Capacitación de orientación: definición y lista de verificación (con ejemplo y plantilla)

Por el equipo editorial de Indeed

25 de febrero de 2021

Un proceso formal de presentación de nuevos empleados a su trabajo y compañeros de equipo puede ayudar a aumentar su confianza y mejorar su desempeño. También puede ayudarlos a sentirse más valorados dentro de su empresa y mejorar la retención a largo plazo. Aprender sobre los diferentes tipos de capacitación de orientación que realizan las empresas puede ayudarlo a decidir cuál es el adecuado para su empresa.

En este artículo, analizamos qué es la capacitación de orientación y por qué es importante, diferentes tipos de capacitación de orientación y compartimos un ejemplo de orientación y una plantilla que puede usar para crear la suya propia.

¿Qué es el entrenamiento de orientación?

La orientación es el proceso de presentar a los nuevos empleados sus responsabilidades, compañeros de trabajo y lugar de trabajo. Una capacitación de orientación efectiva ayuda a las personas a sentirse más cómodas dentro de sus nuevos roles, equipos y departamentos, al mismo tiempo que los hace conscientes de las expectativas y políticas de la empresa. La orientación permite a los nuevos empleados hacer preguntas o abordar cualquier inquietud. También tiene la intención de ayudarlos a sentirse más cómodos en sus roles.

¿Por qué es importante la orientación?

La orientación es importante porque garantiza que la empresa tenga un enfoque simplificado y sistemático para comunicar las responsabilidades y expectativas a un nuevo empleado, creando una transición más fluida a su nuevo puesto. Una orientación eficaz ayuda a reducir la probabilidad de rotación de empleados debido a expectativas mal entendidas. También garantiza que todos los nuevos miembros del equipo reciban la misma información y la misma capacitación. Esto aumenta la probabilidad de que toda la información importante se transmita por adelantado.

La orientación también puede:

  • Costos más bajos: Ayudar a los empleados a acostumbrarse a sus roles más rápidamente significa que pueden volverse productivos al completar sus responsabilidades más rápidamente, lo que reduce los costos.

  • Aumente la confianza de los empleados: los nuevos empleados ganarán confianza rápidamente porque comprenden las expectativas, los sistemas y las personas de la empresa desde el principio.

  • Mejorar el rendimiento: una orientación puede ayudar a los empleados a desarrollar relaciones y desarrollar habilidades clave rápidamente, lo que puede mejorar su rendimiento general.

Tipos de entrenamiento de orientación

Hay una variedad de diferentes tipos de capacitación de orientación que dependen del nivel de habilidad del empleado y del tipo de trabajo para el que fue contratado. Si su organización tiene sus propios sistemas o software patentados, políticas o procedimientos inusuales o el trabajo requiere conocimientos especializados, entonces la capacitación se vuelve aún más crítica. Algunos tipos de entrenamiento de orientación incluyen:

  • Programas de aprendizaje en línea a su propio ritmo para obtener información como procedimientos de seguridad, habilidades de software u otras habilidades técnicas

  • Reuniones uno a uno para discutir el trabajo y proporcionar comentarios constructivos.

  • Tutoría para brindar a los nuevos empleados un recurso clave dentro de la empresa al que pueden acudir continuamente para preguntas y comentarios.

  • Capacitación práctica para aprender a usar máquinas y equipos.

  • Capacitación grupal en persona para capacitar a los empleados en habilidades blandas como servicio al cliente, formación de equipos, gestión de clientes y entrenamiento.

  • Cursos formales disponibles a través de proveedores externos sobre negocios y otros temas

Plantilla de lista de verificación de capacitación de orientación

Una lista de verificación de capacitación de orientación es útil cuando lleva a los nuevos empleados a través del proceso de orientación, ya que puede recordarle las tareas que debe completar y asegurarse de que nada se pase por alto. Aquí hay una plantilla que puede usar mientras crea la suya propia:

Tareas administrativas

Ayude al nuevo empleado a completar el papeleo de recursos humanos, que incluye:

Explicar los procedimientos de la oficina, incluidos:

  • Cómo [task/action]

  • Cómo [task/action]

  • Cómo [task/action]

Revisar las políticas de la empresa

Explique los términos de empleo y haga que el nuevo empleado firme los siguientes formularios:

Revisa beneficios como:

  • [Benefit]

  • [Benefit]

  • [Benefit]

Revise las políticas importantes de la empresa, que incluyen:

Revise cómo es un día típico en la oficina, cubriendo temas como:

  • [Routines/breaks/options]

  • [Routines/breaks/options]

  • [Routines/breaks/options]

Entregue al nuevo empleado una copia del manual del empleado y pregúntele si tiene alguna pregunta.

Dar un recorrido por la oficina

Lleve al nuevo empleado a un recorrido por la oficina, muéstrele dónde se encuentra cada departamento y guíelo por las áreas comunes, que incluyen:

  • [Location]

  • [Location]

  • [Location]

Explique a quién debe acudir el empleado cuando necesite ayuda con problemas específicos, como:

  • [Title of individual]

  • [Title of individual]

  • [Title of individual]

Tareas adicionales

  • [Additional task]

  • [Additional task]

  • [Additional task]

Llevar a la estación de trabajo

Explicar cómo usar el equipo, incluyendo:

  • [Equipment]

  • [Equipment]

  • [Equipment]

Brinde al nuevo empleado una descripción general de los canales de comunicación y en línea, que incluyen:

  • [Channel]

  • [Channel]

  • [Channel]

Ejemplo de lista de verificación de capacitación de orientación

Aquí hay un ejemplo de una lista de verificación de capacitación de orientación a la que puede referirse mientras crea una para usted.

Tareas administrativas

Proporcione al nuevo empleado la documentación de recursos humanos para completar, que incluye:

  • Formulario W-4

  • Formulario I-9

  • Formulario de verificación de antecedentes

  • formulario de consentimiento del empleado

  • Formulario de autorización de depósito directo

Explicar los procedimientos comunes para la oficina, incluyendo:

  • Cómo ingresar al edificio y proporcionar un llavero para ingresar a la oficina

  • Cómo acceder al baño con un código

  • Cómo iniciar sesión y solicitar tiempo libre a través del sistema de recursos humanos

Las solicitudes adicionales incluyen:

  • Pedirle al nuevo empleado que proporcione una foto profesional para su avatar en línea

  • Organizar las fotos del personal

Revisar las políticas de la empresa

Asegúrese de que el nuevo empleado complete y firme los siguientes formularios:

  • Acuerdo de confidencialidad

  • Acuerdo de no competencia

Proporcionar información y recursos sobre los beneficios, incluidos:

  • Información sobre seguros de vida y salud

  • Planificación de jubilación

  • Bonos de desempeño

  • Programa de bienestar para empleados

Revise las políticas importantes de la empresa, que incluyen:

  • tiempo libre pagado

  • Vacaciones pagadas

  • Baja por enfermedad

  • Políticas de trabajo desde casa

  • Políticas de seguridad de datos

Discuta cómo es un día típico para la empresa, asegurándose de mencionar:

  • Expectativas para los tiempos de llegada y el tiempo en el que todos los empleados deben estar en el trabajo

  • Opciones de pausa para el almuerzo

  • romper políticas

Proporcione al nuevo empleado una copia del manual de la empresa y responda cualquier pregunta que pueda tener.

Recorrido por la oficina y presentaciones del departamento

Lleve al nuevo empleado a un recorrido por la oficina, mostrándole dónde se encuentra cada departamento y recorriendo las áreas comunes, que incluyen:

  • sala de descanso para empleados

  • Cocina

  • Balcón

Indique a quién deben acudir si tienen problemas específicos que deben abordar, incluidos:

Tareas adicionales

  • Muestre al nuevo empleado cómo puede reservar salas de reuniones si las necesita.

  • Programe una reunión informal para todo el equipo.

  • Asigne un mentor para que ofrezca orientación y responda preguntas durante las primeras semanas.

Llevar a la estación de trabajo

Proporcione una descripción general de su estación de trabajo, que incluya:

  • Cómo iniciar sesión en su computadora y correo electrónico

  • Cómo acceder al CMS

  • Cómo utilizar las herramientas de videoconferencia

Proporcione al nuevo empleado una descripción general de los canales de comunicación, que incluye:

  • aplicación de mensajería

  • Unidades compartidas

  • Intranet de la empresa

Las tareas adicionales que deben completarse para garantizar que el miembro del equipo esté instalado en su nueva estación de trabajo incluyen:

  • Programe una capacitación detallada de TI sobre seguridad

  • Proporcione suministros de oficina y explíqueles dónde pueden ir por más.

  • Confirme que el nuevo empleado comprenda cómo usar todo el software para su función

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