Cómo comunicarse de manera efectiva con un equipo difícil

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 3 de febrero de 2021 | Publicado el 7 de octubre de 2019

Actualizado el 3 de febrero de 2021

Publicado el 7 de octubre de 2019

En el lugar de trabajo, las sólidas habilidades de comunicación pueden mejorar sus interacciones diarias, el desempeño general y la trayectoria hacia el éxito. La comunicación eficaz puede ser una herramienta clave para el éxito en situaciones en las que los equipos luchan por alinearse en la búsqueda de un objetivo común. En este artículo, examinamos las cualidades de la comunicación efectiva, así como también cómo usar la comunicación efectiva cuando se navega por una dinámica de equipo difícil.

Lee mas: Habilidades de comunicación: definición y ejemplos

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva es la capacidad de transmitir mensajes de una manera clara y atractiva. Para tener éxito en la transmisión de su mensaje, puede emplear una variedad de técnicas de comunicación verbal y no verbal.

Relacionado: 4 tipos de comunicación (con ejemplos)

Comunicación verbal

Cuando usa la comunicación verbal de manera efectiva, emplea un lenguaje claro y preciso para compartir información. La comunicación verbal en persona es útil para transmitir ideas a los miembros del equipo, lo que puede ayudar a mejorar el desempeño. Las habilidades verbales que puede usar para comunicarse de manera efectiva con su equipo incluyen:

  • Asegúrate de que tu mensaje sea claro. Si es posible, considere su mensaje y planifíquelo con anticipación, enfocándose en un tema a la vez. Trate de describir nuevas ideas simplemente primero, luego agregue más información si es necesario.

  • Utilice un lenguaje que coincida con su audiencia. Considere qué palabras y tono desea utilizar para transmitir el mensaje deseado. Puede usar palabras diferentes cuando habla con sus colegas que cuando habla con el gerente de su departamento.

  • Usa un tono de voz amigable. Tu tono de voz puede demostrar cómo te sientes o tu interés en una idea. Cuando esté trabajando con un grupo, use un tono de voz amigable para mantener una comunicación abierta.

  • Proyecta tu voz. Asegúrese de proyectar su voz en un grado apropiado. Considere si necesita llegar a un gran grupo de personas o a una persona que está cerca.

Comunicación no verbal

Cuando utiliza de manera efectiva las señales de comunicación no verbal, tiene la intención de reaccionar y utilizar el lenguaje corporal, los gestos y las expresiones faciales. Como audiencia, puede observar estos elementos para comprender los sentimientos e intenciones del orador. Como orador, puede ser consciente de su lenguaje corporal y expresión para ayudar a transmitir su mensaje previsto.

  • Utiliza la escucha activa. Manténgase enfocado en el hablante. Si está escuchando activamente, no solo está prestando atención, sino que también está comunicando al hablante que comprende a través de técnicas no verbales adicionales.

  • Mantenga un contacto visual adecuado. Mantenga sus ojos naturalmente enfocados en los ojos del orador o en la dirección del orador.

  • Asiente para mostrar que estás concentrado y entiendes. Este elemento del lenguaje corporal puede ser una forma poderosa de demostrar su participación activa en un orador.

  • Refleja la postura o la expresión de un hablante. Puede hacer coincidir su expresión o postura con la del orador para demostrar que está de acuerdo con sus intenciones y ha formado una conexión.

  • Usa gestos y posturas amigables. Puede mostrar a las personas que está abierto a una conversación amistosa con ellas colocando las manos hacia arriba y el cuerpo hacia ellas. Cuando sea su turno de hablar, puede inclinarse ligeramente hacia su audiencia.

Lee mas: Habilidades de comunicación no verbal: definición y ejemplos

Tipos de comunicación

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Tipos de comunicación

  1. Verbal

  • Use una voz fuerte y confiada al hablar.

  • Utiliza la escucha activa.

  • Evite las palabras de relleno.

  • Evite la jerga de la industria cuando corresponda.

  1. no verbal

  • Observe cómo se sienten sus emociones físicamente.

  • Sea intencional con sus comunicaciones no verbales.

  • Imita las comunicaciones no verbales que encuentres efectivas.

  1. Visual

  • Pregunte a los demás antes de incluir elementos visuales.

  • Considere su audiencia.

  • Solo use elementos visuales si agregan valor.

  • Hágalos claros y fáciles de entender.

  1. Escrito

  • Esfuércese por la simplicidad.

  • No confíes en el tono.

  • Tómese el tiempo para revisar sus comunicaciones escritas.

  • Mantenga un archivo de los escritos que encuentre efectivos o agradables.

Cómo mejorar la comunicación con equipos difíciles

Los equipos difíciles pueden encontrar que cambiar la forma en que abordan la comunicación puede mejorar la dinámica del grupo.

Por ejemplo, si su equipo opera de forma remota, puede sugerir emplear tecnología que humanice la interacción. El tono puede ser difícil de entender por correo electrónico, mensajes instantáneos y texto, así que considere organizar llamadas de conferencia o reuniones de chat de video. Si su equipo se reúne en persona, es posible que la escucha activa y el lenguaje corporal abierto ofrezcan una mayor facilidad de comunicación. Las estrategias adicionales que pueden ayudar a mejorar la comunicación, independientemente del medio de reunión, incluyen:

  1. Invite a la discusión y la retroalimentación.

  2. Simplificar el mensaje

  3. Use imágenes para ayudar a explicar mensajes complejos.

  4. Planifica tu tiempo.

  5. Aumentar el tiempo de comunicación cara a cara.

  6. Sea intencional con su lenguaje corporal.

  7. Usa técnicas calmantes.

  8. Busca formas de relacionarte.

1. Invite a la discusión y la retroalimentación

Cuando están abiertos a la retroalimentación, los equipos pueden trabajar juntos para realizar mejoras. Considere la posibilidad de celebrar reuniones periódicas, ya sea en persona o virtualmente, para consultar con los miembros del equipo. En estas reuniones, aliente a las personas a brindar comentarios constructivos y posibles soluciones. Cuando se proporciona con frecuencia, la retroalimentación se siente menos personal y puede ser más fácil de integrar.

2. Simplifica el mensaje

Si encuentra que comunicarse con su equipo es un desafío, puede ayudar a simplificar su mensaje. Retire todo lo que no sea necesario para los puntos principales. Asegúrese de aclarar su objetivo final, su razonamiento y su plan.

3. Use imágenes para ayudar a explicar mensajes complejos

Las personas procesan la información de varias maneras. Incluso si ha simplificado su mensaje, su equipo puede comprender mejor la información visualmente. Algunas situaciones que pueden beneficiarse de las imágenes incluyen nuevas ilustraciones de procedimientos, gráficos para mostrar objetivos de productividad, tableros de inspiración o gráficos detallados de modelos de negocios.

4. Planifica tu tiempo

Planifique entregar mensajes importantes en tiempos óptimos. Por ejemplo, puede proporcionar nueva información para un proyecto al comienzo de una jornada laboral. Es posible que desee brindar comentarios durante un momento en que la persona o el equipo al que se dirige pueda concentrarse, como después del almuerzo.

5. Aumentar el tiempo de comunicación cara a cara

Algunos lugares de trabajo dependen principalmente de la mensajería y el correo electrónico para la comunicación en la oficina. Si bien este método virtual es beneficioso cuando se envía un mensaje rápido, puede mejorar la comunicación al manejar conversaciones más largas cara a cara. Cuando las personas tienen la oportunidad de interactuar en persona, pueden establecer relaciones y entenderse más claramente.

6. Sea intencional con su lenguaje corporal

El lenguaje corporal es una poderosa herramienta de comunicación no verbal que contribuye al mensaje general que transmite. Hacer contacto visual y mantener una buena postura puede demostrar que estás escuchando con atención. Si está presentando información, puede mostrar confianza parándose derecho, manteniendo una postura un poco amplia y usando una cantidad moderada de gestos expresivos. Si está colaborando en un entorno grupal, sonreír, usar gestos amistosos y reflejarse puede ayudarlo a comunicar sus intenciones y compromiso en su grupo.

7. Usa técnicas calmantes

En casos de grupos de mucha energía o donde las personas tienen fuertes lazos emocionales con un proyecto, considere emplear técnicas tranquilizadoras para mantener una comunicación abierta. Puede ser conveniente sugerir que su equipo se aleje de la conversación, se concentre en una resolución y se apegue al problema relevante. Puede tener en mente los objetivos y la meta final, y reconocer que los desacuerdos pueden conducir a nuevas formas de pensar.

8. Busca formas de relacionarte

Tómese el tiempo para relacionarse con otros compañeros de trabajo a través de experiencias compartidas. Buscar cosas que tiene en común con las personas con las que trabaja puede ayudar a establecer su relación con ellas. La comunicación social amistosa también puede mejorar la satisfacción laboral y el rendimiento.

Considere abordar las habilidades de comunicación efectiva dentro de sus equipos para establecer las mejores prácticas para una comunicación abierta. Puede mantener una atmósfera amistosa y colaborativa para compartir ideas y mejorar las oportunidades de éxito de su equipo.

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