Cómo copiar datos de un PDF a Excel en 7 pasos (consejos adicionales)

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 25 de mayo de 2022 | Publicado el 18 de octubre de 2021

Actualizado el 25 de mayo de 2022

Publicado el 18 de octubre de 2021

Hay muchos profesionales que usan archivos PDF para compartir información y usan Excel para almacenar datos. A veces, es posible que deseen copiar información de un PDF a Excel para poder organizar y analizar fácilmente la información. Si trabaja con hojas de cálculo de Excel, puede ser útil aprender a copiar datos de un archivo PDF a Excel.

En este artículo, analizamos cómo copiar datos de un archivo PDF a Excel, explicamos las razones por las que podría hacerlo y enumeramos siete pasos para copiar datos en una hoja de cálculo, junto con algunos consejos para guiarlo en el proceso.

Razones para copiar datos de un PDF a Excel

Hay varias razones por las que puede copiar datos de un archivo PDF a una hoja de cálculo de Excel. Puede hacer esto para evitar escribir manualmente los datos del PDF en cada celda. Los archivos PDF son recursos valiosos para compartir y conservar información. Sin embargo, es un desafío editar datos en una tabla o gráfico en un PDF. Puede haber datos en un PDF que le gustaría analizar u ordenar. Excel tiene varias herramientas que le permiten ordenar y calcular datos. Debido a esto, puede resultarle beneficioso copiar datos de un PDF a Excel.

Aquí hay algunas razones más por las que copiaría datos de un PDF a Excel:

  • Análisis de datos financieros

  • Creando un presupuesto

  • Organización de la información científica.

  • Clasificación de la información de la base de datos

Cómo copiar datos de un PDF a Excel

Aquí hay siete pasos para copiar datos de un PDF a Excel:

1. Abra el PDF en Word

Comience abriendo el archivo PDF que contiene los datos que desea copiar. Hay dos métodos para lograr esto. Primero, abra el Explorador de archivos de Windows y localice el PDF. Con el mouse, haga clic derecho en el archivo para abrir un menú desplegable. Pase el cursor sobre la opción “Abrir con” para abrir otro menú. Seleccione la versión de Microsoft Word que tiene su computadora. Por ejemplo, puede elegir Microsoft 2019.

El segundo método es abrir el documento de Word y hacer clic en la pestaña “Archivo”. Elija “Abrir” y luego “Examinar”. Esto presenta la ventana “Abrir”. Busque el documento de Word y haga clic en “Abrir” en la parte inferior de la ventana.

2. Convierta el documento y haga clic en “Habilitar edición”

Después de abrir el PDF en Word, aparece una ventana para informarle que el programa convierte el archivo en un documento. También dice que la conversión puede llevar algún tiempo. Esto depende del tamaño del archivo y de si tiene gráficos. Pulse el botón “Aceptar” para confirmar. Una vez que el archivo PDF se convierte en un documento de Word, es posible que deba habilitar la función de edición. A veces, Word abre el documento en “Vista protegida”, lo que significa que solo puede ver el archivo. Localice el banner amarillo en la parte superior de la página y haga clic en el botón “Habilitar edición”.

3. Copiar los datos del documento

Una vez que haya habilitado la función de edición, ahora puede ver y editar el PDF original como un documento de Word. Busque la tabla, el gráfico o los datos que desea copiar en Excel. Con el mouse, haga clic en los datos y arrastre el mouse para resaltar toda la tabla. Una vez que haya resaltado la información, copie los datos. Hay tres maneras de hacer esto. Primero, haga clic derecho y elija “Copiar” en el menú desplegable. Alternativamente, seleccione la opción “Copiar” de la pestaña “Inicio” en la barra de herramientas. Finalmente, puede usar el atajo de teclado “Ctrl” más “C” para copiar los datos.

4. Abra la hoja de cálculo de Excel correcta

A continuación, inicie Microsoft Excel. Puede encontrar Excel buscándolo en la barra de búsqueda de Windows en la parte inferior de su pantalla. Una vez que haya iniciado el programa, abra el archivo correcto. Elija una nueva hoja de cálculo haciendo clic en “Libro de trabajo en blanco” en la pestaña “Nuevo”. Si ya tiene un documento preparado, seleccione la pestaña “Abrir” y luego “Examinar”. Busque la hoja de cálculo en el explorador de archivos y haga doble clic en ella para abrirla en Excel.

5. Pegue los datos en Excel

Una vez que haya abierto la hoja de cálculo correcta, pegue los datos en Excel. Hay tres maneras de hacer esto. Haz clic derecho en la celda o área donde deseas insertar la información y selecciona la opción “Pegar” en el menú desplegable. También puede hacer clic en el botón “Pegar” en la pestaña “Inicio” en la barra de herramientas. El último método es usar el atajo de teclado “Ctrl” más “V”. Si elige una hoja de cálculo que ya contiene datos, intente pegar la nueva información en un área en blanco del libro de trabajo.

6. Formatea la información

Después de pegar los datos en Excel, puede formatear la hoja de cálculo. A veces, la tabla de información se transfiere correctamente, lo que significa que no requiere modificaciones. Otras veces, algunos valores o tablas se extravían. Cuando esto sucede, puede formatear la información para que sea legible y esté alineada con el resto de los datos. Dependiendo de cuál sea el error, puede usar varios métodos para solucionarlo. Por ejemplo, es posible que deba insertar o eliminar una fila o una columna. Puede desplazar las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha. Finalmente, intente fusionar y separar celdas, a las que puede acceder a través de la pestaña “Inicio”.

7. Título y guardar la hoja de cálculo

Una vez que haya formateado la información, titule y guarde los datos. Es posible que ya tenga un título si abrió una hoja de cálculo que comenzó anteriormente. En este caso, puede presionar “Archivo” y luego “Guardar” o “Guardar como” para conservar su documento. Si creó una nueva hoja de cálculo, Excel requiere que le dé un título al documento antes de poder guardarlo. Haga clic en “Guardar como” y escriba un título en el cuadro de texto “Ingrese el nombre del archivo aquí”. Finalmente, seleccione el botón “Guardar” a la derecha de los cuadros de texto para guardar su hoja de cálculo. Al guardar la hoja de cálculo, se confirman todos los cambios realizados.

Consejos para copiar datos de un PDF a Excel

Siga estos consejos para copiar datos de un PDF a Excel:

Usa archivos pequeños

Cuando use Microsoft para copiar datos en Excel, intente usar archivos pequeños. Por lo general, a Microsoft le lleva menos tiempo convertir un pequeño archivo PDF en un documento de Word. Si es posible, use archivos más cortos que sean simples. Por ejemplo, un documento de dos páginas con solo texto puede convertirse más rápido que un documento de siete páginas con imágenes, gráficos y tablas. Convertir un PDF simple y corto puede ayudar a Word a formatear el documento con menos errores.

Pruebe un convertidor de archivos

Un convertidor de archivos le permite modificar fácilmente un PDF en una hoja de cálculo de Excel. Esta puede ser una opción beneficiosa si tiene que copiar datos de un archivo PDF a Excel con frecuencia. Si el PDF es un documento largo y complejo, considere usar un convertidor de archivos. Por lo general, un convertidor puede administrar un documento más grande sin comprometer el tiempo o la calidad, lo que significa que puede haber menos errores de formato. Con un convertidor de archivos, puede seleccionar los datos de una página específica del PDF sin convertir todo el documento.

Copia y pega los datos

Una de las formas más sencillas de transferir datos a Excel es copiar y pegar los datos directamente en su hoja de cálculo. Localice la información en el archivo PDF y selecciónela con el mouse. Copie los datos y péguelos en la hoja de cálculo de Excel. Generalmente, este método inserta los datos con algunos errores. Puede arreglar esto fácilmente formateando su hoja de cálculo. Inserte o elimine celdas, filas y columnas según sea necesario.

Usar Microsoft Office en línea

Si no tiene acceso a Microsoft en su computadora, considere usar Microsoft Office Online. Este es un programa que te permite usar Microsoft gratis. Cree una cuenta para usar Microsoft Online. Puede almacenar sus documentos en OneDrive, que es el programa de almacenamiento en línea de Microsoft. Para copiar datos de un PDF a Excel, descargue el archivo a OneDrive y siga los pasos enumerados anteriormente.

Aplicar “Convertir texto en tabla”

Otro método para copiar datos de un PDF a Excel es copiar la información del archivo a un documento de Word. Después de pegar los datos en un documento, cópielos y péguelos nuevamente en su hoja de cálculo de Excel. Para ayudar a que los datos del documento de Word sean legibles, aplique la opción “Convertir texto en tabla”. Separe sus conjuntos de datos con caracteres como comas o punto y coma. Vaya a “Insertar” en la barra de herramientas y busque el botón “Tabla”. Haga clic en él y presione “Convertir texto en tabla” para crear una tabla a partir de sus datos.

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