  8. Elige el formato de tu línea de tiempo.

1. Determinar el alcance

El primer paso para crear una línea de tiempo del proyecto es determinar el alcance de su proyecto. El alcance se refiere a la cantidad total de trabajo que se dedica a un proyecto, incluidos los objetivos generales, los entregables, el cronograma, los recursos y el costo. Considere crear una declaración clara del alcance del proyecto antes de comenzar su cronograma para asegurarse de que todas las tareas y recursos en su cronograma permanezcan enfocados en la finalización y el alcance del proyecto.

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2. Crea una estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo, o WBS, es un documento que identifica los requisitos del proyecto. Debe enumerar todos los entregables y productos, pero no las tareas específicas de cómo se completarán. Identificar la estructura general de desglose del trabajo lo ayuda a identificar todas las tareas del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto es para crear un nuevo producto, la estructura de desglose del trabajo enumerará la ideación, el desarrollo, las pruebas, la producción y cualquier otra etapa necesaria antes de que el producto final esté disponible para los consumidores.

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3. Haz una lista de tareas

Usando el alcance y la WBS como herramientas, luego haga una lista completa de todas las tareas requeridas para el proyecto. Puede dividirlos por categorías o fases en la EDT para facilitar la organización y la identificación de las tareas necesarias. Por ejemplo, las tareas dentro de la etapa de prueba de un proyecto pueden implicar la realización de estudios de consumo, la búsqueda y realización de grupos focales, el análisis de datos de prueba, el envío de informes y la elaboración de un plan para implementar cambios.

4. Identifica dependencias

Una dependencia se refiere a cuando una tarea no se puede completar hasta que finalice una tarea diferente. La forma en que las tareas se relacionan entre sí de esta manera es importante para los plazos, el éxito del proyecto y cómo se establece la línea de tiempo. Dedica algo de tiempo a la lista de tareas que ya creaste e identifica cuáles dependen unas de otras. Puede ser útil usar un diagrama de flujo o un diagrama para esta parte del proceso.

5. Calcula la duración de cada tarea

Además de poner todas las tareas en la línea de tiempo, también deberá organizarlas en el orden correcto y marcar cuánto tiempo lleva completar cada una o cuándo se completará cada una. Calcule cuánto tiempo debe tomar cada tarea y asigne fechas de vencimiento. Puede tener una fecha de vencimiento para cada etapa del proyecto según el tiempo que deban tomar sus tareas, o asignar fechas de vencimiento variables dentro de las etapas para cada tarea individual.

6. Evaluar y asignar recursos

Además de las dependencias y los plazos, cada tarea debe estar marcada con los recursos que son necesarios para completarla. Estos pueden incluir suministros que deben solicitarse, tecnología, la cantidad de capital que requerirá cada etapa o la delegación de ciertas tareas a ciertos miembros del equipo.

7. Crea hitos

El último conjunto de información para agregar a la línea de tiempo de su proyecto son los hitos. Estos puntos deben usarse para recordar a los miembros del equipo que realicen un seguimiento del progreso, reciban comentarios sobre las tareas completadas, obtengan la aprobación del estado del proyecto por parte del cliente o ajusten el alcance o el cronograma del proyecto si es necesario. Considere establecer hitos de progreso a intervalos regulares en la línea de tiempo.

8. Elige el formato de tu línea de tiempo

Por último, decida cómo mostrará toda la información de su línea de tiempo en un formato visual fácil de ver. Puede crear su propio gráfico o cuadro, o usar una plantilla o un software de gestión de proyectos. También debe determinar cómo se marcará el progreso en la línea de tiempo y cómo compartirlo con los miembros del equipo.

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