Cómo abrir un documento de Word en Excel (con 2 métodos)

Muchos profesionales utilizan Microsoft Excel para almacenar, clasificar y analizar conjuntos de datos. A veces, pueden optar por insertar información de un documento de Microsoft Word en una hoja de cálculo de Excel para organizar su información. Si usa Excel y Word con frecuencia en el trabajo, puede serle útil saber cómo abrir un documento de Word en una hoja de cálculo. En este artículo, discutimos cómo abrir un documento de Word en Excel explicando situaciones en las que esto es beneficioso y brindando dos métodos para lograrlo, junto con sugerencias.

¿Por qué abrirías un documento de Word en Excel?

Puede abrir un documento de Word en Excel cuando tenga información en Word que sería mejor ordenar en una hoja de cálculo. Por ejemplo, un asesor financiero puede tomar notas en un documento de Word mientras se reúne con un cliente. Luego, es posible que deseen insertar esos datos en Excel porque es más legible en una hoja de cálculo. Además, si un colega le envía un documento de Word pero usted trabaja principalmente con Excel, puede abrirlo en una hoja de cálculo.

Cómo abrir un documento de Word en Excel usando un convertidor de archivos

Aquí hay seis pasos que puede seguir para abrir un documento de Word en Excel usando un convertidor de archivos:

1. Abra un documento de Word

Primero, abra Microsoft Word y haga clic en la pestaña “Abrir” para elegir el documento que desea convertir a una hoja de cálculo de Excel. Si lo ha abierto recientemente, es posible que ya aparezca en la pantalla. Alternativamente, puede seleccionar la opción “Examinar” para abrir el “Explorador de archivos” de su computadora. Es importante asegurarse de tener el documento correcto con información precisa antes de convertirlo.

2. Seleccione “Archivo”, “Guardar como” y guarde el documento

Después de abrir el documento correcto, seleccione “Archivo” en la barra de herramientas. Esta es la pestaña más lejana en el lado izquierdo de la pantalla. Una vez que haga clic en “Archivo”, elija la opción “Guardar como”. Al hacer clic aquí, se presenta una nueva pantalla con varias opciones para guardar. Elija dónde desea guardar el documento y considere darle un título al documento si aún no lo ha hecho.

Cambie el tipo de archivo a “Texto sin formato (*txt)” haciendo clic en el menú desplegable debajo del cuadro de texto del título y presione “Guardar”. Después de guardar el documento, aparece una ventana de “Conversión de archivos”. Presiona “OK” en la parte inferior de la ventana.

3. Abra una hoja de cálculo de Excel y elija “Datos”

A continuación, inicie el programa Microsoft Excel y, en la sección “Nuevo”, seleccione “Libro de trabajo en blanco”. Puede elegir una hoja de cálculo que ya haya iniciado, pero insertar un documento de Word puede cambiar su formato. En la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla, seleccione la pestaña “Datos”. Esta opción se encuentra entre las pestañas “Fórmulas” y “Revisar”. El menú “Datos” le ofrece diferentes configuraciones para agregar, clasificar y resumir datos.

4. Haga clic en “Desde texto/CSV” y elija su documento de Word

Una vez que haga clic en el menú “Datos”, busque la sección “Obtener y transformar datos”. Esto está en el extremo izquierdo de la pantalla. En este grupo, haga clic en “Desde texto/CSV”, que se encuentra en la parte superior de la columna izquierda. Al presionar esto, se abre el “Explorador de archivos”. Elija el documento de Word que guardó como un archivo de texto sin formato y seleccione “Importar”.

5. Realice cambios personales en la siguiente ventana

Después de hacer clic en “Importar”, aparece una nueva ventana en la pantalla. Este cuadro le permite ajustar la configuración de su información desde el documento de Word. Hay tres pestañas: “Origen del archivo”, “Delimitador” y “Detección del tipo de datos”. El menú desplegable “Delimitador” le permite cambiar el carácter que separa sus datos, como una coma, un tabulador o un espacio. Puede cambiar esto si lo prefiere. Las otras opciones a menudo ya están en la configuración adecuada para importar un documento de Word.

6. Haga clic en “Cargar” y guarde la hoja de cálculo

Una vez que haya ajustado la configuración de su documento insertado, haga clic en “Cargar”. Este botón está en la esquina inferior izquierda de la página. Si lo prefiere, puede presionar “Transformar datos”, que le ofrece varias opciones para modificar su información. Después de presionar “Cargar”, su información del documento de Word aparece en las celdas de su hoja de cálculo. Considere confirmar sus cambios guardando el documento. Presione la pestaña “Archivo” seguida de “Guardar como” para guardar la hoja de cálculo.

Cómo abrir un documento de Word en Excel incrustando

Aquí hay seis pasos que puede seguir para incrustar un documento de Word en Excel:

1. Abre Excel y elige tu hoja de cálculo

El primer paso en este método es abrir Excel y elegir su documento. Considere elegir un documento en blanco si desea comenzar una nueva hoja de cálculo, o puede abrir una hoja de cálculo que ya haya comenzado si lo prefiere. Este método inserta una incrustación, lo que significa que puede adjuntar fácilmente un documento de Word sin cambiar las celdas que ya tiene. Si tiene varias pestañas en su hoja de Excel, elija aquella en la que le gustaría insertar el documento.

2. Haga clic en “Insertar” en la barra de herramientas

Una vez que haya abierto la hoja de cálculo y la pestaña correctas, busque la opción “Insertar” en la barra de herramientas. Este menú es la tercera pestaña en la fila entre “Inicio” y “Dibujar”. La pestaña “Insertar” le permite agregar diferentes componentes a sus hojas de cálculo, como imágenes, gráficos y símbolos. Puede usar el menú “Insertar” para adjuntar su documento de Word a Excel.

3. Seleccione “Texto” y luego “Objeto”

Después de seleccionar la pestaña “Insertar”, haga clic en el botón “Texto”, que se encuentra en el lado derecho de la pantalla. Al elegir esto, aparecerá un menú desplegable con varias opciones. Localice y haga clic en el botón “Objetos”. Puede encontrar esto en el extremo derecho del menú desplegable. Al seleccionar esta opción, se presenta la ventana “Objeto”.

4. Elija “Crear un nuevo archivo” o “Crear desde un archivo”

La ventana “Objeto” le proporciona dos pestañas. El primero es “Crear nuevo” y el segundo es “Crear desde archivo”. Si lo desea, puede crear un nuevo documento de Word para insertarlo en Excel. En el menú “Tipo de objeto”, desplácese hasta encontrar “Documento de Microsoft Word”. Haz clic en él y presiona “Aceptar”. Si ya tiene un documento con información, seleccione la pestaña “Crear desde archivo”. Haga clic en “Examinar”, busque el documento de Word correcto y selecciónelo. Presiona “Enter” y luego “OK” para insertar el documento en la hoja de cálculo.

5. Ajustar el formato del documento incrustado

Una vez que inserte el documento en la hoja de cálculo, considere editar la incrustación para que se ajuste al formato de la hoja de cálculo. Esto ayuda a que todo el documento parezca coherente y visualmente atractivo. Puede hacerlo más grande o más pequeño haciendo clic y arrastrando cualquiera de los puntos blancos que rodean el documento. Haz clic y arrastra el documento para moverlo por la hoja de cálculo. Esto es beneficioso si cubre algunos de los datos existentes. Hacer doble clic en la incrustación le permite editar el texto dentro del documento.

6. Guarda tu hoja de cálculo

Después de formatear su hoja de cálculo, puede guardar el documento incrustado y los cambios que ha realizado. Haga clic en “Archivo” en la barra de herramientas, que es la primera pestaña de la fila. A continuación, seleccione “Guardar como” de la columna de opciones. Desde aquí, puede elegir dónde desea guardar la hoja de cálculo. Agregue un nombre para el documento en el cuadro de texto del título y presione “Guardar”. A continuación, puede cerrar el documento cuando haya terminado.

Consejos para usar Word y Excel de manera efectiva

Considere seguir estos consejos para abrir un documento de Word en Excel de manera efectiva:

  • Copiar y pegar texto. Puede copiar y pegar datos de un documento de Word a Excel seleccionando las teclas “Ctrl” y “C” al mismo tiempo, seguidas de “Ctrl” y “V” simultáneamente en su teclado. Esta es una manera rápida y fácil de insertar datos en su hoja de cálculo.

  • Utilice un convertidor de archivos. Hay varios convertidores de archivos en línea que puede usar para convertir un documento de Word a Excel. Considere investigar sus opciones y seguir las instrucciones para convertir su documento de Word.

  • Inserta una hoja de cálculo en Word. Si desea insertar una hoja de cálculo de Excel en Word, abra su documento, haga clic en “Insertar” y luego seleccione “Objeto”. Luego, seleccione “Crear desde archivo”, elija “Examinar”, haga clic en la hoja de cálculo de Excel correcta y presione “Aceptar”.

  • Adjunte un icono. Siga los pasos del uno al tres del método de incrustación para adjuntar un documento de Word a su hoja de cálculo de Excel. Luego, marque la casilla “Mostrar como icono” y siga los pasos restantes para insertar el documento como un icono en el que puede hacer clic para abrir. Esto puede permitirle abrir el documento solo cuando lo desee en lugar de tenerlo siempre abierto.

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