Asignación de recursos frente a utilización de recursos

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 25 de marzo de 2022

La gestión de proyectos implica la asignación y utilización de recursos. Cada uno puede ayudar a un gerente de proyecto a usar su equipo de manera efectiva para completar tareas y mejorar la eficiencia. Comprender cada uno y en qué se diferencian puede ayudarlo a convertirse en un mejor gerente, optimizar el rendimiento del equipo y mejorar la productividad. En este artículo, definimos la asignación y utilización de recursos y discutimos sus diferencias.

¿Qué es la asignación de recursos?

La asignación de recursos es el proceso de asignación de tareas de una manera que utiliza los recursos de manera óptima. Un gerente que asigna correctamente las funciones a los miembros del equipo puede ayudarlos a posicionarse para el éxito al no sobrecargarlos con trabajo. Estos son algunos aspectos de la asignación de recursos:

Seguimiento de los cambios del proyecto

La asignación de recursos implica el seguimiento de cambios potenciales en el proyecto que podrían alterar la asignación de recursos. A veces, los proyectos evolucionan y los gerentes intentan mantenerse al día ajustando los recursos. Por ejemplo, un gerente podría haber asignado un proyecto relacionado con la administración de datos a un miembro del equipo, pero a la mitad del proyecto, el equipo de ventas se da cuenta de que necesitan muchos más informes y análisis de datos. Esto aumenta considerablemente la carga de trabajo de los miembros del equipo. Un gerente puede asignar a alguien para que maneje los informes, lo que facilita las responsabilidades del otro miembro del equipo.

Identificar las habilidades del equipo.

La asignación adecuada de recursos a menudo implica identificar las habilidades y fortalezas de un miembro del equipo. Si un miembro del equipo es muy bueno en una tarea en particular, puede tener sentido considerar esa fortaleza al hacer las asignaciones. Algunos miembros del equipo pueden comprender mejor un sistema de software específico o tener conocimientos en un área específica. La asignación adecuada de recursos aprovecha las fortalezas de los miembros del equipo.

Identificar las herramientas adecuadas.

Cuando un gerente asigna un proyecto a los miembros del equipo, puede ser útil asegurarse de que tengan las herramientas para hacer el trabajo. En la asignación de recursos, comprender si una empresa tiene tecnología algo anticuada en un área específica puede desempeñar un papel en la decisión de las asignaciones. Por ejemplo, puede darle a una persona más tiempo para completar una tarea si la empresa tiene tecnología obsoleta o herramientas ineficientes.

Plazos escalonados

La asignación adecuada de recursos puede implicar plazos de tareas asombrosos. A medida que los miembros del equipo completan tareas, el administrador puede redistribuir los recursos. Por ejemplo, un gerente puede reconocer que una tarea lleva mucho menos tiempo. Pueden permitir que un miembro del equipo lo complete en un período de tiempo acelerado y luego mover al miembro del equipo a una tarea que requiere más tiempo y que otra persona ya comenzó.

Usar datos entrantes

Los informes de datos diarios y el seguimiento de la gestión de tareas pueden proporcionar a un gerente información importante a medida que el proyecto se desarrolla. A veces, las tareas tardan más de lo esperado o surgen complicaciones. Los datos pueden ayudar a un gerente a reasignar recursos y reaccionar a los cambios a medida que avanza el proyecto.

¿Qué es la utilización de recursos?

La utilización de recursos es un intento de comprender si el administrador utiliza los recursos de manera efectiva. La utilización se centra en si el administrador está utilizando en exceso o infrautilizando un recurso. Algunos aspectos de la utilización de recursos incluyen:

Horas de seguimiento

Un gerente puede suponer que una tarea específica requiere una cierta cantidad de horas para completarse. Un elemento de la utilización de recursos incluye la comparación del tiempo real con el tiempo esperado. Si la tarea toma más tiempo con frecuencia, el gerente puede ajustar sus expectativas.

Supervisar el alcance del proyecto

El alcance de un proyecto a veces cambia. A medida que los miembros del equipo asumen más deberes y responsabilidades, su utilización también puede cambiar. Por ejemplo, un miembro del equipo podría terminar teniendo demasiado que completar. Por el contrario, a veces el alcance de un proyecto cambia de modo que un recurso se infrautiliza.

Use una fórmula equivalente a tiempo completo

Algunos gerentes usan una fórmula para ayudarlos a medir la utilización de recursos. La fórmula toma el número de horas que trabajará la persona y lo divide por las horas presupuestadas para el proyecto. Si, por ejemplo, un empleado planea trabajar 37 horas para un proyecto presupuestado en 45, está trabajando el 82 % de las horas asociadas con el proyecto. En general, los gerentes consideran que la utilización óptima es de alrededor del 80%.

Seguimiento de proyectos simultáneos

Un gerente puede supervisar varios proyectos simultáneamente, todos con diferentes tareas y horas presupuestadas. Un documento de seguimiento que le permita al gerente ver el progreso de todos los proyectos puede ayudarlo a comprender la utilización de los recursos. El documento puede ayudar a mostrar los recursos infrautilizados y sobreutilizados para que puedan equilibrarlos de manera más efectiva.

Evaluar el desempeño

La utilización de los recursos se centra en el rendimiento y el resultado. Parte de la utilización de recursos evalúa si los empleados trabajan a un nivel óptimo de eficiencia. Otro elemento se centra en la calidad y eficacia del trabajo. Si un proyecto cumple con los plazos, pero con mala calidad, el gerente podría considerar si el recurso está sobreutilizado y tomar las medidas apropiadas.

Asignación de recursos frente a utilización

Aunque existen similitudes entre la asignación y la utilización de recursos, existen algunas diferencias, que son:

Evaluación estratégica

  • Asignación de recursos: La asignación de recursos se enfoca en asegurar la correcta asignación de recursos. La evaluación es que la empresa tiene suficientes recursos para completar las tareas y ajustar el personal según sea necesario.

  • Utilización de recursos: la utilización de recursos se enfoca más en cuánto tiempo usan los empleados para realizar las tareas. Al usar la utilización de recursos, el gerente busca evaluar si los recursos se están utilizando de manera eficiente.

Organización de tareas

  • Asignación de recursos: la asignación de recursos se centra en la programación y asignación de tareas. El recurso se refiere a la organización y distribución de la carga de trabajo de un proyecto.

  • Utilización de recursos: la utilización de recursos no se centra en el aspecto organizativo de la distribución del trabajo. Más bien, la utilización se centra en la eficacia de cómo se utilizan los recursos.

Uso de indicadores clave de rendimiento (KPI)

  • Asignación de recursos: la asignación de recursos no utiliza KPI. Más bien, se enfoca en el despliegue de recursos adecuados para una tarea o proyecto.

  • Utilización de recursos: la utilización de recursos a menudo se basa en indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, suponga que un proyecto tiene un indicador de rendimiento clave para un cierto nivel de calidad y el proyecto continuamente no alcanza los KPI. En ese caso, el administrador podría cambiar la utilización del recurso.

Gestión de proyectos

  • Asignación de recursos: la asignación de recursos es un elemento de la gestión de proyectos centrado en garantizar que la implementación de los recursos se alinee con el trabajo y las prioridades del proyecto.

  • Utilización de recursos: la utilización de recursos es un elemento de la gestión de proyectos centrado en si los recursos funcionan de manera efectiva y alcanzan un rendimiento óptimo.

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