Cómo combinar dos hojas de cálculo en Excel (con pasos y consejos)

Por el equipo editorial de Indeed

4 de noviembre de 2021

Es común tener una variedad de información almacenada en varias hojas de cálculo. La consolidación de esta información en una hoja de cálculo puede ayudarlo a encontrar información más fácilmente y tener más espacio para otros documentos en su escritorio. Si desea combinar la información de dos documentos en una sola hoja, aprender a combinar dos hojas de cálculo en Excel puede resultarle útil. En este artículo, discutimos por qué puede combinar dos hojas de cálculo en Excel y luego proporcionamos una lista de pasos útiles para que lo haga por su cuenta.

¿Por qué fusionar dos hojas de cálculo en Excel?

Al usar Excel, puede mantener la información relacionada en una variedad de hojas de cálculo. Al resumir esta información o consolidarla en una hoja de cálculo, puede combinar dos hojas de cálculo. Por ejemplo, si tiene la información de dos eventos deportivos en hojas de cálculo separadas, puede combinar la información en una hoja de cálculo para resumir los detalles de ambos juegos usando un documento.

Combinar dos hojas de cálculo también puede proporcionarle más espacio en su escritorio para crear otros documentos y hojas de cálculo. Si tiene varias hojas de cálculo con información similar, la combinación de documentos puede liberar almacenamiento para más datos o archivos. Después de combinar la información de una hoja de cálculo con otra, puede comenzar a crear una hoja de cálculo grande donde combine toda la información relacionada. Al hacerlo, puede encontrar información más fácilmente en su computadora o realizar un mejor seguimiento de sus datos.

Cómo fusionar dos hojas de cálculo en Excel

Estos son los pasos que puede seguir para fusionar dos hojas de cálculo en una mientras usa Excel:

1. Abre las hojas

El primer paso consiste en extraer las hojas que planea usar en la combinación. Para hacerlo, abra el programa Excel en su escritorio. Luego, abra las hojas que desea fusionar. Asegúrese de abrir cada hoja en una página diferente. Asegúrese de guardar la versión original de cada página antes de realizar la combinación. Esto garantiza que no pierda ninguna información importante si la información se transfiere incorrectamente. Estos son los dos tipos de hojas originales que puede combinar:

  • Hoja de origen: este documento es la hoja de cálculo de la que está transfiriendo información para fusionarla con la hoja nueva.

  • Hoja de destino: esta hoja recibe la nueva información y la fusiona con la información existente en la hoja de cálculo.

2. Elija qué método de fusión usar

Al fusionar dos hojas de cálculo en Excel, puede fusionar por puesto o por categoría. Las posiciones son las ubicaciones específicas en las que se ubica cada celda, mientras que las categorías son las secciones completas donde puede ubicar la información. Si bien los procesos para fusionar cada uno son similares, existen ligeras diferencias entre cada uno. Al fusionar categorías, es importante asegurarse de que las etiquetas de la hoja de cálculo de origen se transfieran a la hoja de cálculo de destino para que sus categorías sigan siendo las mismas.

3. Asegúrese de que los datos estén en la misma posición en cada hoja

Para ayudar a que los datos se combinen correctamente, verifique que estén en la misma posición en cada hoja. Por ejemplo, si tiene datos en la celda 1A en la hoja de origen, asegúrese de tener también información en esa misma celda en la hoja de destino. Esto asegura que la información se alinee correctamente y facilita la transferencia a la hoja de destino.

4. Elija el área para los nuevos datos

En la hoja de destino, decida en qué área desea incluir la nueva información. Puede elegir tantas celdas como necesite para que quepan todos los datos nuevos. Asegúrese de incluir la cantidad correcta de celdas para que se ajusten a los datos. Una vez que elija el área, haga clic en la celda superior izquierda de esa ubicación para resaltarla.

5. Consolidar los datos

Una vez que resaltes la celda, haz clic en la pestaña “Datos” en el grupo “Herramientas de datos” en la barra de tareas superior de la ventana. Luego, haz clic en la imagen con una flecha azul que dice “Consolidar”. Esto abre un cuadro emergente que contiene información sobre la información que está transfiriendo de la hoja de origen a la hoja de destino.

6. Ingrese la información que desea transferir

En su hoja de origen, seleccione la información que desea incluir en la hoja de destino. Luego, enumera las celdas que planeas transferir en el cuadro que dice “Todas las referencias”. Cuando termine de ingresar los datos, seleccione “Aceptar” en la parte inferior del cuadro emergente. Esto transfiere la información de la hoja de origen a la hoja de destino.

Si está fusionando por categoría, marque las casillas en el cuadro emergente debajo del texto que dice “Usar etiquetas en”. Luego, marque las categorías que desea incluir. Puede incluir categorías de la fila superior, la columna izquierda o ambas. Después de seleccionar sus categorías, haga clic en “Aceptar”.

Consejos para fusionar dos hojas de cálculo en Excel

Estos son algunos consejos para tener en cuenta al fusionar dos hojas de cálculo para ayudar a que la información se transfiera correctamente:

Verifique las hojas de cálculo después de la fusión

Para asegurarse de que la información se transfirió correctamente a la nueva hoja de cálculo, vuelva a abrir la hoja guardada después de cerrarla. Al guardar las hojas originales, reduce el riesgo de perder información valiosa. Si la información no se transfiere completa o correctamente, puede volver a los archivos originales para realizar la combinación nuevamente. Después de comprobar que el contenido de la hoja nueva es correcto, puede eliminar la hoja de origen original o archivarla para liberar espacio para más almacenamiento.

Asegúrese de que las hojas originales sigan el formato correcto

Es importante verificar la hoja de origen y la hoja de destino para asegurarse de que tengan el formato adecuado para la fusión. Para fusionar las hojas correctamente, debe enumerar los datos de arriba a abajo. Asegúrese de verificar que no haya filas o columnas en blanco en la lista, y que toda la información esté en filas y columnas sin espacios. Al hacerlo, la nueva hoja puede tener el formato adecuado sin espacios ni filas o columnas faltantes.

Práctica

Antes de fusionar hojas de cálculo que contienen información importante, considere practicar con datos menos importantes. Puede crear hojas de cálculo de práctica que contengan información sin sentido que puede usar mientras practica. Esto garantiza que no pierda ningún dato importante antes de familiarizarse con la consolidación de datos en Excel. Una vez que se sienta cómodo fusionando dos hojas de cálculo y trabajando con la hoja de origen y la hoja de destino, puede comenzar a fusionar documentos más importantes.

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