Cómo crear una hoja de cálculo de Google

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 22 de febrero de 2021 | Publicado el 9 de octubre de 2020

Actualizado el 22 de febrero de 2021

Publicado el 9 de octubre de 2020

Organizar y manipular datos es una habilidad útil en muchos trabajos diferentes. Usar la herramienta adecuada para configurar la información puede aumentar su eficiencia. Google proporciona una aplicación de hoja de cálculo en línea gratuita que funciona con computadoras y dispositivos móviles, incluidos teléfonos y tabletas con iOS y Android. En este artículo, exploramos los componentes de una hoja de cálculo de Google y aprendemos los pasos a seguir para crear una hoja de cálculo de Google.

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¿Qué es una hoja de cálculo de Google?

Una hoja de cálculo de Google se compone de hojas de trabajo individuales en las que puede ingresar y organizar datos y utilizar esos datos para realizar cálculos o identificar tendencias. Es una aplicación basada en la web que proporciona acceso en línea compartible. Puede crear hojas de cálculo de Google descargando un paquete de aplicaciones que incluyen Hojas de cálculo de Google, Documentos de Google y Google Drive después de crear su cuenta gratuita de Google en línea.

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¿Cuáles son los componentes de una hoja de cálculo de Google?

Las hojas de cálculo de Google contienen elementos similares a otros programas de hojas de cálculo con los que puede estar familiarizado. Los componentes de una hoja de cálculo de Google son:

  • Celdas: Los espacios de entrada que contienen puntos de datos se denominan celdas. Hay un número infinito de celdas disponibles en una hoja de cálculo de Google.

  • Filas: las celdas de la hoja de cálculo de Google forman filas horizontales de datos, numeradas del 1 al 1000. Puede agregar tantas filas a una hoja como desee, comenzando en el número 1001.

  • Columnas: las celdas de la hoja de cálculo de Google forman columnas verticales de celdas, con letras AZ. Puede agregar tantas columnas a una hoja como desee, comenzando con la letra doble AA.

  • Rangos: Los rangos son grupos de celdas que seleccionas. Un rango puede abarcar columnas, filas o ambas.

  • Funciones: las funciones son operaciones predeterminadas integradas en las hojas de cálculo de Google. Puede usar funciones para calcular valores por celda, columna, fila o rango.

  • Fórmulas: las fórmulas proporcionan resultados de datos específicos mediante una combinación de funciones, celdas, columnas, filas y rangos.

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Cómo hacer una hoja de cálculo de Google

La aplicación Hojas de cálculo de Google utiliza una interfaz limpia e intuitiva para ayudarlo a organizar, trabajar y analizar sus datos. Estos son algunos pasos que usará para crear una hoja de cálculo de Google:

1. Abrir una hoja nueva

En “Iniciar una nueva hoja de cálculo” en la pantalla de inicio de Hojas, elija “En blanco” para una nueva hoja básica o elija una plantilla prediseñada para resultados específicos como:

  • listas de tareas

  • calendarios

  • Presupuestos

  • Facturas

  • Hojas de horas

  • Reporte de gastos

  • diagramas de Gantt

2. Introduce manualmente tus datos

Ingrese puntos de datos en las celdas moviendo el cursor a la celda que desea completar y luego escribiendo. Luego, puede presionar “enter” para guardar los datos de esa celda y mover el cursor al comienzo de la siguiente fila. Presione “tabulador” para guardar los datos de la celda y mueva el cursor a la siguiente celda a la derecha de la misma fila. Presione las teclas de flechas direccionales en su teclado para pasar a la siguiente celda en cualquier dirección: izquierda, derecha, abajo o arriba. También puede hacer clic en cualquier otra celda de la hoja para mover el cursor a esa celda.

2. Copie y pegue o importe sus datos

También puede importar datos de otra fuente en lugar de tener que ingresarlos manualmente. Hay cuatro opciones para traer datos existentes a su hoja de cálculo de Google:

  • Copie y pegue texto o números en las celdas.

  • Copie y pegue información de una tabla HTML en un sitio web en celdas.

  • Copie cualquier dato de celda existente en un rango de celdas haciendo clic y arrastrando.

  • Importe datos de hojas de cálculo existentes en archivos .csv, .xls y .xlsx.

La opción que elija puede depender de si la fuente de datos es compatible con Google Sheets, pero .csv, .xls. y otros suelen ser compatibles con la aplicación. Su opción también puede depender de cuánta información necesita transferir y cómo debe organizarse en la hoja.

3. Formatea tus datos

Las opciones de formato en Hojas de cálculo de Google están disponibles encima de la fila de letras del encabezado de su hoja, en la cinta expandible de la aplicación. Los formatos incluyen:

  • Divisa

  • Moneda redondeada

  • Porcentajes

  • Manipulación de decimales

  • Texto sin formato

  • Número

  • Notación cientifica

  • Contabilidad

  • Financiero

  • Fecha

  • Tiempo

  • Fecha y hora

  • Duración

  • Número personalizado

4. Dale estilo a tu hoja

Al igual que las aplicaciones de procesamiento de textos, las hojas de cálculo de Google tienen iconos de acción de estilo rápido ubicados en la cinta expandible. Éstos incluyen:

  • Deshacer

  • Rehacer

  • Impresión

  • formato de pintura

  • elegir fuente

  • tamaño de fuente

  • Formato de fuente

  • llenar con color

  • Alineación horizontal y vertical

  • Rotar texto

  • Insertar el link

  • Insertar comentario

  • Insertar gráfico

Además, las hojas de cálculo de Google ofrecen acceso con un solo clic para filtrar y ordenar sus datos y aplicar una lista predeterminada de funciones matemáticas.

5. Usa herramientas

Hojas de cálculo de Google incorpora un grupo de herramientas para usar en la cinta expandible. Estos incluyen formas de:

  • Crear formularios

  • Ejecutar guiones

  • Grabar macros

  • Revisar ortografía

  • Proteger hojas de trabajo

  • Prueba de accesibilidad

6. Personaliza complementos

Hay un número cada vez mayor de complementos aprobados desarrollados para Hojas de cálculo de Google. Puede buscar, instalar y administrar complementos directamente desde la aplicación en la cinta expandible. Los complementos amplían la funcionalidad al integrarse con Hojas de cálculo de Google para crear:

  • Formularios

  • fusiones de correo

  • Inventarios

  • Mesas

  • Entrada de datos del dispositivo importable

  • códigos QR

  • Nubes de palabras

  • fusiones de información

7. Comparte tus hojas de cálculo

Hojas de cálculo de Google le permite controlar el uso compartido de sus hojas de cálculo de dos maneras. Hay una opción para compartir en “Archivo” y un botón “Compartir” en la parte superior derecha de la hoja de cálculo junto a su ID de cuenta. Puede crear un enlace para compartir la hoja de cálculo o ingresar direcciones de correo electrónico con las que compartir la hoja de cálculo. Usted determina el nivel de acceso que tienen los destinatarios de sus hojas de cálculo, ya sea “Solo lectura” o “Editar”.

8. Descarga tus datos

Debido a que las hojas de cálculo de Google están basadas en la nube, considere descargar la información de su hoja de cálculo. En “Archivo”, seleccione “Descargar como” y elija su preferencia de formato. Los tipos de archivos disponibles son:

  • Archivos de Microsoft Excel (.xls o .xlsx)

  • Archivos de formato de documento abierto .ods

  • Archivos de formato de documento portátil (.pdf)

  • Archivos de valores separados por comas (.csv)

  • Archivos de valores separados por tabuladores (.tsv)

  • Archivos de página web (.zip).

9. Trabaja sin conexión

Si necesita trabajar en sus hojas de cálculo de Google cuando no tiene una conexión a Internet, escriba “fuera de línea” en la ventana de búsqueda “Ayuda” de la hoja de cálculo de Google y siga las instrucciones. Es posible que deba descargar e instalar una extensión del navegador de Google.

10. Acceso en múltiples dispositivos

Si está trabajando en varios dispositivos, como una computadora portátil en una ubicación y un dispositivo móvil en otro lugar, por ejemplo, o si usa una computadora doméstica y una computadora del trabajo para editar la misma hoja de cálculo, habilite la función “Sincronizar” en su cuenta de Google. De esa manera, las actualizaciones realizadas en un lugar se sincronizan con otras ubicaciones y siempre accede a la versión más reciente de su hoja de cálculo de Google.

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11. Usa atajos de teclado para PC

Estos son algunos métodos abreviados de teclado de hoja de cálculo de Google que se usan comúnmente para usar cuando se trabaja en hojas de cálculo de Google en una PC:

  • Seleccionar columna: Ctrl + Espacio

  • Seleccionar fila: Mayús + Espacio

  • Seleccionar todo: Ctrl + A

  • Buscar: Ctrl + F

  • Buscar y reemplazar: Ctrl + H

  • Rango de relleno: Ctrl + Enter

  • Rellenar hacia abajo: Ctrl + D

  • Llenar a la derecha: Ctrl + R

  • Guardar: Ctrl + S

  • Imprimir: Ctrl + P

  • Copiar: Ctrl + C

  • Cortar: Ctrl + X

  • Pegar: Ctrl + V

  • Pegar solo valores: Ctrl + Shift + V

  • Insertar nueva hoja: Shift + F11

  • Buscar en los menús: Alt + /

  • Borrar formato: Ctrl + \

  • Mover al principio de la fila: Inicio

  • Mover al principio de la hoja: Ctrl + Inicio

  • Mover al final de la fila: Fin

  • Mover al final de la hoja: Ctrl + Fin

  • Desplazarse a la celda activa: Ctrl + Retroceso

  • Pasar a la hoja siguiente: Alt + Flecha hacia abajo

  • Ir a la hoja anterior: Alt + Flecha arriba

  • Mostrar lista de hojas: Alt + Shift + K

  • Suma rápida: Alt + Shift + Q

11. Prueba los atajos de teclado para Mac

Estos son algunos métodos abreviados de teclado de hoja de cálculo de Google que se usan comúnmente para usar cuando se trabaja en hojas de cálculo de Google en una Mac:

  • Seleccionar columna: Ctrl + Espacio

  • Seleccionar fila: Mayús + Espacio

  • Seleccionar todo: ⌘ + a

  • Encuentra: ⌘ + F

  • Buscar y reemplazar: ⌘ + Shift + H

  • Rango de relleno: ⌘ + Enter

  • Rellenar: ⌘ + D

  • Rellenar a la derecha: ⌘ + R

  • Guardar: ⌘ + S

  • Imprimir: ⌘ + P

  • Copiar: ⌘ + C

  • Cortar: ⌘ + X

  • Pegar: ⌘ + V

  • Pegar solo valores: ⌘ + Shift + V

  • Insertar nueva hoja: Shift + Fn + F11

  • Buscar en los menús: Opción + /

  • Borrar formato: ⌘ + \

  • Mover al principio de la fila: Fn + Flecha izquierda

  • Mover al principio de la hoja: ⌘ + Fn + Flecha izquierda

  • Mover al final de la fila: Fn + Flecha derecha

  • Mover al final de la hoja: ⌘ + Fn + Flecha derecha

  • Desplazarse a la celda activa: ⌘ + Retroceso

  • Pasar a la hoja siguiente: Opción + Flecha hacia abajo

  • Mover a la hoja anterior: Opción + Flecha arriba

  • Mostrar lista de hojas: Opción + Shift + K

  • Suma rápida: Opción + Shift + Q

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