Cómo convertirse en mecanógrafo

Por el equipo editorial de Indeed

25 de marzo de 2021

Una amplia variedad de industrias emplean mecanógrafos para procesar y documentar información. Los mecanógrafos administrativos toman muchos tipos de información, como audio grabado, notas escritas a mano, documentos o notas en vivo de una reunión, y escriben esa información en un formato digital. Este trabajo flexible es ideal para cualquier persona con excelentes habilidades de mecanografía y que disfruta del trabajo de oficina. En este artículo, analizamos qué es un oficinista mecanógrafo, qué hace un oficinista mecanógrafo, cómo convertirse en oficinista mecanógrafo y las habilidades, el salario, las perspectivas laborales y el entorno laboral para los oficinistas mecanógrafos.

¿Qué es un mecanógrafo de oficinista?

Un mecanógrafo, también conocido como especialista en ingreso de datos o procesador de textos, es un especialista administrativo que realiza tareas de oficina o de oficina, y se especializa en mecanografía y procesamiento de textos. Este es un puesto flexible, ya que hay una amplia variedad de puestos de mecanógrafos como medio tiempo, tiempo completo, en una oficina, trabajo desde casa, trabajo compartido o puestos temporales. Los mecanógrafos de oficinista tienen un papel amplio que incluye más que solo escribir, ya que las tareas administrativas y de oficina también son parte de la descripción del trabajo.

Los mecanógrafos administrativos trabajan en una gran cantidad de industrias, lo que brinda la oportunidad de trabajar en numerosos entornos, como agencias gubernamentales, tribunales, bufetes de abogados, instituciones educativas, bienes raíces, oficinas comerciales, entornos de atención médica o en cualquier lugar donde se necesite documentación digital. A menudo, el papel de empleado mecanógrafo conduce a otros roles y puestos, como gerente de oficina, secretario o asistente administrativo.

¿Qué hace un mecanógrafo de oficinista?

Un mecanógrafo de oficinista pasa la mayor parte de su jornada laboral ingresando texto en programas de software o bases de datos, pero también realiza otras tareas de oficina e interactúa con clientes, proveedores y personal de oficina. Los mecanógrafos administrativos mantienen registros oportunos y precisos, transcriben información y ayudan con las operaciones generales de la oficina. Las tareas y responsabilidades comunes de un mecanógrafo de oficinista incluyen:

  • Escribir cartas, formularios e informes

  • Creación de documentos y presentaciones.

  • Edición de varios documentos.

  • Transcripción de documentos o cintas de audio

  • Tomar notas durante las reuniones

  • Introducción de datos en un sistema informático.

  • Realización de la gestión de datos y sistemas de archivo.

  • Uso de software de procesamiento de textos

  • Contestar teléfonos y responder correos electrónicos

  • Asistir a clientes o clientes.

Cómo convertirse en un mecanógrafo de oficinista

Estos son algunos pasos que puede seguir para convertirse en un mecanógrafo:

1. Cumplir con los requisitos de educación

La mayoría de los mecanógrafos tienen un diploma de escuela secundaria o GED, aunque los empleadores tienden a dar preferencia a aquellos con alguna educación postsecundaria. Si bien muchos empleadores no requieren un título de asociado o una licenciatura, el conocimiento, las habilidades y la capacitación adicional que puede aprender de las clases universitarias podrían ayudarlo a prepararse para un puesto de mecanógrafo y mostrarles que se toma en serio una carrera como mecanógrafo. . Los cursos y programas universitarios pueden brindarle capacitación adicional en computación, habilidades administrativas y experiencia en mecanografía.

2. Mejora tu velocidad de escritura

Como mecanógrafo de oficinista, es esencial poder escribir con rapidez y precisión. Puede encontrar clases de mecanografía en colegios comunitarios y a través de programas en línea, que pueden ayudarlo a aumentar la cantidad de palabras por minuto (WPM) que puede escribir. También puede mejorar sus habilidades de mecanografía a través de pruebas y programas de mecanografía en línea, muchos de los cuales son gratuitos. La mayoría de los empleadores tienen una velocidad de escritura mínima requerida, por lo que las clases y los programas de mecanografía pueden ayudarlo a cumplir con ese requisito. Es común que los empleadores administren una prueba de mecanografía para confirmar una velocidad de mecanografía mínima de 60 a 80 palabras por minuto.

3. Capacítese como oficinista

Además de pasar mucho tiempo escribiendo, los mecanógrafos a menudo también desempeñan el papel de un empleado de oficina que realiza tareas administrativas y de oficina. Puede obtener un certificado de empleado de oficina a través de un programa de certificación, que puede encontrar a través de programas en línea o colegios comunitarios. Este programa de certificación enseña temas como aplicaciones informáticas, mecanografía, procedimientos de oficina, comunicación, gestión de oficina y técnicas de composición. Las habilidades adicionales aprendidas a través de esta certificación también podrían brindarle más oportunidades laborales.

4. Obtenga una certificación de mecanografía

Los colegios comunitarios, las escuelas vocacionales y los centros de servicios profesionales ofrecen certificaciones de mecanografía que se obtienen después de rendir un examen que evalúa la precisión y la velocidad de escritura. Obtener un certificado de mecanografía puede mostrarles a los empleadores que tienes las habilidades de mecanografía necesarias y que estás dedicado a un puesto de mecanógrafo. La mayoría de los certificados de mecanografía solo son válidos por un período de tiempo específico, después del cual deberá volver a realizar la prueba para obtener la certificación nuevamente.

5. Gana experiencia

Muchos mecanógrafos administrativos adquieren experiencia al buscar puestos de nivel de entrada y acumulan experiencia en el trabajo de esos puestos. Si conoces la industria en la que quieres ser mecanógrafo, puedes intentar ganar experiencia en ese campo a través de pasantías, conferencias, talleres o cursos especializados. Algunas funciones de mecanógrafo de oficinista requieren el uso de un dictáfono, una máquina que graba el discurso audible para que pueda transcribirlo más tarde. Puede ser útil familiarizarse con lo que es un dictáfono y cómo funciona, además de practicar escuchar la grabación y escribirla lo más rápido posible.

4. Busca empleo

La capacitación formal y las certificaciones pueden ayudarlo a convertirse en un candidato más competitivo cuando busque empleo y permitirle postularse para puestos más avanzados más allá del nivel inicial. Algunos puestos de oficinistas requieren varios años de experiencia en mecanografía, que puedes obtener a través de puestos de nivel de entrada. Otros puestos pueden requerir conocimientos especializados más allá de las habilidades típicas de un mecanógrafo, como conocer términos legales y cómo funcionan los procedimientos legales para trabajar en una sala de audiencias o conocer términos médicos y códigos de facturación médica antes de ingresar información en una base de datos.

Habilidades para mecanógrafos de oficinista

Un mecanógrafo exitoso tiene habilidades muy sólidas de mecanografía y escritura, atención a los detalles y un conocimiento general de las operaciones comerciales. Aquí hay algunas habilidades duras y blandas adicionales que son comunes para los mecanógrafos administrativos:

  • Escritura rápida

  • Comprensión lectora

  • Entrada de datos

  • Servicio al Cliente

  • Organizativo

  • programas de software de la empresa

  • familiaridad con el dictáfono

  • Gestión de archivo de datos

  • interpersonales

  • Gestión del tiempo

  • Operar equipo de oficina

  • Comunicación escrita y verbal clara

  • Capacidad para detectar errores de gramática, puntuación y ortografía.

  • Competente con software como procesamiento de textos, hojas de cálculo y bases de datos.

Ambiente de trabajo para mecanógrafos de oficinistas

La mayoría de los mecanógrafos empleados trabajan una semana laboral normal de 40 horas con un horario diurno normal. Sin embargo, ocasionalmente pueden tener que trabajar por la noche o los fines de semana si es un momento ocupado para su empleador o si es necesario cumplir con una fecha límite importante. Por lo general, los mecanógrafos administrativos trabajan en una computadora en un entorno de oficina interior, pero dado que casi todas las industrias contratan mecanógrafos administrativos, esos entornos de oficina pueden variar desde una oficina educativa tranquila hasta un bufete de abogados acelerado.

Salario del mecanógrafo y perspectivas laborales

A los mecanógrafos administrativos se les puede pagar una tarifa por hora o pueden tener un salario anual. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. (BLS, por sus siglas en inglés) es una fuente colectiva y confiable de información sobre perspectivas profesionales. Según el BLS, los procesadores de texto y los mecanógrafos pueden esperar un tasa de crecimiento del empleo del 2,9% hasta 2029, lo cual es consistente con el promedio nacional.

Aquí están los salarios para puestos similares en los Estados Unidos:

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