Cómo aumentar la eficiencia con la plantilla de elementos de acción de la reunión

Por el equipo editorial de Indeed

4 de noviembre de 2021

Una plantilla de elementos de acción de la reunión es una alternativa bien planificada a una lista de tareas sin elaboración. Esta plantilla de elemento de acción de la reunión es una herramienta útil para que los administradores de proyectos proporcionen información detallada y recursos para la tarea. El uso de una plantilla de elementos de acción de la reunión que se adapte a sus requisitos hace que la delegación sea más fácil y más eficiente en la productividad. En este artículo, analizamos las plantillas de elementos de acción de la reunión y cómo usarlas puede mejorar su eficiencia.

¿Qué son los elementos de acción de la reunión?

Los elementos de acción de la reunión son tareas que los gerentes o líderes de proyecto asignan a los asistentes después de una reunión, que deben completarse dentro de un marco de tiempo establecido. Una persona escribe la lista de tareas y crea elementos de acción de la reunión, y luego el gerente elabora vívidamente la tarea para la persona a cargo de la acción. Un elemento de acción tiene un alcance limitado y no califica como un objetivo de la reunión, pero es esencial para una reunión exitosa. Los tres componentes de los elementos de acción son; quién, qué y cuándo.

  • ¿Quién es el responsable de la tarea?

  • ¿Cuál es la explicación de la tarea?

  • ¿Cuándo se completará la tarea?

Una reunión es productiva cuando el equipo toma acciones inmediatas siguiendo el curso de la discusión. Para esto, es esencial escribir elementos de acción coherentes.

Tipos de elementos de acción

Hay tres tipos de acciones que puede usar en una plantilla de elemento de acción de reunión, que incluyen:

  • Acciones correctivas: esta es una plantilla con una descripción detallada de los problemas con los elementos de acción anteriores.

  • Acciones decisivas: esta es una plantilla que detalla cómo el equipo toma decisiones.

  • Acción prioritaria: esta plantilla utiliza una lista de acciones prioritarias.

¿Cuándo usar una plantilla de elementos de acción de la reunión?

El uso de la plantilla de elementos de acción de la reunión después de una reunión puede ayudar a cubrir con tacto todos los componentes de la acción, incluido quién, qué y cuándo los empleados completan la acción. Para los equipos, las plantillas de elementos de acción de la reunión ayudan a los gerentes o líderes de equipo a programar, asignar y realizar un seguimiento de los elementos de acción, todo en un solo lugar.

Las plantillas ofrecen una única fuente de información y plataforma para que todos se mantengan actualizados.

Cómo usar una plantilla de elementos de acción de la reunión

Tener toda la información necesaria disponible de antemano hace que el proceso de llenado de una plantilla sea más rápido. Las plantillas facilitan el seguimiento de asignaciones y la revisión de tareas y la fuerza laboral. Aquí se explica cómo usar la plantilla de elemento de acción de la reunión:

1. Crea un proyecto

Lo primero que debe hacer es crear un proyecto con las herramientas virtuales disponibles. Bajo este proyecto, más tarde puede enumerar todas las próximas tareas. Puede agregar pestañas que otros miembros del equipo pueden editar más tarde para desarrollar un plan de acción más amplio.

Relacionada: Cómo escribir un plan de acción (con plantilla y ejemplo)

2. Lista de elementos de acción

Con la plantilla, los gerentes de proyecto crean y realizan un seguimiento de los elementos de acción en diferentes proyectos. Esto proporciona detalles sobre cómo completar las tareas, lo que simplifica el proceso para los empleados responsables de cada elemento de acción. Además, los gerentes de proyecto pueden personalizar la plantilla de acuerdo con su conveniencia y requisitos cambiantes.

3. Agrega prioridad para cada artículo

Cuando un miembro del equipo obtiene varios elementos de acción, su gerente proporciona una lista de prioridades junto con la lista de tareas. La lista de prioridades ayuda al miembro del equipo a navegar mejor el marco de tiempo. Establecer prioridades también asegura que los miembros del equipo cumplan con los plazos.

4. Agregar información relacionada

Agregue información adicional relacionada con los presupuestos, los miembros del equipo asignados, las fechas de inicio y finalización, los plazos y otros recursos importantes para completar los elementos de acción. Agregar estos puede ayudar a que la acción sea más fácil de entender para el miembro del equipo. Hacer esto también ayuda a garantizar una finalización más rápida de las entregas.

5. Seguimiento del estado

El uso de las plantillas de elementos de acción de la reunión va más allá del seguimiento de la asignación de tareas. Después de la asignación, los gerentes o líderes del proyecto pueden verificar el progreso del elemento de acción. El uso de herramientas basadas en la nube para lo mismo puede acelerar aún más el proceso de seguimiento, ya que brinda a todos los usuarios acceso en tiempo real a las actualizaciones.

6. Comunicar y actualizar

Con las plantillas, es más fácil para las personas comunicarse y completar elementos de acción de manera más productiva. La capacidad de actualizar los elementos de acción de la reunión en plantillas ayuda a comunicar el progreso del proyecto con el equipo y garantiza que el proyecto se mantenga dentro del cronograma. Mejorar la comunicación es un gran beneficio de usar plantillas de elementos de acción de reuniones.

7. Revisión

Las plantillas de elementos de acción de la reunión sirven como una herramienta para revisar el desempeño de los miembros del equipo, tomar decisiones basadas en datos, comprender el costo incurrido para completar las tareas, observar si alguna tarea está atrasada y tomar mejores decisiones sobre la administración de recursos. Las plantillas son un método conveniente para rastrear acciones correctivas, acciones prioritarias y acciones decisivas. Ayudan a realizar un seguimiento del rendimiento del equipo y a descubrir cuellos de botella en el proceso de trabajo.

Relacionada: Habilidades Analíticas: Definición, Consejos y Ejemplos

Beneficios de usar una plantilla

Hay múltiples beneficios de usar una plantilla cuando se maneja un equipo. El uso de plantillas ayuda a garantizar que los miembros cumplan con los requisitos a tiempo. Aquí hay algunos beneficios:

  • Seguimiento del rendimiento de los equipos

  • Registrar el progreso de los elementos de acción

  • Úselo como una lista de verificación para elementos de acción

  • Vista de múltiples elementos de acción en un solo lugar

  • Cumplir metas y mantener el cronograma

  • Generar informes basados ​​en datos

  • Administrar los recursos del proyecto

Plantilla de elementos de acción

Una plantilla de elemento de acción de reunión es una versión detallada de una lista de tareas para los miembros del equipo. En cualquier plantilla de elemento de acción de reunión, las verticales deben estar de acuerdo con los requisitos del proyecto. Aquí hay una plantilla que los gerentes de proyecto pueden usar para mejorar la productividad:

AcciónDescripciónAsignado aPrioridadFecha de vencimientoEstadoNotas

No existe una plantilla universal para los elementos de acción de las reuniones. Hay varias plantillas disponibles, o puede crear una plantilla y etiquetar estas verticales según los requisitos.

Sugerencias para curar la plantilla de elemento de acción de la reunión

Redactar una plantilla de elemento de acción de la reunión coherente y bien explicada brinda un curso de acción a los miembros del equipo. Garantiza un funcionamiento fluido. Algunos consejos que pueden ayudar a los gerentes o líderes de proyectos a crear plantillas mejoradas son:

Dedique suficiente tiempo a la lluvia de ideas

La creación de la plantilla de elementos de acción de la reunión pasa por dos fases; fase de captura y fase de proceso. Mientras que la fase de captura implica enumerar todos los elementos de acción juntos, la fase de proceso evalúa cada elemento de acción y edita la lista o agrega otra información relevante a la plantilla. Dedicar suficiente tiempo a cada fase para crear una plantilla coherente es importante para la comunicación del equipo.

Escribir de forma comprensible y comprensible

Al tomar notas en una reunión, la persona a cargo escribe todos los elementos de acción en forma abreviada, pero al escribir en una plantilla, es necesario escribir para los demás. Use sus notas de la reunión para detallar los elementos de acción para su equipo. Elaborar hasta el más mínimo de los detalles puede hacer que los elementos sean fáciles de entender y ejecutar. Considere agregar una vertical separada para las notas relevantes.

Crear verticales específicos

Ser específico es la clave para acciones bien ejecutadas, y aquí es donde las plantillas de elementos de acción de la reunión juegan un papel crucial. Agregue tantos detalles como sea posible a su plantilla con verticales. Cree verticales importantes en cualquiera de las herramientas disponibles como MS Excel u Sheets. Las verticales comunes utilizadas en las plantillas de elementos de acción de la reunión son:

  • Número de serie.

  • Número de identificación único

  • Descripción de los elementos de acción

  • Prioridad (baja, media, alta)

  • Nombres del cesionario

  • nombre del cedente

  • Fecha asignada

  • Fecha de vencimiento

  • Estado actual

  • Documentos relacionados

  • Notas relevantes

Relacionada: Cómo tomar actas de reuniones: una guía completa con ejemplos

Marca plazos y fechas importantes

Las fechas son vitales para el seguimiento de todos los elementos de acción. Marcar plazos, fechas de finalización y tareas atrasadas puede ser muy beneficioso para sacar adelante un proyecto. Los plazos también promueven la finalización temprana de la acción.

Crear un relé para elementos de acción

Algunas acciones pueden requerir el trabajo de más de un participante de la reunión. Cree un flujo continuo de acciones pidiéndole a un equipo que actualice al otro cuando su parte del trabajo esté completa. Esto puede aumentar la eficiencia del equipo y mejorar la comunicación con respecto a las tareas.

Relacionada: Habilidades Organizacionales: Definición y Ejemplos

Resaltar elementos de acción

Las notas de las reuniones pueden ser confusas para quienes no tienen el contexto adecuado. Resaltar elementos de acción entre sus notas ayuda a identificar tareas para completar y ayuda aún más en la creación de elementos de acción en una plantilla. Hacer esto también puede ahorrar tiempo al crear una plantilla porque no tendrá que volver a leer las notas, puede buscar elementos resaltados.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.