Aprenda a convertirse en subgerente de oficina

Por el equipo editorial de Indeed

1 de abril de 2021

Los asistentes de oficina profesionales son una parte vital del trabajo ejecutivo y de otros profesionales y son necesarios para coordinar y respaldar las actividades generales de la oficina bajo una supervisión mínima. Ayudan a sus supervisores a ejecutar los mandatos en los lugares de trabajo, incluidas las compras, el correo electrónico, la programación, la planificación de la producción, la organización de recepciones y la coordinación de las instalaciones. Si está siguiendo esta carrera, debe tener las calificaciones necesarias para ayudarlo a postularse para el puesto. En este artículo, analizamos un asistente de gerente de oficina, lo que hace un asistente de gerente, las habilidades necesarias para convertirse en uno, el salario, las perspectivas laborales y las preguntas frecuentes sobre los asistentes de gerente de oficina.

¿Qué es un subdirector de oficina?

Un subgerente de oficina es un empleado responsable de supervisar el apoyo administrativo y mantener una oficina funcionando sin problemas. El trabajo tiene una amplia gama de responsabilidades, incluida la edición de copias, la recepción y el apoyo para lidiar con el archivo de departamentos específicos o un tipo particular de papeleo. Los subgerentes más exitosos utilizan su amplia experiencia en la administración de oficinas para desempeñar bien sus funciones. También confían en su dominio de las aplicaciones de Microsoft Office, como Excel y Word, para ejecutar sus tareas.

Los subdirectores de oficina son profesionales que coordinan y organizan los procedimientos de oficina y las tareas administrativas. Su función implica construir y mantener un excelente ambiente de trabajo, asegurando una alta comunicación, seguridad y efectividad organizacional.

¿Qué hace un subdirector de oficina?

Las responsabilidades y deberes de un subdirector de oficina incluyen diversas actividades, como brindar apoyo general de oficina a los empleados de la empresa. Estos profesionales también se enfocan en programar citas, saludar a los visitantes y hacer pedidos de suministros de oficina. La experiencia previa como administradores de oficina o gerentes de oficina puede ayudar a los subgerentes de oficina a desempeñar sus funciones con éxito. También requieren conocer el software de oficina, como bases de datos, herramientas de correo electrónico y hojas de cálculo, para manejar con precisión las tareas administrativas de la oficina.

A menudo, el subdirector de la oficina puede garantizar el buen funcionamiento de la oficina mejorando los procedimientos de la empresa y realizando otras tareas cotidianas, entre ellas:

  • Pidiendo suministros

  • Realización de mantenimiento

  • Hacer viajes de compras

  • Haciendo unos mandados

  • Equipo de mantenimiento

  • Pagando cuentas

  • Programación de citas y reuniones

  • Pedidos de material y papelería

  • Organizar el diseño de la oficina

  • Asociarse con recursos humanos para mantener y actualizar las políticas de la oficina según sea necesario

  • Supervisar los procedimientos y operaciones de la oficina.

  • Coordinación con el departamento de TI con respecto a todo el equipo de oficina.

  • Confirmar que todos los artículos están en las facturas y se pagan a tiempo

  • Gestión de precios y negociación de contratos con arrendamiento de oficinas, proveedores de oficinas y proveedores de servicios.

  • Garantizar informes oportunos y precisos y administrar el presupuesto de la oficina.

  • Brindar apoyo a los visitantes.

  • Ayudar en el proceso de onboarding de los reclutas.

  • Ayudar a resolver las consultas de los empleados sobre temas de gestión de la oficina (arreglos de viaje, papelería, hardware, etc.)

  • Servir de enlace con los proveedores de las instalaciones, incluidos los servicios de catering, limpieza y seguridad.

  • Planificación fuera del trabajo de actividades como fiestas, conferencias, deportes y celebraciones.

Los subdirectores de oficina se aseguran de que todos sus deberes y responsabilidades estén completos para mejorar la productividad de la organización. También colaboran con otros miembros del equipo para brindar servicios y productos a sus clientes y lograr sus objetivos. Independientemente de sus entornos de trabajo, los empleados en este puesto deben desempeñar sus funciones con precisión y desarrollar sus carreras para obtener más beneficios de la empresa, incluidos ascensos, aumentos salariales y mejores condiciones laborales.

Cómo convertirse en subdirector de oficina

Abordar cuidadosamente el proceso de búsqueda de empleo y la preparación puede ayudarlo a garantizar que tenga una experiencia exitosa. Algunos pasos para convertirse en subgerente de oficina incluyen:

1. Investiga el mercado laboral

Antes de seguir una carrera para convertirse en subgerente de oficina, investigue el mercado laboral. Asegúrese de que las habilidades que desea adquirir puedan ayudarlo a buscar un trabajo que ama. Considere otros problemas del entorno laboral, el tipo de empleador, la probabilidad de progresión profesional, el salario y el tiempo para continuar aprendiendo.

2. Obtener un diploma de escuela secundaria

La mayoría de los profesionales que trabajan como subdirectores de oficina podrían haber comenzado sus carreras como titulares de diplomas. Con esta calificación educativa, puede obtener un trabajo en cualquier organización que busque asistentes de gerentes de oficina. Mientras estudia el diploma de escuela secundaria, puede tomar contabilidad, ciencias, comercio y administración de empresas.

Estas materias lo ayudarán a obtener un diploma de escuela secundaria para obtener la siguiente calificación educativa, que incluye un título de asociado y una licenciatura. Algunos empleadores también consideran candidatos con diplomas de escuela secundaria para contratar para el puesto de subgerente de oficina.

3. Obtener una licenciatura

Si desea tener éxito en el campo del asistente del gerente de oficina, considere obtener una licenciatura en administración de empresas, administración de oficinas u otros títulos relacionados. Estos títulos le enseñarán varias habilidades duras y blandas, incluida la gestión de la oficina y la elaboración de presupuestos, relevantes para respaldar su carrera como asistente del gerente de la oficina.

4. Perfecciona tus habilidades

Se necesitan muchas habilidades para ser un subgerente de oficina exitoso. Algunas habilidades requeridas para considerar incluyen la confiabilidad de la organización, habilidades interpersonales, habilidades de comunicación, flexibilidad y habilidades de gestión del tiempo. Quienes sigan esta carrera deberían mejorar sus habilidades en estos campos y convertirse en posibles candidatos para el puesto.

5. Obtenga experiencia relevante en la gestión de oficinas

Antes de buscar un puesto en la empresa como asistente de gerente de oficina, deberá adquirir más experiencia para atraer empleadores. Los roles administrativos son las mejores maneras de obtener conocimientos prácticos relacionados con la asistencia y mostrar a los gerentes de contratación que tiene una amplia experiencia para ocupar un puesto vacante. Considere pasantías en diferentes organizaciones que impliquen tareas de administración de oficina y obtenga la experiencia relevante necesaria para convertirse en un profesional en este campo.

6. Domine Microsoft Outlook, Excel y Word

El uso del software, preferiblemente QuickBooks, puede ser algo que los subgerentes de oficina necesitan para desempeñar sus funciones con éxito. Eso significa que requieren conocimientos informáticos para aplicar al completar tareas a través de Microsoft Excel, Outlook y Word. Puede estudiar cursos de computación mientras obtiene un diploma de escuela secundaria o durante una licenciatura de cuatro años. También puede investigar las computadoras después de completar los programas de grado y aumentar su potencial de empleo como asistente del gerente de oficina.

7. Considera la certificación

Muchas certificaciones relacionadas con la administración de la oficina pueden brindarle las calificaciones necesarias y ayudarlo a convertirse en asistente del gerente de la oficina. Aunque la certificación no es obligatoria, puede ayudar a los empleadores a tener la confianza de que puede desempeñarse bien en este puesto. Puede obtener una certificación de Profesional Certificado en Administración a través de la Asociación Internacional de Administración o una certificación relacionada para que sea un mejor candidato para el puesto.

8. Crea un currículum sólido

Aquellos que buscan ocupar puestos vacantes en las empresas de contratación como subdirectores de oficina deben crear un currículum e incluir una carta de presentación. Escriba un currículum que pueda incluir todas sus calificaciones, experiencia laboral y otros detalles esenciales. Un currículum bien escrito puede atraer a los empleadores y mostrar información que coincida con las necesidades de la empresa del empleador.

9. Envía tu solicitud

Una vez que haya adquirido la experiencia necesaria, puede comenzar a solicitar puestos de trabajo como subdirector de oficina. Si es nuevo en esta carrera, siga buscando trabajos y nunca se dé por vencido hasta que encuentre el puesto que mejor se adapte a sus intereses y habilidades.

Habilidades necesarias para los subdirectores de oficina

Convertirse en subgerente de oficina requiere que posea algunas habilidades, que incluyen:

Administrativo

Debe completar algunas tareas administrativas, incluida la realización de evaluaciones de desempeño, despedir y contratar empleados, supervisar y capacitar a los miembros del equipo. También debe aprobar solicitudes formales, mantener el papeleo, mantener registros de personal y realizar operaciones comerciales. Las habilidades administrativas pueden ayudarlo a concentrarse en las cosas, que incluyen:

  • Proceso de envío

  • Planificación

  • La resolución de conflictos

  • Toma de decisiones

  • Delegación

Analítico

Parte de sus responsabilidades puede ser buscar mejores formas de realizar su trabajo. Necesita identificar las áreas con ineficiencia y desarrollar una solución que pueda ahorrar dinero a los empleadores y ahorrarle a los miembros de su equipo muchas molestias. Un gran subdirector de oficina evaluará todos los procesos, procedimientos y prácticas de la empresa. Pueden utilizar las siguientes estrategias para mejorar su rendimiento:

  • Mejoramiento

  • Creatividad

  • Pensamiento crítico

  • resolución de problemas

  • Gestión de proceso

Atención a los detalles

Como subgerente de oficina, los empleados confían en usted. Será responsable de solicitar oportunamente los suministros de oficina para mantener los registros de manera organizada y precisa. La atención a los detalles puede ayudarlo a mejorar:

  • Exactitud

  • Proactividad

  • Mantenimiento de registros

  • Intuición

Comunicación

Como subgerente de oficina, a menudo recibe visitas. Si usted es el único que recibe visitas, actúe como un recepcionista eficaz mientras realiza otras tareas. Poseer excelentes habilidades de comunicación puede ayudarlo a manejar a los visitantes de manera efectiva y trabajar con éxito en esta posición. Desarrolle habilidades de comunicación escrita y verbal para ayudarlo a relacionarse con colegas, ejecutivos y clientes de manera efectiva. Asegúrese de que sus habilidades de comunicación sean en todo momento amigables, precisas, eficientes y profesionales.

Ordenador

Como subgerente de oficina, necesita una amplia gama de habilidades informáticas. Los detalles de su empleador pueden determinar si usted encaja en el puesto, pero normalmente poseer habilidades de hoja de cálculo, base de datos y TI puede hacer que tenga éxito en este puesto. La administración de oficinas puede implicar una gran cantidad de trabajo que puede requerir que se destaque en tareas, que incluyen:

  • Entrada de datos

  • Sistema operativo

  • Calendario digital

  • Solución de problemas de software

  • Compartición de archivos

Finanzas

Sus responsabilidades pueden incluir contabilidad, elaboración de presupuestos, elaboración de presupuestos, facturación y contabilidad. Es posible que también necesiten que administre la nómina, QuickBooks y las entradas de caja chica. Proporcionar informes trimestrales y anuales también puede ser su responsabilidad. Puede prosperar como subgerente de oficina si posee habilidades financieras.

Liderazgo

Como supervisor asistente de lo que puede ser un gran grupo de operadores de oficina, deberá mantener a todos coordinados y motivados. Las excelentes habilidades de liderazgo se basan en la colaboración para garantizar que la organización se desarrolle y ayude a otros a hacer crecer sus carreras. Estos aspectos te ayudarán a mejorar tus habilidades de liderazgo:

  • Trabajo en equipo

  • Coordinación

  • Motivación

  • Guia

  • Manejar y establecer expectativas.

Perspectivas salariales y laborales.

El salario nacional promedio para los gerentes de oficina adjuntos en los Estados Unidos es $ 43,499 por año. Este salario puede variar según su experiencia laboral, ubicación geográfica y tipo de empleador.

De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., la perspectiva laboral de los subdirectores de oficina puede aumentar en un 6 por ciento entre 2019 y 2029, más rápido que el promedio de todas las ocupaciones. Tareas como la gestión de instalaciones, negocios y preparación para emergencias seguirán siendo cruciales en varias industrias.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.