Cambio al trabajo remoto: 11 consejos para una gestión de proyectos exitosa

Por el equipo editorial de Indeed

2 de marzo de 2021

Durante ciertas circunstancias, una empresa puede tener que cambiar la forma en que opera y cambiar a un entorno de trabajo desde casa. Esto significa que muchos roles, particularmente el de los gerentes de proyectos, tienen que ajustar sus métodos y estrategias de comunicación a medida que cambian al trabajo remoto en medio de un panorama laboral cambiante. A medida que los gerentes de proyecto aprenden a adaptarse a una nueva forma de vida y trabajo, es importante prestar atención a los consejos que lo ayudarán a navegar en estos tiempos. En este artículo, definimos la gestión de proyectos y le brindamos consejos para ayudarlo a encontrar el éxito continuo en esta carrera.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la planificación e implementación de los diversos proyectos de una empresa u organización. Implica la aplicación de varias herramientas, habilidades y técnicas para producir un proyecto y cumplir con sus plazos y requisitos. Los gerentes de proyecto administran el presupuesto de un proyecto, monitorean su progreso y administran cualquier riesgo. La gestión de proyectos en sí misma implica el uso de una variedad de habilidades que incluyen habilidades con las personas, habilidades de liderazgo, habilidades de gestión del tiempo, habilidades de gestión de riesgos y habilidades de pensamiento crítico.

Consejos de gestión de proyectos

A medida que cambia a un trabajo desde casa, es importante tener en cuenta las sugerencias que pueden ayudarlo a convertirse en un mejor gerente de proyectos. En este rol, es importante fomentar la unidad del equipo y encontrar una nueva forma de hacer negocios durante este tiempo. Aquí hay 11 consejos que pueden ayudarlo a convertirse en un mejor administrador de proyectos remotos:

  1. Proporcionar una comunicación clara y oportuna.

  2. Organiza tu espacio de trabajo.

  3. Implementar pautas para trabajar desde casa.

  4. Se Flexible.

  5. Utilice herramientas de colaboración en proyectos.

  6. Tener reuniones frecuentes.

  7. Realice llamadas de todo el equipo para la puesta en marcha del proyecto.

  8. Considere la posibilidad de detener o retrasar el proyecto.

  9. Recopile comentarios.

  10. Prioriza tareas y planifica tu flujo de trabajo.

  11. Confía en tu equipo.

1. Proporcionar una comunicación clara y oportuna

Como gerente de proyecto remoto, debe estar al tanto de los correos electrónicos, las llamadas telefónicas y las videollamadas para liderar a su equipo de manera efectiva desde lejos. Este es especialmente el caso en tiempos de miedo e incertidumbre.

Sea honesto y claro, y continúe haciendo de la comunicación una prioridad máxima. Utilice una amplia gama de herramientas de comunicación para mantenerse en contacto con las partes relevantes, incluidos su equipo y sus clientes. Si bien es importante tener reuniones y registros regulares, realice llamadas o correos electrónicos adicionales para proporcionar actualizaciones de estado continuas. Esto asegura que todos entiendan sus objetivos y deberes diarios o semanales.

2. Organiza tu espacio de trabajo

A medida que hace la transición a una rutina de trabajo desde casa, crear un espacio de trabajo propicio puede ayudarlo a seguir siendo productivo. Reúna y organice sus herramientas de trabajo y asegúrese de que su área de trabajo esté libre de desorden y distracciones. Esto puede ayudarlo a realizar su trabajo de manera más eficiente y ayudarlo a mantenerse enfocado.

Si ayuda, considere más de un espacio de trabajo en su hogar. Tener dos espacios de trabajo le brinda dos áreas para atender una llamada de trabajo. Si hace esto, asegúrese de tener su equipo móvil listo para tomar una llamada fuera de su espacio de trabajo principal.

3. Implementar pautas para trabajar desde casa

Si usted y su equipo de gestión de proyectos son nuevos en el trabajo remoto, intente establecer pautas que puedan describir mejor sus expectativas y mantener la productividad. Las políticas que implemente también deben abordar cómo manejará los problemas de seguridad, cómo se verá el nuevo flujo de trabajo y los nuevos métodos de comunicación. Cuanto mejor entienda esto su equipo, más fácil será la transición.

4. Sea flexible

Como gerente de proyecto remoto que trabaja con varios clientes del proyecto y miembros del equipo, es importante adaptarse a los cambios en curso. Esto incluye ser adaptable con respecto a los problemas que surjan, la falta de comunicación o la coordinación de horarios fallida. Esté disponible cuando los clientes lo necesiten y aproveche las diversas herramientas de comunicación disponibles para facilitar este nuevo estilo de trabajo.

También es importante estar abierto a cambiar los planes o los plazos de los proyectos. Debido a que está trabajando en condiciones y circunstancias nuevas, es normal que las cosas cambien sin previo aviso. Mantén la calma y evalúa los cambios necesarios para adaptarte rápidamente.

5. Usa herramientas de colaboración en proyectos

Dado el auge de la tecnología, existen varias herramientas que pueden ayudarlo a navegar con éxito la gestión de proyectos desde la comodidad de su hogar. Para las reuniones, utiliza plataformas de videoconferencia que te permitan reunirte con tu equipo de forma virtual. Si necesita compartir archivos, considere usar herramientas basadas en la nube que le permitan enviar mensajes y colaborar en ciertos documentos sin importar su ubicación. También hay muchas herramientas de seguimiento del estado del proyecto que pueden ayudarlo a cumplir con los plazos, como las soluciones de gestión de cartera de proyectos.

6. Tener reuniones frecuentes

Dado que ya no está interactuando con todos cara a cara, es importante mantener un cronograma constante de reuniones virtuales para mantenerse actualizado con los últimos desarrollos de proyectos y lo que sucede con su equipo. Junto con el estado semanal y las reuniones de equipo, considere una reunión de proyecto mensual o trimestral para aumentar la colaboración del equipo. Brindar más oportunidades para la discusión puede ayudar a su equipo a sentirse más seguro de sus habilidades. Estos son algunos consejos que le ayudarán a manejar estas reuniones:

  • Considere la zona horaria de todos. Si tiene clientes o miembros del equipo en diferentes zonas horarias, tenga esto en cuenta cuando planifique una videollamada. Esto asegura que todos puedan asistir a una hora razonable.

  • Cíñete a una agenda. Manténgase en la tarea tanto como sea posible y haga la llamada detallada pero concisa. Esto permite que todos puedan volver al trabajo lo antes posible sin perder un tiempo valioso.

  • Muestra tu entusiasmo. Como gerente, debe marcar la pauta para un nuevo proyecto. Durante la reunión inicial, en particular, muestra tu pasión por el proyecto para impulsar el impulso del equipo. Esto puede ayudarlos a emocionarse y ser más productivos.

  • Asegúrese de que todos tengan la oportunidad de hablar. Si ciertos miembros del equipo no han hablado durante la reunión, dé a todos la oportunidad de hacer preguntas al final de la llamada. Esto les permite plantear cualquier inquietud y les permite saber que son escuchados y valorados.

  • Tener a todos frente a la cámara. Ver las caras de todos ayuda a fomentar un sentido de comunidad. Esto también les permite compartir señales no verbales a pesar de no estar en la misma habitación.

  • Utilice la función de silencio. Muchas plataformas de videoconferencia le permiten silenciar a ciertos asistentes a la reunión o al grupo por completo. Esto es beneficioso si su equipo tiene ruido de fondo que puede causar una distracción. También evita que todos hablen unos sobre otros.

7. Realice llamadas de todo el equipo para la puesta en marcha del proyecto

Promueva la productividad y reúna el impulso organizando una videollamada antes del inicio de un nuevo proyecto. Las reuniones de lanzamiento del proyecto establecen el tono adecuado para la duración del proyecto y aseguran que todos estén de acuerdo con respecto a los detalles del proyecto. Celebrar estas reuniones antes de que comience el proyecto le permite a su equipo hacer preguntas que pueden evitar problemas o confusiones más adelante. También les permite saber que no están solos, incluso si trabajan desde casa.

8. Considere detener o retrasar el proyecto

Cuando se ve obligado a trabajar de forma remota, es importante evaluar el impacto que puede tener en cada proyecto. Hable con el patrocinador, la junta o el cliente de su proyecto y determine si necesita detener o retrasar cualquier proyecto en curso hasta nuevo aviso. Esto muestra su liderazgo y voluntad de hacerse cargo durante situaciones difíciles o inesperadas.

9. Recopile comentarios

A medida que todos se adaptan a un nuevo estilo de trabajo, solicite sugerencias a sus colegas y equipo sobre cómo mejorar el flujo de trabajo y los métodos de comunicación. Los comentarios pueden ayudar a mejorar sus prácticas actuales y la productividad general de su equipo. También les permite expresar sus preocupaciones sobre los métodos que no han funcionado para ellos y le brinda la oportunidad de abordarlos antes de que se conviertan en un problema.

10. Prioriza tareas y planifica tu flujo de trabajo

Para trabajar con éxito en un proyecto, tenga un proceso establecido. La planificación de su flujo de trabajo puede ayudar a reducir el estrés y ayudarlo a hacer un mejor uso de su tiempo. Esto es especialmente crucial en su función como gerente de proyecto, ya que a menudo realiza múltiples tareas a lo largo del día.

Antes de comenzar su día, cree una lista de sus responsabilidades. Priorice sus tareas más importantes con los plazos más tempranos y al mismo tiempo deje tiempo adicional para circunstancias imprevistas, como llamadas de trabajo inesperadas o nuevas responsabilidades.

11. Confía en tu equipo

A medida que hace la transición a un estilo de vida de trabajo desde casa, es importante desarrollar la confianza entre su equipo y sus capacidades. Este es especialmente el caso si eres un líder más práctico. Como gerente de proyecto, debe tener empleados confiables, disciplinados y motivados que actúen de esta manera independientemente de si los está observando o no. Permita que los miembros de su equipo hagan su trabajo, pero asegúrese de comunicarse fácilmente para brindar la dirección necesaria.

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