Carta del proyecto vs Plan del proyecto: ¿Cuál es la diferencia?

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 8 de octubre de 2021

Los gerentes de proyecto utilizan una variedad de documentos para respaldar su proceso de gestión cuando emprenden un nuevo proyecto. Dos de estos documentos críticos incluyen un acta de constitución del proyecto y un plan del proyecto. Comprender las diferencias entre un acta de constitución del proyecto y un plan puede ayudarlo a preparar y administrar mejor su próximo proyecto. En este artículo, discutimos las diferencias entre un acta de constitución del proyecto y un plan de proyecto, identificamos las funciones críticas de cada documento, destacamos los cuatro pasos para crear una acta de constitución del proyecto y enumeramos los elementos clave de un plan de proyecto exitoso.

¿Cuál es la diferencia entre un acta de constitución del proyecto y un plan de proyecto?

Un acta de constitución del proyecto, también conocida como documento de definición del proyecto, es un breve registro oficial de un proyecto planificado. Describe el alcance del proyecto, incluidos los objetivos, las metas, las partes interesadas y los equipos que respaldan el trabajo. Una organización utiliza un acta de constitución del proyecto para obtener la autorización de las partes interesadas para comenzar un proyecto. Las partes interesadas de la empresa pueden firmar el acta de constitución del proyecto, lo que significa que el alcance cumple con las necesidades y expectativas del grupo.

Un plan de proyecto, también conocido como plan de trabajo, describe el alcance y los objetivos del proyecto en función del acta de constitución del proyecto. El plan del proyecto identifica las instrucciones específicas para ejecutar y gestionar el proyecto. También determina los hitos y plazos, las responsabilidades de cada persona y la estructura organizativa del equipo del proyecto. Ambos documentos trabajan juntos para proporcionar un registro detallado de la gestión exitosa de proyectos.

Funciones clave de un acta de constitución del proyecto

Un acta de constitución del proyecto funciona como un documento de ventas, vendiendo la idea del proyecto propuesto a las partes interesadas de la organización. Por lo general, como un documento de una página, describe los siguientes criterios para la presentación a la alta dirección, una junta directiva u otras partes interesadas esenciales de la empresa:

  • Los objetivos del proyecto y los beneficios esperados

  • Dirección con respecto al resultado del proyecto.

  • Una lista de las partes interesadas, incluidos los miembros del equipo y los clientes externos.

  • El gerente de proyecto asignado y los roles clave identificados

  • Entregables clave específicos e hitos significativos

  • Una lista de riesgos, problemas potenciales, limitaciones y suposiciones.

  • Un presupuesto de proyecto propuesto

  • Criterios de aceptación y aprobación

Una vez que las partes interesadas de la organización aprueban el acta de constitución del proyecto, la primera responsabilidad del director del proyecto es crear el plan del proyecto.

Funciones clave de un plan de proyecto

Un plan de proyecto funciona como el manual operativo para llevar a cabo el proyecto hasta su finalización. Una vez que las partes interesadas aprueban el acta de constitución del proyecto, el director del proyecto crea el plan del proyecto utilizando el objetivo y el alcance de la acta de constitución. Luego describe elementos específicos del proyecto, que incluyen:

  • El valor del proyecto para la organización y las partes interesadas.

  • La línea de tiempo del proyecto y los hitos particulares.

  • La estructura organizativa del equipo del proyecto.

  • Las responsabilidades de los roles clave involucrados en el proyecto.

  • La identificación de las personas que cumplen roles vitales.

  • La asignación de los recursos necesarios, como la tecnología necesaria.

  • La naturaleza del trabajo necesario para alcanzar los objetivos.

  • Las tareas y actividades particulares necesarias para completar el proyecto.

  • La determinación de la estructura de desglose del trabajo (WBS)

Una vez que el gerente del proyecto completa el plan del proyecto, lo usa para comunicarse con las partes interesadas sobre el progreso del proyecto. También lo utilizan para proporcionar más detalles al proceso de planificación del proyecto. Por ejemplo, un director de proyecto utiliza el plan para desarrollar una evaluación de riesgos o una estrategia de planificación de la calidad.

Cómo crear un acta de constitución del proyecto

Al crear un acta de constitución del proyecto, la información contenida en el documento analiza el proyecto desde una vista de alto nivel. Puede utilizar una carta para identificar el alcance, el objetivo y los entregables del proyecto. A continuación se muestran los cuatro pasos para crear un acta de constitución del proyecto:

1. Identificar la visión del proyecto

El primer paso para crear un acta de constitución del proyecto es especificar la visión del proyecto. Debe responder a la pregunta de qué implica el proyecto y cómo beneficiará a la organización. También debe identificar los límites, como los costos del proyecto, los plazos y los recursos necesarios.

2. Identificar las partes interesadas del proyecto

A continuación, desea determinar las partes interesadas o las personas que pueden aprobar y autorizar el proyecto. También son personas que tienen interés en la finalización del proyecto. Las partes interesadas pueden ser de dentro de la organización o clientes externos.

3. Crear un organigrama del proyecto y una lista de recursos

Una vez que haya identificado a las partes interesadas, ahora puede crear un organigrama de todos los puestos clave dentro del proyecto. Cada puesto que identifique también puede enumerar las responsabilidades clave dentro del plan. También puede incluir una lista de los recursos que requiere el proyecto, como tecnología, equipos, materiales y personas.

4. Identificar el presupuesto, las limitaciones y los riesgos

En el acta de constitución del proyecto, también desea incluir el presupuesto proyectado, las limitaciones y los riesgos. Completar una evaluación de riesgos durante la fase de planificación ayuda a mitigar problemas más importantes una vez que comienza el proyecto. La identificación de limitaciones, como la falta de dinero o tiempo, es esencial para reconocer por adelantado para crear sistemas de monitoreo para detectar estos desafíos temprano. Un presupuesto estimado proporciona información sobre la complejidad del proyecto y los recursos necesarios.

Elementos a incluir en un plan de proyecto

Al crear un plan de proyecto, puede incluir varios elementos clave, como:

Cronograma del proyecto

El cronograma de un proyecto es una línea de tiempo de cuánto tiempo toman partes específicas del proyecto para completarse. Esto incluye tareas individuales, hitos dentro del proyecto e incluso cuánto tiempo lleva planificar partes específicas del plan. Un gerente de proyecto usa un cronograma para mantener al equipo encaminado e identificar el progreso.

Documento de alcance

Un documento de alcance detalla lo que implica el proyecto y lo que excluye el proyecto. Describe la razón del proyecto y los criterios específicos de lo que se está completando. El documento de alcance también destaca los criterios utilizados para determinar si el proyecto tiene éxito.

Plan de gestión del cambio

Un plan de gestión de cambios se centra en los procedimientos para abordar los cambios dentro del proyecto. Los cambios pueden incluir aumentos presupuestarios, adiciones al alcance del proyecto o recursos adicionales requeridos. Identificar cómo administrar cualquier cambio a lo largo del proyecto puede ayudar a eliminar la confusión para el equipo e identificar los elementos críticos que se están perdiendo.

Plan de gestión de Riesgos

Un plan de gestión de riesgos proporciona conciencia de todos los riesgos potenciales asociados con el proyecto. Los riesgos pueden incluir escasez de tiempo, dinero o materiales, pero también cambios en el mercado o factores económicos que pueden afectar el proyecto. La creación de un plan de gestión de riesgos ayuda al equipo del proyecto a prepararse para posibles problemas y determinar cómo el equipo manejará los problemas a medida que surjan.

plan de gestión de las comunicaciones

El director del proyecto crea un plan de gestión de las comunicaciones que describe cómo se produce la comunicación con respecto al proyecto. Esto incluye la comunicación interna dentro del equipo del proyecto y la comunicación externa con la organización y las partes interesadas. El plan identifica la frecuencia de la comunicación y las formas de comunicación preferidas, como el correo electrónico o las reuniones en persona.

Plan de garantía de calidad

Un plan de garantía de calidad proporciona pautas para el seguimiento continuo del progreso del proyecto y la calidad del trabajo completado dentro de cada hito. Requiere que el equipo del proyecto realice un trabajo de calidad que cumpla con ciertos estándares. El plan de aseguramiento de la calidad describe los estándares y el proceso de evaluación.

Plan de entrenamiento

Un plan de capacitación determina qué capacitación y desarrollo brindan a los miembros del equipo del proyecto u otras partes interesadas del proyecto. Esto puede incluir habilidades específicas que las personas necesitan para completar partes del proyecto. También identifica la capacitación dentro de la organización para apoyar la finalización del proyecto.

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