Cómo administrar proyectos a través de sus 5 fases (consejos adicionales)

Por el equipo editorial de Indeed

Actualizado el 13 de mayo de 2022 | Publicado el 15 de junio de 2021

Actualizado el 13 de mayo de 2022

Publicado el 15 de junio de 2021

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Un miembro del equipo presenta la información del proyecto durante una reunión del equipo mientras sus colegas escuchan desde una mesa de conferencias.

Son muchos los factores que intervienen en la creación y realización de un proyecto empresarial. Uno de los componentes clave de un proyecto exitoso es la gestión eficaz del proyecto. Con un equipo experimentado para administrar proyectos, es más fácil crear y ejecutar objetivos de proyectos y mantenerse dentro del presupuesto y el cronograma asignados.

En este artículo, discutimos qué gestión de proyectos es, por qué es importante administrar proyectos y cómo administrar proyectos de manera efectiva a través de las cinco fases del ciclo de vida del proyecto, además revisamos consejos para administrar proyectos mejor.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la capacidad de administrar los recursos de un proyecto, incluidas las personas, el capital, el equipo y la tecnología, para lograr los objetivos y metas de un proyecto dentro de parámetros determinados. Estos parámetros, o restricciones, son el tiempo, el presupuesto y el alcance del proyecto.

¿Por qué es importante gestionar proyectos?

Los proyectos pueden volverse costosos, por lo que es esencial contar con una gestión de proyectos capaz para ayudar a garantizar que un proyecto se desarrolle de acuerdo con el plan. Los proyectos que se gestionan bien pueden cumplir sus objetivos, así como dar cuenta de cualquier problema o factor inesperado que pueda surgir.

Se espera que los gerentes de proyecto mantengan el “triángulo de hierro” de las restricciones para que el proyecto pueda lograr sus objetivos. Los proyectos también suelen ser interdependientes, lo que significa que lo que sucede en un proyecto seguramente afectará a otro. Las restricciones de costo, plazos y alcance deben administrarse adecuadamente o el proyecto puede colapsar.

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Cómo gestionar proyectos y sus 5 fases

Aquí hay una descripción general de las cinco fases de la gestión de proyectos para ayudarlo a administrar de manera efectiva su próximo proyecto desde el inicio hasta el lanzamiento:

1. Iniciar el proyecto

Antes de que pueda comenzar un proyecto, puede ser beneficioso completar un estudio de factibilidad para demostrar que el proyecto es viable y puede generar ganancias para la empresa. El estudio de factibilidad incluye elementos tales como una investigación exhaustiva y datos sobre el alcance del proyecto, los requisitos monetarios y técnicos del proyecto, una serie propuesta de planes y acciones y una evaluación de la rentabilidad del proyecto.

Una vez que un contratista completa el estudio de factibilidad, un equipo de partes interesadas y otras partes relevantes pueden revisar el estudio y determinar si desean continuar. Si lo aprueban, pueden discutir y establecer los objetivos del proyecto, un cronograma propuesto de eventos, estrategias de gestión del equipo y una cadena de comunicación.

Algunos aspectos clave de la fase de inicio del proyecto incluyen:

  • Documentación: documente por qué el proyecto es útil, cuáles son sus objetivos y el retorno de las inversiones.

  • Gestión de equipos: Cree descripciones de trabajo y objetivos para cada puesto y explique cómo cada miembro del equipo puede beneficiar el proyecto.

  • Espacio del proyecto: Cree un espacio para que el gerente del proyecto y el personal de apoyo trabajen durante el proyecto.

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2. Planifica el proyecto

Una vez que las partes interesadas hayan aprobado el proyecto, puede sentarse con su equipo de gestión y enumerar todo el trabajo que necesita completar dentro de los parámetros del proyecto. Esto puede incluir un presupuesto del proyecto, recursos y un cronograma. La planificación de proyectos es una parte esencial del éxito de cualquier proyecto, así que considere ser lo más detallado posible al planificar.

Aquí hay algunos detalles para incluir en la planificación del proyecto:

  • Lista de tareas: cree una lista de tareas que incluya todas las tareas más pequeñas necesarias para completar el proyecto en general.

  • Presupuesto: El presupuesto debe ser preciso antes de que comience el proyecto, así que trate de incluir todos los gastos previsibles, como mano de obra y costos operativos.

  • Cronograma del proyecto: un cronograma del proyecto tiene todos los plazos de un proyecto y puede ayudar a que el proyecto avance de manera eficiente hacia su fecha límite.

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3. Ejecutar el proyecto

Después de planificar minuciosamente el proyecto, el equipo puede llevar a cabo las tareas descritas en el plan. Antes de que su equipo comience a trabajar, reúnase con su equipo para iniciar el proyecto y discutir los objetivos más grandes del proyecto y dividirlos en objetivos más pequeños y más alcanzables. Puede establecer plazos para cada uno de los objetivos más pequeños y asegurarse de que los miembros del equipo conozcan sus roles y qué tareas son responsables de completar.

Una vez que su equipo decida cómo proceder, pueden comenzar a trabajar en sus tareas. Puede ser beneficioso tener reuniones semirregulares con su equipo para asegurarse de que todos completen sus tareas a tiempo, respondan preguntas y aclaren expectativas o instrucciones.

Aquí hay algunos elementos a considerar durante el ejecución del proyecto fase:

  • Manejo de costos: Para mantenerse dentro del presupuesto, puede realizar un seguimiento del costo de todos los materiales y mano de obra para el proyecto.

  • Gestión de adquisiciones: puede comprar o alquilar recursos externos para completar el proyecto. Tener una comunicación clara con los proveedores lo ayudará a obtener sus recursos dentro de su presupuesto y a tiempo.

  • Gestión de la colaboración: es importante que tenga una comunicación abierta para que usted y los miembros de su equipo puedan intercambiar información importante sobre el proyecto.

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