Aprenda a hacer la contabilidad de reembolso

Por el equipo editorial de Indeed

8 de abril de 2021

Los contratos y proyectos a veces pueden generar gastos inesperados, ya sea un gasto de viaje para recoger suministros o un gasto postal para enviar un borrador casi terminado. Una pequeña empresa o un trabajador autónomo puede optar por facturar a su cliente estos gastos, ya que los gastos fueron necesarios para completar el trabajo para ese cliente. Luego, el cliente le devuelve al trabajador independiente estos gastos, lo que se denomina reembolso. En este artículo, analizamos cómo registrar cada paso del proceso de reembolso y cómo decidir qué costos deben reembolsarse.

¿Qué es un reembolso en contabilidad?

Un reembolso del cliente, o un gasto facturable, es un gasto inesperado que paga una empresa para completar un proyecto para un cliente. Luego facturan al cliente por ese gasto y el cliente reembolsa el costo total que pagó. Los reembolsos pueden incluir una amplia variedad de gastos, desde el costo de una conferencia o herramienta profesional hasta gastos de viaje como un hotel, comidas o dinero para gasolina. Dado que el cliente finalmente le devuelve el gasto a la empresa, los gastos reembolsables son diferentes de otros gastos que una empresa deduce de sus ingresos netos.

Un empleado también puede solicitar un reembolso de su empleador por gastos de viaje o relacionados con el negocio que tiene que pagar de su bolsillo, como comidas o facturas de hotel. El empleador generalmente tiene una política clara sobre qué costos se pueden reembolsar y se encarga de la contabilidad, por lo que los empleados no necesitan hacer su propia contabilidad de reembolso.

Cómo registrar los reembolsos

Estos son los pasos para registrar un reembolso como autónomo o pequeña empresa:

1. Decide si es un reembolso válido

Primero, evalúe si este gasto es un gasto facturable apropiado para este cliente. Considere si podría haber completado su trabajo sin él y si es razonable y práctico cobrarles por ello. Si es un gasto grande en comparación con su factura, o si es una herramienta o un recurso que puede usar para muchos clientes, puede optar por registrarlo como un gasto comercial normal.

Ejemplo: Usted es un consultor de diseño de interiores con un contrato para terminar el interior de un restaurante. Usted y el cliente acuerdan un juego de lámparas italianas, pero solo se venden a 250 millas de distancia en la siguiente ciudad. Realiza un seguimiento de sus millas y el costo de la gasolina para ir a buscar las lámparas y facturar a su cliente, ya que no podría haber terminado el restaurante sin recoger las lámparas.

2. Guarda tus recibos

Es importante mantener un registro preciso de sus gastos. Es posible que desee incluir copias de los recibos con su informe de gastos que le proporcione al cliente, así que tome una foto o guarde los recibos. También puede realizar un seguimiento de la fecha, el cliente o proyecto y la cantidad exacta en una hoja de cálculo oa través de un sistema de software para su propio presupuesto y registros de impuestos. Algunos programas comerciales pueden rastrear automáticamente los reembolsos para almacenar digitalmente estos recibos con el resto de sus registros financieros. Si está utilizando un software de seguimiento de gastos, puede ser más fácil realizar un seguimiento del gasto de reembolso como un préstamo temporal para el cliente.

3. Agregue costos de reembolso a la factura del cliente

Sume todos los gastos del proyecto y agregue esta cantidad a la factura del cliente. El formato de los gastos en la factura puede depender del cliente. Puede agregar una sola línea para los gastos facturables o separar los gastos en diferentes categorías. Algunos clientes pueden requerir un informe de gastos junto con la factura, que es un registro de los recibos relevantes para el proyecto y explicaciones sobre cómo se usaron el dinero o los suministros. Incluso si los clientes no lo requieren, incluir uno puede mostrar su transparencia y construir su relación con el cliente.

4. Facturar al cliente hasta los límites acordados

Emitir la factura con prontitud. Esto puede ayudarlo a obtener un reembolso más rápido. Para algunos proyectos a largo plazo, podría ser apropiado facturar al cliente periódicamente en lugar de esperar hasta el final del proyecto. Para proyectos más cortos, puede ser mejor simplemente agregar los gastos a una sola factura final. Realice un seguimiento como lo haría con otras facturas y asegúrese de responder a las inquietudes de los clientes o abordar cualquier pregunta sobre los reembolsos.

5. Determina si es deducible de impuestos

La mayoría de los reembolsos no son ingresos imponibles. Mantener sus elementos no sujetos a impuestos archivados por separado de otros ingresos puede facilitar la presentación de sus impuestos. Puede conservar una copia de todos los recibos y notas de reembolso con sus registros del año fiscal. En caso de una auditoría, estos registros pueden ayudarlo a demostrarle al IRS que estos montos fueron reembolsos y no ingresos imponibles.

6. Agrega a tus registros

Agregue el gasto y el reembolso a sus registros contables. Puede optar por agregar el reembolso como un préstamo a corto plazo para que desaparezca de sus libros después de que el cliente lo pague. Otra opción es incluir su pago original en gastos y el reembolso del cliente en ingresos o ingresos. Esta podría ser una opción más simple para registrar la información, pero puede no ser clara al declarar impuestos, ya que los pagos de reembolso generalmente no están sujetos a impuestos como otros ingresos.

Consejos para cobrar reembolsos

Aquí hay algunas notas sobre el cobro de reembolsos:

Saber antes de ir

Como autónomo o contratista, incluya negociaciones de reembolso en su contrato. Por lo general, esto implica una cantidad máxima que puede pedirle al cliente que le reembolse o artículos específicos como viajes o suministros que el cliente le reembolsará. Más allá de esto, usted cubrirá cualquier costo.

Sé razonable

Si su cliente o empleador se ofrece a reembolsarle algunos gastos, sírvase facturarles todos los gastos razonables. Es su obligación permitirle hacer su trabajo. Si no solicita los reembolsos, es posible que tenga que pagar los gastos comerciales con sus finanzas personales.

Sin embargo, si está acumulando una gran cantidad de gastos facturables a medida que avanza el proyecto, considere cuánto ya ha facturado al cliente. Es aconsejable considerar su relación con ellos y el alcance del proyecto al decidir qué facturar.

Hacer duplicados de recibos

Sería conveniente guardar copias de los recibos en más de un lugar. Puede conservar una copia con sus registros para un determinado cliente y otra copia en sus archivos para ese año fiscal, de modo que pueda encontrarlos fácilmente si es necesario y pueda volver a crear los registros si se pierde un juego.

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