Análisis de variación de costos: qué es y cómo realizar uno

Por el equipo editorial de Indeed

17 de junio de 2021

La elaboración del presupuesto es una de las partes más importantes de la gestión de una empresa porque es importante realizar un seguimiento de los cambios en la planificación y los gastos. Si está trabajando en un trabajo que usa un presupuesto planificado, considere realizar un análisis de variación de costos si descubre alguna inconsistencia. Puede conocer el origen de las diferencias presupuestarias favorables y desfavorables realizando un análisis de variación de costos. En este artículo, definimos el análisis de variación de costos, explicamos cómo realizar uno y brindamos un ejemplo de un análisis de variación de costos.

¿Qué es el análisis de variación de costos?

El análisis de variación de costos es una herramienta contable que investiga las irregularidades presupuestarias. Implica determinar la diferencia entre los fondos asignados y el dinero real gastado, luego investigar e informar la causa de la diferencia. Muchas variables pueden afectar un análisis de variación de costos, como el costo de los materiales o la cantidad de productos vendidos. La representación más simplificada de la variación de costos es la diferencia entre el monto de gasto planificado y real. Calcular la variación del costo total puede ayudarlo a determinar si la diferencia fue una ocurrencia única o evidencia de un problema mayor.

Los problemas de presupuesto pueden ocurrir en muchas industrias, por lo que analizar la variación de costos es beneficioso para muchos tipos de trabajos, que incluyen:

  • Cajero en una tienda de conveniencia

  • Contador de una empresa de ventas de empresa a empresa

  • Catering para grandes eventos

  • Coordinador de una conferencia anual de la industria.

  • Conductor de un servicio de viaje compartido

  • Dueño de una librería independiente.

Múltiples factores pueden contribuir a la variación del costo, por lo que hay varias fórmulas adicionales que puede usar antes de poder encontrar la variación del costo total. Es importante tener informes de gastos detallados para su análisis, ya que los costos reales y los costos presupuestados pueden ser mucho más fáciles de encontrar cuando puede separar los elementos de gastos individuales.

Cómo realizar un análisis de variación de costos

Un análisis de variación de costos implica un examen exhaustivo de su presupuesto para determinar qué factores pueden haber causado un déficit o un superávit. Así es como puedes hacerlo:

1. Determinar la variación del costo simple

Primero, determine la variación del costo simple restando su presupuesto planificado de la cantidad real que gastó. La diferencia es su variación de costo total, que comprende una o más variaciones desfavorables que puedan existir. Los factores de costos comunes incluyen materiales, mano de obra y ventas.

2. Encuentra la fuente de la diferencia comparando gastos

Compare los gastos principales de su presupuesto con los costos reales para encontrar el origen de la diferencia. Esto significa tener el costo estándar y el costo real de cada artículo. Existen múltiples factores que pueden causar esta diferencia, por lo que es importante analizar todos los gastos principales.

A continuación, encuentre la variación del costo total de los artículos de gastos individuales diferenciando las variables que los componen. La versión estándar y real de cada artículo de gasto es el producto de dos variables, y su diferencia es igual a la variación del costo total. Así es como se vería la fórmula usando A y B como variables:

Variación del costo total = (estándar A x estándar B) – (real A x real B)

Por lo general, puede identificar estas variables como el monto y la tasa estándar de cada elemento de gasto. Por ejemplo, puede calcular sus ventas totales multiplicando la cantidad de artículos vendidos por el precio de cada artículo. Las fórmulas para las varianzas relacionadas con cada variable son:

Varianza 1 = (estándar A – real A) x estándar B

Varianza 2 = (B estándar – B real) x A real

La suma de estas dos variaciones comprende la variación total del costo de un solo gasto presupuestario.

3. Calcular la variación del costo de los materiales

Las diferencias en la cantidad presupuestada o el precio estándar de lo que realmente usó en la producción pueden afectar el costo esperado de los materiales. Aquí está la fórmula para la variación del costo de los materiales:

Variación del costo de materiales = (cantidad estándar x precio estándar) – (cantidad real – costo real)

Las siguientes fórmulas representan las dos varianzas posibles:

Variación de uso de materiales = (cantidad estándar – cantidad real) x precio estándar

Variación de precio de materiales = (precio estándar – precio real) x cantidad real

4. Calcular la variación del costo laboral

Si nota una disparidad entre la cantidad presupuestada para los costos laborales y la cantidad real que gastó en salarios, es posible que la causa sea una cantidad diferente de horas de producción o una tarifa salarial por hora diferente a la que su empresa presupuestó. Puede calcular la variación del costo total de mano de obra con esta fórmula:

Variación del costo de mano de obra = (horas estándar x tarifa estándar) – (horas reales x tarifa real)

Estos son los dos tipos de variación que pueden ocurrir:

Variación de eficiencia laboral = (horas estándar – horas reales) x tarifa estándar

Variación de tarifa laboral = (tarifa estándar – tarifa real) x horas reales

5. Calcular la variación de ventas

Una variación de ventas es una diferencia entre las ventas reales y las presupuestadas de su empresa, que puede verse afectada por el volumen o el precio. Puede determinar la variación de ventas utilizando esta fórmula:

Variación de ventas = (cantidad vendida presupuestada x precio presupuestado) – (cantidad vendida real x precio real)

Las variaciones potenciales pueden ser una o ambas de las siguientes:

Variación del volumen de ventas = (cantidad estándar vendida – cantidad real vendida) x precio estándar

Variación del precio de venta = (precio estándar – precio real) x cantidad real vendida

6. Verifique las variaciones de costos e informe los hallazgos

Una vez que haya determinado las variaciones en los elementos clave de su presupuesto, asegúrese de que sumen la variación del costo total. De lo contrario, es posible que deba examinar su presupuesto nuevamente para ver si hubo otros gastos que diferencien entre el presupuesto y la cantidad realmente gastada, como compras que afectaron sus costos generales generales.

Una vez que esté seguro de que sus hallazgos son precisos, compile un informe que detalle todas las variaciones de costos que descubrió. Investigue las posibles causas de las variaciones y describa cómo y cuándo pueden haber aparecido entre la planificación del presupuesto inicial y la factura final. Considere usar un formato que sea fácil de entender y distribuir, como una presentación de diapositivas digital o una infografía.

7. Desarrolle un plan para alinear los costos reales con los costos presupuestados

Trabaje con la gerencia y otras partes interesadas importantes para ver dónde puede realizar mejoras y planifique un presupuesto que esté más cerca de los costos reales. Lo mejor es incorporar un superávit en el presupuesto para que pueda optimizar por completo una variación favorable. Con una variación desfavorable, puede determinar dónde recortar costos para evitar déficits. También es posible que desee examinar los costos del presupuesto antes de su análisis de variación de costos inicial para ver si esto fue parte de un patrón o una inconsistencia singular.

Ejemplo de un análisis de variación de costos

Este es un ejemplo de cómo podría realizar un análisis de variación de costos:

La campaña de reelección del senador estatal Sam Carson lleva a cabo una fiesta de recaudación de fondos. Su equipo de campaña presupuesta el evento para que le cueste $ 6,000, pero gastaron $ 964 en exceso, por lo que realizan un análisis de variación de costos.

El equipo primero se da cuenta de que esperaban que asistieran 100 personas, pero en realidad asistieron 150 personas y pagaron $15 por la entrada. El equipo calcula la variación de ventas de la siguiente manera:

(150 x $15) – (100 x $15) = $750

Inicialmente, pensaron que las ventas totales de entradas serían de $1500, pero en realidad son $2250.**La diferencia es una variación favorable de $750, lo que significa que tienen más dinero para compensar el presupuesto de $7500. Sin embargo, también notan que los costos de alimentos y mano de obra son significativamente más altos de lo presupuestado:

*EstándarReal*Costos de alimentos *500864Costos de instalación5,0005,000Costos de mano de obra2,0002,640*El equipo de campaña descubre que necesitaba más alimentos debido a la cantidad de personas adicionales. En lugar de pedir 20 unidades a razón de $25 cada una, el costo total de los alimentos es de 32 unidades a $27 cada una. Calculan las variaciones de uso y precio para ver cómo cada diferencia afecta la variación del costo total de los alimentos:

(32 – 20) x $25 = $300

($27 – $25) x 32 = $64

(32 x $27) – (20 x $25)= $364

Luego, descubren que contrataron personal adicional para compensar que el evento dure más. El presupuesto originalmente era de $20 por hora para un total de 100 horas, pero en realidad es de $22 por hora para un total de 120 horas. Calculan las diferencias en la eficiencia laboral y la tasa para encontrar la variación del costo laboral:

(120 – 100) x $20 = $400

($22 – $20) x 120 = $240

(120 x $22) – (100 x $20) = $640

El costo de organizar el evento es el mismo que predijeron. Su variación de costo total es la diferencia entre su presupuesto original y la cantidad real que gastaron:

$8504 – $7500 = $1004

Incluso si consideran los $ 750 adicionales de las admisiones, todavía están más de $ 250 por encima de su presupuesto esperado. Para su próxima recaudación de fondos, el equipo de la campaña puede decidir buscar un proveedor de alimentos menos costoso para acomodar a más asistentes y contratar a más personas por adelantado para asegurarse de que el evento finalice antes para evitar pagar horas adicionales.

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